芦苇管理部门档案发挥作用的基本原则及其规律性分析

芦苇管理部门档案发挥作用的基本原则及其规律性分析

李青峰

吉林省白城市通榆县芦苇管理总站（青山苇场） （吉林 通榆 137200）

【摘要】档案是历史活动的真实记录，如何更好地利用档案为机关和企事业单位的发展服务显得尤其重要。档案管理是档案日常工作中重要部分，本文对于芦苇管理部门档案室中资料的分析和利用情况进行了分析研究。认为档案在经济社会的发展中具有不可替代的历史作用，档案管理也对于机关和事业单位的发展十分重要。本文分析研究了档案管理工作的基本原则，档案管理工作发挥作用的基本规律，同时认为要加强档案人员计算机知识和相关计算机使用技能的培训。

【关键词】档案管理工作；档案完整性；档案规律性；档案机密性；档案管理；档案

档案是对历史的真实记录和对过去事情的总结，因此对于档案管理我们要坚持其基本的原则和促使档案充分发挥其对历史的真实记录作用。

一、档案工作发挥作用的基本原则分析研究

从目前我们国家档案管理发展的历史进程上来看，档案的完整性与安全性是档案管理工作集中统一地管理的方式和方法，其目的是使档案便于社会主义各项事业的顺利开展和进行，所以说，这是档案管理工作目前的基本原则，这一原则主要包括以下二个方面。

1、档案管理的集中统一管理。目前这是我们国家在档案管理工作中的基本组织原则之一，同时也是档案管理工作的管理体制之一。从目前档案管理具体情况来看，档案的集中统一管理主要表现在三个基本方面，其一是国家全部档案根据各个部门的具体情况，由各级档案机构或者档案管理机关分别进行集中管理。从目前档案管理的发展历史进程来看，各个机关内部行政和党的组织、工会、团组织的档案必须都要集中统一由机关档案室进行相应的管理，而不能不管不顾地只是由承办单位和承办的个人进行分散去进行保管。同时，各个机关的档案需要进行长远的保管，一律由各个行政机关以及对应的企事业单位进行集中的管理和保存，通过档案管理的要求和相关的规定而批准手续，在这个过程中，要求档案管理不得任意转移和分散乃至销毁；二是全国的档案工作分层负责地进行指导和监督，由各级档案事业管理机构统一地。一方面，通过全国各个机关档案工作和各级各类档案馆的工作都是由各级档案事业的管理机构进行集中统一的指导；另一方面，各个机关的档案工作机构以及各级各类档案馆要协调一致，按照相关的要求进行集中统一的管理，不得不各行其是；三是对档案进行统一管理。这方面是我们国家档案管理工作的特点所在，在一个机关或者是事业单位中档案管理都是一个档案全宗的，集中统一在机关档案室内进行保存；档案馆也要统一建立，因此，凡是需要长远保存的机关和企事业的档案管理，由统一的档案馆进行保管；全国的机关和企事业单位的档案管理工作，由统一的档案事业管理机构进行集中统一的管理，以便于使档案管理工作更好地为经济社会发展服务。

2、档案管理的目的就在于使档案符合党和国家各项的相关要求。全部档案管理工作最终目的都是为了更好地能够使党和国家各项工作的顺利进行，从这个意义上来说，便于党和国家各项工作的利用，这是档案工作原则的一个重要方面。同时这也是档案管理工作的出发点和落脚点，它在一定意义上起着支配着档案管理工作的全过程。为了能够使档案管理能够更好地实行集中统一管理，从而也能够在一定程度上维护档案的安全和完整，目前采取档案的集中统一管理都是为了能够方便国家各机关和企事业单位各项工作的正常运转。因此要做到便于管理，便于利用，便于查找，这样一来就必须要求所有的档案实行集中统一管理，从而能够在一定程度也使档案的完整性和安全性得到保证。在档案管理的实践中，所有这些都是一个辩证统一的有机整体。

二、档案管理工作发挥作用的规律性分析研究

1、档案管理工作作为机关工作和生产的必要条件，其表现首先是它的形成者最需要查考和利用；其次档案作为国家的宝贵财富和历史活动等的真实记录，同时，国家在各项工作中和日常活动中也需要通过档案查找过去，为历史的发展提供真实性的记录和原始的资料，以确保信息的真实性和有效性。档案管理工作既有现实作用，又具有长远的历史作用，因此，不能认为形成机关不用了就是没有用处了，必须要处理好当前和长远、局部和整体的关系，而相应的档案烧掉。从档案管理的实践活动来看，各机关的档案不能过早地移交给档案馆，而不采取必要的保护措施，也不能只考虑长远的安全，而不顾当前的利用方便。

2、档案管理要实行开放式的管理，方便机关和企事业单位的利用。随着经济社会的发展和时间的流逝，档案管理的机密性就会逐渐减少，因此，在这种情况下，随着外界客观条件的不断发展变化，最终档案管理可以通过开放的形式，广泛为企事业单位提供便利条件。一般地说，档案的形成时间距离今天越远，其机密性也就越小，反之，现行机关的档案机密性就越强。在阶级社会里，无视档案的机密性是错误的，但是把档案的机密性看成是固定不变的做法也是形而上学的观点。直至面向社会全面开放，以便于更广泛地发挥档案的作用。

3、从档案历史发展的角度上来看，档案是为社会发展服务的。在阶级社会中，它是阶级斗争的有力工具，同时它也是进行生产和繁荣科学文化事业所必须的，是进行科学研究和文化教育事业的重要依据。自从建国以来，从档案利用工作的发展变化过程中，可以看出一种规律性，由于社会主要矛盾的不断发展变化，档案从主要服从服务于阶级斗争逐步转化成为服从服务于社会主义现代化建设事业，服从服务于科学文化事业。在现阶段，虽然阶级斗争还将在一定的范围内长期存在，但是我们因此而忽视档案的作用是不对的，也是十分错误的，但是如果说我们因此而过分地强调档案在经济社会发展中的作用而忽视其在经济建设中的作用更是错误的。因此，档案工作必须消除左的影响，适应我们党的工作重心的转移。

4、档案发挥作用受到一定的历史条件的限制。任何事物的发展都会受到历史条件的局限，档案虽然是为经济社会的发展提供原始的凭证，今天，在党的路线方针和政策的正确指导下，档案的作用完全可以得到正常的发挥。档案部门，一方面要做好宣传引导工作，使人们了解档案及其作用，另一方面，要用科学的方法把档案管理好，保持最佳的服务状态，使档案的作用在社会主义现代化建设事业中充分发挥其应有的作用。

三、加强档案人员计算机知识和相关计算机使用技能的培训

新的归档方法是以档案工作的现代管理为前提的，没有现代化的计算机设备，不具备操作计算机的能力的档案管理人员是不能胜任本职工作的。对文件级档案管理，业务人员要加以正确认识，不仅要加强新的档案整理办法，而且要学习和掌握计算机知识和操作技能。努力创造条件，争取早日实现档案的现代化管理。

要促进档案信息化管理，除了计算机及其配套设施必须跟上外，首先必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态信息，搞好信息资源的开发和利用。其次，要加快开发和利用现有信息资源。同时，要通过现代信息处理技术对现有的各种档案进行数字化处理和存储，加强档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体数据库建设。当然加强电子档案归档管理和人才建设是不可或缺的一条。

所以说，抓好档案管理的现代化人才队伍建设是做好档案工作的关系，建设一支高素质的档案队伍是奠定档案事业长足进步的根基。要加强人才专业培训，吸收各方面人才，善于发现人才，壮大充实档案信息服务的人才队伍。

作者简介：李青峰，男，汉族，1963年3月出生，吉林通榆人，现任职于吉林省白城市通榆县芦苇管理总站（青山苇场），研究方向为档案管理。