企业文书档案管理思路创新

企业文书档案管理思路创新

徐攀

国能浙江宁海发电有限公司  浙江省宁波市  315612

摘要：企业文书档案应该怎么管理？笔者作为一名大型企业专业档案管理人员,根据档案“三率”-归档率、准确率、完整率以及十多年企业档案管理工作实战经验，归纳了企业文书档案管理应从“管控”、“及时”和“完整”三个方面着眼，建章立制、强化管理、补齐短板，有效保护和利用档案，进一步提高综合档案管理水平，为企业生产经营活动正常开展提供坚实保障。

关键词：企业文书档案；管控；及时；完整；归档；整理编目

企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。而文书档案是反映企业党务、行政管理等活动的档案，是企业档案中的一个重要组成部分。

作为一个大型电厂的档案室，我们这些年接待过不少前来观摩学习的兄弟单位。同行们提的最多的问题就是：“文书档案应该怎么管理？”、“日常管理文书档案需要注意些什么？”等等。为此，笔者在长期工作实践中探索出的经验以及汇总同行们交流的信息，并根据档案“三率”-归档率、准确率、完整率，总结归纳后认为企业文书档案管理应从“管控”、“及时”和“完整”三个方面着眼，建章立制、强化管理、补齐短板，有效保护和利用档案，进一步提高综合档案管理水平。此文给予详细论述，与广大同行作一有益探讨。

1.档案管理中的“管控”

档案“管控”即档案管理过程控制，是对档案管理过程中每个环节和要素进行有效的管控。它对档案管理的工作质量具有重要意义。

1.1一份档案的形成要经过一系列程序，技术性、严谨性和保密性的要求很高，必须规范管理应归档文件形成或办理者、兼职档案员、档案利用者和专职档案管理人员的行为。不断健全与完善档案管理制度。企业根据现行的档案法律法规及行业规定编制本企业的档案工作规定、文书档案管理制度及业务规范，明确档案管理人员的职责，明确企业各职能部门及项目文件形成者对文件收集、整理和归档的责任要求，明确文件的归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施，明确各门类电子文件及其元数据的归档范围、时间、程序、接口和格式等要求，规定查（借）阅档案权限和审批手续。制度对我们来说是约束，也是保护，它能提高我们的办事效率。

   1.2将档案工作纳入企业工作计划和发展规划，为档案工作持续发展提供保障。企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成，企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责之中。明确有关人员岗位职责与分工；明确相关部门文件形成、归档责任。电子文件归档与电子档案管理，应遵循纳入单位信息化建设规划、技术与管理并重、便于利用和安全可靠的原则。

1.3档案管理人员要有超前管控的意识，在文件形成阶段就纳入档案管理。档案管理人员应积极参与到前期管控当中，不能消极被动等候档案的移交。

   1.3.1每年年初对照公司文件材料归档范围制订好本年度各部门应归档文件移交计划。把每月工作清单细化到周计划、日任务进行记录跟进，便于随时掌握工作进度，并对借阅情况及归档移交情况实时监控；应执行规范的工作程序，采取必要的技术手段，对电子文件、电子档案实施全程和集中管理，确保电子档案的真实性、可靠性、完整性与可用性。

1.3.2平常加强档案宣贯工作，多开展员工档案业务培训、举办档案专题展览、档案法规和业务知识竞赛答题等一系列宣传活动，提高全体员工归档意识，变被动归档为主动归档。

1.3.3常与各部门沟通，多去现场指导兼职档案员对应归档资料的收集整理工作，在文件形成阶段进行风险预控，确保档案归档时的完整性。兼职档案员要经常督促文件形成者或办理者将办理完毕有保存价值的文件及时上交本部门、项目或专项工作兼职档案人员处。兼职档案人员将收集的文件按照规定整理后及时归档给企业档案室。

2.档案管理中的“及时”

2.1归档需及时

一般文件材料的归档时间主要有两种：

    第一种是定期归档。企业内部各部门日常工作形成的需归档的文件资料，由业务部门工作人员文件处理完毕后，及时交本部门兼职档案人员处，由兼职档案员收集整理保管。经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档；[3]企业公文闭环后经文书整理完毕，应该在第二年6月底前向档案部门归档；电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致，最迟不能超过电子文件形成后的第2年6月。[2]

第二种是即时归档。我们要对照文件归档范围、归档时间，确保归档及时性，做到心中有数。①企业已实现文档一体化的，比如OA系统与档案管理系统有做接口的，待公文流程办结后由文书即时归档，做到OA系统与档案管理系统的有效衔接。电子公文一般应在办理完毕后即时向档案部门归档。[5]需要永久和定期保存的电子公文则打印成纸质文件在第二年6月底前向档案部门归档。②产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；③企业举办的大型会议、大型活动，相应的材料在活动结束后应当立即归档。④更新、补充的文件；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件；企业资产与产权变动过程中形成的文件等，应随时归档。

[3]

   2.2整理要及时

2.2.1归档的文件要及时整理编目入库，便于查找，不要积压。

2.2.2丰富云档案平台资源，纸质归档文件整编后第一时间数字化，实现线上线下同步，便于查阅利用，减少纸质档案出库率，降低纸质档案损耗。

   2.3借阅归还要及时

档案工作分为基础工作和利用工作两大部分。档案的有效利用是其他工作有效开展的基础。

2.3.1员工来借阅档案，档案管理人员应主动、及时准确提供档案利用。

2.3.2档案出库时要及时做好登记，仔细填写借阅登记表、出入库登记表，记录好档案借出（查阅）时间、用途及档案使用期限，让文件去向有迹可循。

2.3.3加强出入库文件管理，定期核对借阅台账，对逾期未还档案者及时提醒其归还。档案归还时，档案管理人员应对照借阅台账核查档案，清点无误后档案收回并办理归还手续，及时做好借阅闭环工作。如果利用人需要延长使用时间要做好备案，不让文件在外时间太长，防止文件丢失。

3.档案管理中的“完整”

    3.1归档准确完整

3.1.1企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。国有企业文件归档范围应符合档发【2004】4号文件要求。[1][3]

    3.1.2归档文件材料应当真实、准确、系统，文件材料组件齐全、内容完整。[4]在移交文件时，档案人员要核查文件是否闭环，文件签字盖章是否齐全，根据文件形成顺序检查是否完整。核查完后才能接收，再进行后续整理编目入库工作。

   3.1.3文件形成部门应负责确保相关归档电子文件及其组件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。应归档电子文件元数据应与电子文件一并归档。档案人员接收时要核查：①同一业务活动形成的电子文件应齐全、完整；②电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。[5]公文的正本、正文与附件、定稿或修改稿、公文处理单等应齐全、完整；③电子文件及其元数据能否一一对应，数量准确且齐全完整；④以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时，其专用软件、技术资料等应齐全完整；[2]⑤通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒。

    3.2整理编目入库准确完整

   3.2.1文件核查接收后，档案人员对归档文件进行整理编目，使之有序化。为保证同一事由的往来文件及其组件齐全准确完整并相互关联，归档文件整理应遵循以下原则：①应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。比如有文件处理单或发文稿纸的应与相关文件作一件。根据这一原则做好件内及件与件之间的排序；②应区分不同的价值，便于保管和利用；③应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理；④应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。[6]

   3.2.2应对电子档案与纸质档案进行同步整理审核、编制档号等编目活动。电子文件整理包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等。按照业务活动、形成时间等关键字，在分类方案下对电子文件元数据、纸质文件目录数据进行同步排序，排序结果应能保持电子文件、纸质文件之间的有机联系。随着档案信息化建设的加大投入，线上线下同步更要讲究准确、及时，才能更好的提供档案网络服务。

    3.2.3档案系统录入的条目信息与文件装盒入实体库房相对应。归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号，再依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。然后将归档文件按顺序装入档案盒。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，便于实体管理。档案工作看似简单，实则极度考验档案人员的耐心和细心，如果错放一个盒子，那下次查找就是大海捞针。

    3.3借阅归还档案齐全完整

    档案利用工作是档案管理工作的重要环节，也是实现档案价值、发挥档案作用的途径。在档案利用过程中，要加强出入库管理，确保档案齐全完整。

3.3.1员工查阅、审计、巡视等各类检查需要提资工作，应保证出库档案齐全完整。档案人员应对照卷内文件目录仔细核查待出库的文件是否齐全完整，并详细填写借阅登记表、出入库登记表。

3.3.2当外借档案归还时，档案人员务必对照借阅登记表及卷内文件目录仔细核对归还的档案；如有破损、缺页和圈画等损坏情况，应当场提出，杜绝“抽、插、改”现象。

    3.3.3归还的档案清点无误后做好登记闭环，及时准确上架，不要积压。

企业文书档案管理“三个着眼”是笔者对日常档案管理的提练，也是作为一名档案人员对做好档案精细化管理的进一步思考，今后还会不断改进。随着新修订的《档案法》和《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》相继出台，档案部门要准确把握新时代档案工作的新定位，依法开展档案工作，不断完善档案服务方式和手段，主动、及时开展档案利用工作。档案人员要随时掌握本企业近期的重点工作、重大活动，密切关注相关的国内外信息，加强学习，刻苦钻研业务知识，不断提高自身综合素质。目前国家大力发展新能源，持续深化电力体制改革，档案工作也要随之跟进，才能更好地助力企业业务转型发展。                                                      

注释与参考文献：

【1】、档发〔2004〕4号《国有企业文件材料归档范围》

【2】、《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T 18894-2016

【3】、《企业档案工作规范》DA/T42-2009

【4】、国家档案局令13号文《机关档案管理规定》

【5】、国家档案局令14号文《电子公文归档管理暂行办法》

【6】、《归档文件整理规则》DA/T22-2015

作者简介：

徐攀(1983年-), 女, 汉族, 浙江天台人，本科，馆员，档案专责。