纸质资料电子存储的预处理

 纸质资料电子存储的预处理

方颖 ,方静 ,李华睿 ,张云鹏

沈阳飞机工业(集团)有限公司  辽宁沈阳  110850

摘要：纸质资料电子存储预处理是纸质资料电子存储的前提，关系着资料电子存储的质量。本文探讨了纸质资料电子存储预处理的组织形式和重点工作。

关键词：资料；电子存储；预处理

1 引言

数字化档案馆是现今档案管理的发展方向，纸质资料电子存储是数字化档案馆建设过程中的重要步骤。国内部分档案部门已进行了大量的纸质档案电子存储工作。但通过已有的效果来看，出现了较多的问题，电子存储质量不高，电子存储成果不能应用，产生这些问题的最主要原因就是纸质资料电子存储预处理不到位。因此，对纸质资料电子存储预处理进行深入的研究势在必行。

2 纸质资料电子存储预处理的意义

进行纸质资料电子存储预处理，对于纸质资料电子存储质量的改进和电子存储档案信息运行效率的提升起着重大作用。

(1)进行纸质资料电子存储预处理有助于改进资料电子存储资源的质量。纸质资料管理受多方面条件制约，可能会遗留了诸多问题，在进行电子存储之前亟待解决。第一，纸质资料中，依然保留有一些重复文件、作废文件；第二，纸质资料管理中出现的不符合规定的问题；第三，因存放时间过长或存放措施不到位等原因，会造成纸质资料霉变、破损等现象；第四，因纸质资料录入不规范，而造成资料索引数据结构不清晰，不能顺畅的与资料电子存储后形成的全文数据库进行连接。电子存储预处理，可以有效解决上述问题，改进资料全文电子存储资源质量。

(2)进行纸质资料电子存储预处理有助于提高电子存储资料的运行效率。通过电子存储预处理，甄别无效资料，既节约了电子存储费用，又可提高电子资料查询的准确率及资料电子存储资源的运行效率。

3 纸质资料电子存储预处理的主要任务

纸质资料电子存储预处理，其主要任务包括，第一，对纸质资料进行鉴别，划定纸质资料电子存储处理范围，清理不需要进行电子存储的纸质资料。第二，对纸质资料进行修整，使其符合纸质资料保管和电子存储的规定。第三，建设资料索引数据库，在资料数据库建设过程中提供索引信息。

4 纸质资料电子存储预处理的组织形式

纸质资料电子存储预处理，应按照本企业的具体情况采用与之相适应的组织形式。当前较常用的组织形式主要有对外承包、内外合作、组建临时机构、组建专门机构等4种形式。

对外承包：同外部企业签订承包合同，由其承担所有与纸质资料电子存储预处理及纸质资料扫描等业务。

内外合作：以本企业员工为主，对外公开招聘专业技术人员，组建纸质资料电子存储预处理机构，进行纸质资料电子存储预处理工。

组建临时机构：在本企业内部员工中选拔专业技术人员成立临时机构，进行纸质资料电子存储预处理。

组建专门机构：在本企业内部成立专门机构，进行纸质资料电子存储处理。

按照本企业的具体情况，认真分析利害关系，采用最适合本企业的电子存储预处理组织形式。

5 纸质资料电子存储预处理的具体工作

纸质资料电子存储预处理包含了资料鉴别、修整、建立资料索引数据库等3个主要工作，其具体工作内容如下：

5.1 纸质资料的鉴别工作

纸质资料电子存储前的鉴别，是为了划定纸质资料电子存储范围。本企业发出的纸质资料是电子存储工作的工作重心。纸质资料电子存储预处理的鉴别主要为两项工作：第一，确认纸质资料中需要进行电子存储的项目；第二，从划为电子存储项目的纸质资料中，确定必须经过电子扫描的项目。

5.1.1 确认需进行电子存储处理的纸质资料

为了保护纸质资料原件的电子存储和提升电子资料应用效果，在划定电子存储处理范围时是不尽相同的。目的为保护纸质资料原件的电子存储，需从纸质资料的内容和使用频率等方面进行考虑。目的为提升资料应用效果的电子存储，宜采用全面电子存储方案。

(1) 目的为保护纸质资料原件的电子存储。需将满足条件的纸质资料划归电子存储范围。具体条件为：第一，需将最宝贵的纸质资料划归电子存储范围；第二，需将最具特点的纸质资料划归电子存储范围；第三，需将需要重点保存的纸质资料划归电子存储范围；第四，需将查询率比较高的纸质资料划归电子存储范围。满足以下条件的纸质资料可不进行电子存储：第一，需长期保存的纸质资料；第二，仅短期有效的纸质资料；第三，尚未经过审核纸质资料。目的为保护纸质资料原件的电子存储，还需对已电子存储和未电子存储的纸质资料进行标识，为后续进行全面电子存储做好准备。

(2) 目的为提升资料应用效果的电子存储。宜采用全面电子存储方案，采用此种电子存储方法可以同时实现保护纸质资料原件的目的。所谓的“全面电子存储”，并非不经辨别地将所有纸质资料都进行电子存储，进行全面电子存储的纸质资料均需经过专业的鉴别，并对其内容的重要程度展开判断，以保证纸质资料内容的全面性和体系的合理性。

5.1.2 对划入电子存储处理范围的纸质资料，确定其扫描范围

相关部门应根据国家的有关规定，并结合本企业的具体条件，确定详细的操作流程、操作方法，明确目标和责任。

电子存储处理后的资料应尽量避免相同信息多次的出现的现象，从而实现用最短的时间实现应用者的需求。如无特殊情况，以下纸质资料可不进行扫描：已经过一些技术处理的能够直接应用于电子存储的纸质资料、重份文件、已存正本文件的普通底稿、已被其它文件全文转发的文件、成批报表中内容相同的填表说明、成册资料中的空白页、已建立数据库的资料目录等、己经汇编成册的资料及出版物。除此之外的纸质资料均需进行电子扫描。

5.2 纸质资料电子存储前的修整工作

纸质资料电子存储前的修整工作，是对即将进行电子存储的纸质资料采取一系列必要措施，使其满足扫描要求，纸质资料质量的直接影响着纸质资料电子存储的最终效果。纸质资料电子存储前的整理主要工作有资料的补充完善、资料的完整性检查、资料的符合性检查等。

5.3 在资料索引数据库建立过程中严格控制其质量

资料索引数据库可以清晰地反映存量纸质资料信息，资料索引数据库的建立质量直接关系到其关联资料目录数据和资料全文数据的正确性，因此在资料索引数据库建立过程中需严格控制其质量。在进行纸质资料电子存储前已经建立资料索引数据库的单位，对纸质资料电子存储前的修整工作中暴露的的相关问题，可在资料索引数据库修改过程中进行统一完善。尚未建立资料索引数据库的单位，必须依据国家有关规定，并结合本企业具体情况，合理规划，在资料索引数据库建立过程中，严格控制其质量，为进行纸质资料全文电子存储奠定坚实的基础。

6 结束语

纸质资料电子存储的预处理工作提升了企业档案的数字化管理水平，是后续纸质资料电子存储的重要基础性工作，为档案管理质量和资料的安全性的提升奠定了坚实基础。

参考文献

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[4]丁德胜.《纸质档案数字复制件光学字符识别(OCR)工作规范》解读Ⅱ]中国档案，2020(02)：40一41．