优化档案管理模式提高档案管理效益

优化档案管理模式提高档案管理效益

余露

河南黄河河务局信息中心   河南省郑州市    450003

摘要：档案是人们在社会活动中，形成的具有保存价值的、各种形式的原始记录。事业单位的档案是开展工作计划的依据和载体，不仅见证了单位的发展历程，也记录了人事变动信息。新形势下，事业单位的档案数量增加，面对庞大的工作量，传统管理模式因效率低下，无法满足管理需求，要求单位必须从理念、方法、技术、人力等方面进行变革创新。尤其是在信息技术的支持下，实现档案管理的信息化，已成为事业单位档案管理工作的必然发展方向。

关键字：档案管理模式；档案管理效益；措施

1新形势下事业单位档案管理工作的现状

1.1档案的信息化资源开发有效性不足

事业单位针对档案管理的资源数据库的建设过程中,资源缺少整体性,导致对资源的管理水平很难提升,无法对档案资源进行深入开发,对档案的后期运用有不利影响。事业单位的档案管理工作在一定程度上会影响到单位整体的管理水平及长期发展。新形势下,大数据开始得到充分利用,若无法根据资源的有效利用和合理利用,对事业单位档案管理工作会造成信息管理的缺失及事业单位人员的资料保存成本的增加,相应地降低了工作效果,资源不合理利用。

1.2事业单位档案管理制度存在不足

部分事业单位对档案管理存在认知和理念上的不足,导致该工作无法得到足够的重视,使得单位管理人员对档案完整性意识欠缺,难以紧跟时代步伐；对档案管理的信息化理解不足,使得无法紧跟新形势步伐,在具体工作中,常常会带来工作效率低下的问题,进而影响到档案背后个体的实际共享价值,在干部审核及后期甄别上,会浪费太多时间,致使管理工作未做到责任到人的规章制度,给工作带来困扰。

1.3档案信息管理缺乏相应的保护措施

大数据下的档案信息管理依然是纸质档案存储,在电子档案出现问题的情况下,通过对纸质档案的查询来判断对错,所以对档案信息的存储需要具有安全性和完整性,这样才能确保电子档案的可信度,事业单位存储档案的过程中,目前很多部门所提供的档案,并不能将信息化的技术应用在里面,主要还是通过人工的方式进行纸质方式收藏,这种模式,不仅增加了工作人员的工作量也增加了保存的难度。

1.4事业单位档案管理人员及专项经费缺乏

由于在事业单位中存在着编制紧缺的情况,所以经常出现串岗及一人多岗的状况,这严重阻碍了档案管理的发展。同时档案管理的专项经费也缺乏,导致档案管理的保密工作做得不到位,有的直接将档案存放在办公室,有的将办公室隔出一部分来存放档案,这严重阻碍了人事档案管理的发展。

2加强档案管理模式提高档案管理效益有效策略

2.1重视档案管理工作

要想增强事业单位档案管理能力，必须要加强对档案管理工作的重视，从单位内部管理人员做起，全面了解档案管理工作的重要性，让单位员工都充分认识到档案管理工作的重要作用，增强工作人员对档案管理工作的积极性。同时，根据事业单位具体情况，加强相关工作人员档案管理意识的培养，严格按照档案管理相关要求开展工作。事业单位领导必须要以身作则，高度重视档案管理工作，才能让员工严格按照相关要求进行档案管理，让档案管理人员认真负责地做好自己的工作，运用科学合理的手段进行档案管理，促进事业单位档案管理水平的有效提升。

2.2加强软硬件设备设施建设

从实际情况来看，很多事业单位在档案管理方面的资金投入并不多，导致档案管理软硬件设施并不能满足实际的工作需求，档案管理效率受到影响。对此，事业单位应严格按照档案室建设规范与要求，加大对档案管理的资金投入，配备完善的档案管理软硬件设施。比如，档案库房面积要符合工作要求，尽量减少拥堵狭窄等问题；各种软硬件配备齐全，包括档案柜、除湿器、切纸刀、计算机、档案管理软件系统等，还要配备防火、防潮、防虫、防潮等设备；事业单位还可以配备安全、温湿度、消毒净化一体化智能控制体系、视频监控系统、门禁系统以及档案存储设备智能密集架管理系统等，营造现代化档案室，给档案管理人员提供便利的办公条件，促进事业单位档案管理工作效率的提高。

2.3构建全面完善的档案管理制度

在事业单位中，档案管理是一项十分复杂烦琐的工作，单位应制定合理的档案管理机制，对档案管理人员的工作行为提出规范要求，促进事业单位档案管理工作的有序开展。事业单位构建的档案管理制度应将档案收集、档案保密等内容包含在内，要求相关工作人员严格按照制度要求开展档案管理工作，促进事业单位档案管理规范化、系统化发展。尤其要注意构建必备的安全保障体系，档案管理工作中的安全管理主要有以下内容：（1）易燃材料不可存放在档案室内，档案应做到避光保存，并对室内温度进行有效把控；（2）利用档案管理制度实现档案收集、分析、归纳等环节的规范化管理；（3）事业单位还可以组建领导小组，专门负责档案管理工作，明确划分各级责任，提高档案管理人员的责任心，从而提高单位档案管理水平。

2.4做好档案管理信息化建设

随着时代的发展，事业单位档案管理工作也应不断优化与完善，针对档案管理模式进行适当创新，将传统的档案管理模式逐渐转变为数字化、信息化档案管理，打破人工整理档案的局限性，在传统档案管理中合理融入现代化管理手段，促进档案管理现代化发展。结合目前档案管理在事业单位中的具体情况来看，应先认清形势，及时转变管理观念，打破传统的思维模式，培养数字化、信息化档案管理意识，才能加快事业单位档案管理信息化建设进程。事业单位档案管理部门还应根据实际情况逐渐开展档案数字化建设工作，在有限的时间里将以往的档案资源中重要的、利用率较高的信息数据录入电子系统中，遵循先后有序、确保重点的原则。事业单位还应在本单位的综合管理建设规划中纳入档案管理信息化建设方面的内容，利用单位局域网与办公系统之间的有效衔接，实现各项数据信息的高效接收、传输、整合利用等，这也有助于事业单位实现档案资料数字化。档案管理信息化建设必须要得到单位管理人员的认可和支持，档案管理工作人员应针对档案管理信息化建设的要求以及建设情况及时向领导汇报和请示，让单位领导对档案管理信息化建设更加重视，在领导的关注与重视下，才能保障档案管理信息化建设的人员、设备以及经费等资源，更快完成事业单位档案管理信息化建设。

2.5加大档案管理宣传力度，改变各层级人员认知

为提高档案管理宣传的整体效果，可基于两方面展开思考：第一，对于事业单位领导层来说，要重视事业单位档案管理工作的重要性，使事业单位领导层对于档案管理工作的意义、作用有明确认知。同时，主动参与进行事业单位档案管理工作，显示出自身引导效果，使各层级人员都可以参与进行档案管理工作，推动档案管理工作进一步优化；第二，对于事业单位工作人员宣传来说，要重视档案管理工作的主要要求及内容，让各层级人员都可以了解档案管理的具体要求，推进档案管理规范化建设，从源头上增强档案管理工作质量。同时，给提高档案管理工作的整体效率提供有利的基础条件。

结束语：综上所述，档案管理是事业单位管理工作的重要组成部分。在未来，事业单位只有坚持创新，才能提高档案管工作效率，充分发挥出档案资源的价值。

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