信息化时代创新档案管理服务模式探究

信息化时代创新档案管理服务模式探究

王铁柱

科尔沁右翼前旗科尔沁镇人民政府 内蒙古 兴安盟 137400

摘要：在信息社会飞速发展的今天，档案管理必须进行创新，通过改进服务方式，提高档案管理工作的质量，提高档案管理的质量，提高档案管理的质量，加强档案管理工作，加强档案管理工作的创新，使之与信息化时代相适应。

关键词：信息化；档案管理；服务模式；创新探究

1.创新档案管理服务模式的意义

在社会不断发展中提升了对历史与人文素养的重视，而档案管理中包含了多种传统历史素材，其中有历史、人文素养、民俗习惯等，档案管理是时代发展储存数据资料的重要途径，对我国文化的传承与发展有极大的益处。同时，在图书馆档案管理中蕴藏了丰富的图书馆信息，这些资料是宝贵的原始素材，具有十分珍贵的收藏价值。

2.信息化时代创新档案管理服务模式的策略

2.1.加强档案管理信息化建设

在信息时代不断发展中，信息技术被广泛应用于多个行业与领域中，改变了人们的生活与工作，在此环境中档案管理工作信息化建设势在必行。构建信息化档案管理工作模式能够实现信息化检索与查找，能够优化档案管理服务质量，丰富档案管理工作内容，具有多种优势。可以形成巨大的档案管理数据库，优化档案信息处理功能，令档案管理工作信息化进程。信息化档案馆是信息内容管理系统、集成系统，具有数字化长期保管数据功能，能够对电子档案及不同结构的电子数据信息进行信息化管理，能够起到数据中心的作用。在信息化档案管理中，改变了传统纸质保管方式，为档案管理工作的创新发展明确了新的方向，这样的档案管理形式与传统档案管理是两个完全不同的概念。因此，要想信息化档案管理工作能够信息化发展，应根据社会发展需求革新档案管理工作理念，将信息技术运用在档案管理中，提升档案管理人员的信息化办公能力，可以在档案管理中熟练运用信息技术进行电子储存、传输、归档与保管，简化传统档案工作流程，创新档案管理工作形式，突破各个部门之间的限制，将优化档案信息资源与工作流程为重点，以构建信息化档案管理环境为最终目的，加强档案管理工作信息化建设与应用，促进各个流程的有效推进，提升档案管理中信息的真实性、有效性和完整性，将用户需求作为档案工作的目标，优化服务模式，提升工作水平，促进企业与时俱进。

2.2.加强档案管理人才队伍建设

在社会不断发展中对人才的需求量不断增加，可以说人才是社会不断发展的原动力，但是在我国关于档案管理方面的人才过少，当前档案管理中的人才类型过于单一，缺乏综合型人才，因此针对社会发展形势培养综合性档案管理人才，组建人才队伍十分重要。首先，应持有尊重人才、爱惜人才的观念，肯定人才对工作的贡献，鼓励人才创新发展，重视人才创新意识的培养，促进档案管理工作不断发展。其次，在企业档案管理中工作内容十分宽泛、复杂、枯燥，在长时间的工作中会令人丧失工作动力，因此应提升档案管理人员的工作积极性。基于此，应在档案管理工作中设置激励机制，通过奖励机制促进档案管理工作人员积极参与工作，营造积极的工作环境，激发工作人员的热情，提升员工服务意识，推动档案管理良好开展。再次，应在档案管理工作中对人才资源进行整合，结合员工的优势及岗位需求，对人才进行调整，保证员工在最适宜的岗位中工作，充分发挥人员的最大优势，避免因人员与岗位不协调出现人才资源浪费的情况产生，有效做到人尽其用。最后，应对档案管理进行整合，并在档案管理中完善档案管理制度，在企业中根据社会发展及企业需求购买及配置先进的信息技术与设备，同时引进信息化办公人才，提升企业信息化办公能力，为构建信息化档案管理模式奠定基础。

2.3.提升档案管理人员档案管理能力

档案管理工作内容十分宽泛复杂，因此应按照顺序进行改革，推动档案管理工作的创新发展。首先，结合社会发展需求及档案管理工作现状进行分析，然后结合分析结果制订长远计划，并着手于眼前。在日常档案管理中加强数字化及电子档案管理工作的应用，为档案管理服务创新发展奠定基础。其次，为档案管理工作制定明确的目标，保证档案管理人员能够熟练并熟悉电子档案管理规范及流程，充分掌握档案管理的期限与规则。通过提升档案管理人员的专业素养，提升档案管理人员档案管理能力，在新时期运用信息技术熟练开展档案管理工作，能够促进档案管理科学化发展，为企业持续发展奠定基础。最后，应在档案管理中，制定档案管理制度，细化各个工作流程的要求，加强对档案管理工作流程的管理。档案管理工作内容复杂涉及多个部门，因此需要多个部门的协调配合，通过多个部门的共同努力促进创新档案管理服务有序开展。运用电子档案进行档案管理时其中主要的优势在于储存便利，不会轻易受到环境破坏及人为破坏。另外，运用电子档案管理形式能够解决传统纸质档案管理占据空间过大的问题。基于电子档案管理的诸多优势，应在档案管理中积极应用信息技术，提升企业档案管理工作效率，为企业科学化发展奠定基础。但是要想发挥电子档案应有的效应，就要做好电子档案归档工作，电子档案归档有不同标准，要想发挥其效应就应该在归档工作中科学合理地分类，按照次序进行归档，令档案管理工作井然有序，发挥电子档案管理作用，推动档案管理创新发展。

2.4.保证档案管理信息安全

在社会不断发展中信息技术逐步被运用到多个行业与领域，改变了传统生活模式与方式，为社会发展做出了巨大的贡献，但是在信息化技术不断发展的同时，应用信息安全成为了当前社会发展密切关注的问题。基于此，档案管理信息安全问题的解决方式可以从以下方面进行：（1）应在档案管理工作中提升安全保管意识，并制定安全保管制度，为档案管理工作塑造安全的保管环境。（2）构建电子档案管理工作模式，并在电子档案管理中设置密码，设定权限，指定专人进行档案管理，保证档案信息内容的安全性。（3）在档案管理中建设档案开放审核制度，在档案开放使用中为了确保档案内容的安全性应设置审核制度，对开放使用的档案进行审核，并在系统内设置开放式目录，通过以上方式保证档案管理信息安全，促进档案管理持续发展。

3.结束语

综上所述，随着科学技术的飞速发展，我国的信息化进程也随之加快。档案管理是企业的一项重要工作，在企业内部进行档案管理，并对其进行优化，有利于企业的健康发展。因此，要积极探索和创新企业的档案管理模式，把信息化技术应用于档案管理，以适应时代发展的需要，创造信息化办公环境，促进档案管理工作的创新发展。

参考文献

[1]李桃.信息化时代下档案管理服务创新模式探究[J].黑龙江档案,2021,(05):132-133.

[2]娄宇岚.信息化环境下企业档案管理与服务模式创新研究[J].办公室业务,2021,(18):152-153.