实现电子档案单套单轨制管理的文档一体化系统研制

实现电子档案单套单轨制管理的文档一体化系统研制

郭廓

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摘要：随着现代信息技术的迅猛发展和国家数字化转型、智慧校园建设的推动，不断普及办公自动化系统和业务系统的应用，催生了海量的原生电子文件，在此背景下，双套制管理的弊端日益凸显，电子文件归档与电子档案管理的模式面临新的变革，电子档案单套制管理逐渐得到国家和档案学界的认同，正逐步取代双套制成为新的发展趋势。但我们也应看到单套制的实施也面临着许多风险与难题，档案工作也具有自身的复杂性，需要我们立足实际，研究与制定适应单套制管理的策略。

关键词：电子档案；单套单轨制；文档一体化系统

引言

电子档案是一种档案的主要形式，它广泛应用于教育培训、就业促进、医疗卫生、社会生活等领域。电子档案的出现促进了档案管理、信息检索、共享和传播的同时，也带来了信任危机。电子档案信任危机主要来源于档案的存储形式电子化、档案形成电子化。对于电子档案管理工作来说，传播过程中仍存在可靠性、完整性、真实性的危机。双轨制、双套制的优势在于电子形式安全可靠，更加方便日常长训、整合、使用、分享等工作，可以形成互补效应。但是随着无纸化办公的发展，许多单位的文件周转和发送都是通过互联网进行的。许多部门打印纸质文件是为了方便归档，但双套制已经形成了资源的严重浪费，实施单套制电子档案系统十分迫切。

1单轨制与单套制

单轨制是指文件在生成、流转直至归档节点期间，仅以纸质或电子一种形式存在运转，若文件仅以纸质形式生成与流转则是纸质单轨制，若文件仅以电子形式生成与流转则是电子单轨制。单套制是指文件仅以传统载体或电子形式其中一种载体形态进行归档保存，若只归档纸质文件则是纸质单套制，若只归档电子档案则是电子单套制。纸质单轨制、电子单轨制、纸质单套制、电子单套制四种形式两两组合，可以得到两种文件归档与管理模式。“纸质单轨制+纸质单套制”是仅以纸质形式运行流转并且仅以纸质形式归档保存的管理模式，这是最为传统的档案管理模式；“电子单轨制+电子单套制”是仅以电子形式运行流转并且仅以电子形式归档保存的管理模式，这是数字时代电子档案归档模式改革的趋势和题中之义，本文讨论电子档案单套制即是指这种模式，是以电子形式在电子设备中生成与流转，并仅以电子形式归档和管理的方式。

2电子档案“单套制”的趋势

“单套制”电子档案和“单轨制”接收档案指的是通过无纸化办公生成的电子文件，采用电子存档方式将其直接归档管理。不再采用“纸质+电子”文档的保存形式。因为“双套制”电子档案管理存在比较严重的资源浪费情况，同时在处理档案信息时，因为电子文档没有签章、签名，导致需要寻找纸质档案来进一步验证。这一环节中有很多重复，也浪费了存储空间。“双套制”电子档案管理不仅无法增强文档的真实性与完整性，甚至还会增加档案管理工作的步骤。电子档案是原始档案，如果纸质档案再打印或是扫描之后形成电子档案，其不属于原始档案。因为经过打印和扫描之后，电子档案的元数据无法保留，因此无法支撑档案的真实性和完整性。因此，对于电子档案来说，只有同质归档管理才可以最大程度地保存元数据，从而保护档案的完整性。因此，“单套制”电子档案是一种非常经济、高效的档案管理模式。

3实现电子档案单套单轨制管理的文档一体化系统研制

3.1打造高素质员工团队

提高档案管理员的现代化信息技术基本素养，提升档案管理员的综合素质，是当今大数据时代对电子档案管理的基本要求。要将传统的档案管理转变成一个智能化的信息库，各个单位就必须加强档案从业人员的信息化技能培训，使其具备管理和使用智能化电子档案数据信息系统的能力。因此，用人单位要切实有效地做好全面系统的培训工作，要打造长效培训机制，进一步构建更为系统完善的高素质的员工团队。通过实时培训模式，在具体的操作过程中使相关人员更充分地融入到档案管理工作中来，进而在更大程度上提升其档案管理水平，为各项工作的有序推进提供必要的支持和保障。

3.2加大电子档案查询与共享建设

大数据背景下，档案信息化管理技术和网络数据共享系统的功能增强，提升了电子档案使用的便利性。电子档案管理人员可以利用网络平台，进行多种形式的档案信息整理、收集、汇总、存储和利用，提高档案信息管理效率。档案管理部门还应将档案信息查询和资源共享作为工作的主要任务之一。熟练掌握多媒体归档编码管理软件，高效率的自动识别和保存电子档案。对单位大量的电子数据信息进行汇总，并以此为基础做好单位工作的情况分析。对电子档案进行权限设置，确保文件名和权限值的自动控制，为档案利用者提供更加全面、快速的检索与应用渠道，深化电子档案资源利用上的功能价值。

3.3制定和完善电子档案收集制度

电子档案收集是电子档案管理的基础和前提。为此，有必要制定电子档案收集制度，为相关工作开展提供扎实的制度依据。一方面，应明确电子档案收集主体、收集范围、具体责任人，确保电子档案收集有具体专人负责，明确划分何种电子档案应该收集管理，何种电子档案应及时上报。另一方面，通过电子档案收集制度落实，可以提升电子档案管理人员的主动服务意识，结合电子档案管理的具体需求，对电子档案的内容进行梳理，对相关格式进行优化，确保所形成的电子档案符合管理制度相关要求，防止后续返工，浪费资源和精力。

3.4加强大数据技术应用

应用大数据技术可以对海量档案数据信息实现高效化处理。单位的电子档案管理工作也同样可以适当创新和使用大数据技术，能够有效节省人力、物力和财力，使电子档案管理工作的创新效果更加明显。例如，南京某血液机构通过大数据技术建立了信息计算量和不同的核算模型，并为每位献血者建立了电子档案管理系统。通过构建电子档案的管理系统，能够降低传统信息计算流程中因为献血者数量大而导致的献血信息计量难度，避免了手工记录过程中的各种数据错误。

结束语

伴随着现代信息社会无纸化办公进程，在各项业务活动中产生海量的电子文件，电子文件数量的激增与类型的多元化对传统的电子档案双套制管理模式提出了巨大挑战，双套制归档效率低下、资源浪费等管理弊端日益凸显，随着信息技术水平的提升，电子档案的真实性、完整性与长期保存技术也获得较大突破，电子档案归档模式由双套制向单套制的变革成为必然趋势。但是这种变革不是一蹴而就的，更不可操之过急，身为档案工作者既要看到单套制管理的必要性与可行性，积极拥抱趋势，也要看到其发展过程面临的风险，必须谨慎对待，要立足工作实际，稳妥务实地不断推动与探索电子档案单套制管理进程。

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