基于大数据时代的企业档案信息化建设研究

基于大数据时代的企业档案信息化建设研究

王颖

湖北港口集团汉江有限公司  441000

摘要：企业档案信息化建设已经成为企业的管理的方向和发展趋势，通过有效落实档案信息化建设则可以提高档案管理质量水平，并且发挥档案作用和价值。在当下大数据发展的形势下，大数据技术被积极广泛应用到企业的管理中，尤其在应用到企业档案管理中则优化了管理模式，为企业档案管理提供了有利条件，企业需要认识到档案信息化建设对于企业的管理和发展所发挥的作用。

关键词：大数据；企业档案；档案信息化；信息化建设

前言：档案信息化建设是企业档案管理工作重要的组成部分，同时也是提高企业档案管理质量的有效措施。当下互联网的发展为档案管理和发展创造了有利条件，提供了技术支持，同时也改变了企业管理观念和管理模式。对于大数据时代背景下企业的档案管理应得到相关人员的关注和重视，企业相关人员应重视企业档案信息化建设，需要优化管理模式，调整档案管理方式方法，以此作为重要的工作内容，提高档案管理效率和质量以及提升档案检索、归纳、分类、应用的效率，进而完善企业档案管理工作。对于此，本文针对基于大数据时代下企业档案信息化建设相关的内容进行分析和探讨，以供相关人员参考。

1企业档案信息化建设的重要影响

1.1规范企业档案管理工作

企业档案信息化建设会影响到档案的入档、分类、保存以及应用等方面，而在档案信息化建设中，对于纸质档案和图片、声音、视频等形式的档案都需要以信息化的形式进行搜集、归类以及应用，从而可以更好地规范企业档案管理工作，能够提高档案管理的效率和质量，对于促进企业传统档案管理模式的改革创新具有重要意义。

1.2促进档案管理改革创新发展

在企业档案管理实现信息化建设的背景下，传统纸质档案管理模式已经不能顺应社会发展趋势以及不能满足现代企业档案管理需要，而这需要加强重视档案管理信息化建设，在此基础上则有助于提升档案管理的便利性以及准确性和有效性。另外，采取先进的档案管理模式则可以对于档案信息进行传输和共享，有助于企业内部人员查找和应用档案数据。和传统的档案管理模式相比较，信息化档案管理模式不会受到时间、空间的局限，并且也能够实时动态更新数据，更好地发挥档案的作用和价值，促进档案管理改革创新发展，也能够使得企业朝向正确的方向发展。通过促进转变纸质档案为电子形式的档案，可以确保档案数据的安全，也能够避免档案被损坏的情况产生。通过采取信息化方式可以更好地管理档案资料，也能够提升档案查找的效率，提升档案应用的质量效果[1]。

1.3增加档案资料共享价值效益

传统的纸质档案的管理会受到时间、空间方面的局限，导致档案资料的传输和共享效率不高，还有可能会耗费较长的时间进行传输和共享，极其容易导致档案缺失或者档案资料不准确的情况产生，影响到对于档案资料的保存和管理。

对于此，应在建立企业档案信息化数据库的基础上促进信息化管理方式的应用，进而可以促进企业部门与部门之间传输和共享档案资料。在设置企业人员检索、访问权限时可以实现对于档案资料的查询、浏览、下载或者应用等，进而增加了档案资料共享价值效益。

1.4增强企业市场核心竞争力

当前时代背景下，社会经济水平在逐渐提高，企业之间的竞争也更加的激烈，如果要在当前竞争形势下获得更大的市场份额，那么企业需要提升市场竞争优势，应结合市场发展现状以及企业发展实际而制定发展规划。企业档案管理是企业管理的重要组成部分，企业档案管理质量也会体现企业内部管理的质量效果。在传统企业档案管理模式中采取的方式往往是手工操作，而这不能保证管理效率和管理质量，并且不能更好地为企业的发展提供档案资料依据。落实企业档案信息化建设，发挥信息化技术作用，借助大数据能够更好地管理和应用企业档案，可以更加有效地提高企业管理质量，有助于增强企业市场核心竞争力。

2基于大数据时代下企业档案信息化建设的有效策略

2.1培养信息化当爱专业人才

企业之间的竞争其本质则是人才之间的竞争，而人才是信息化建设的重要动力和有力支持。如果在企业档案信息化建设中缺少人才，那么即使采用高水平的技术那么也难以取得良好的效果。所以，为了促进企业档案信息化建设，企业应注重培养信息化档案专业人才，对于既有的工作人员应实施专业知识和专业技术的培训，辅助工作人员丰富专业知识储备，为工作人员创造良好优越环境和有利条件，对于不能满足岗位需求的工作人员应及时调离岗位。另外，还需要加强吸纳信息化档案专业人才，通过采取招聘的形式吸引具备高水平、高素质掌握信息化技术的档案人才，不但可以提高企业档案人才的整体素质水平，而且也能够顺应档案工作发展趋势，为档案管理工作奠定人才基础[2]。

通过分析当下企业信息化建设可以得知，信息化建设工作是一项系统性的工作，同时也是一项循序渐进的工作，不但需要科学制定计划，提高档案管理人员综合素质，而且还应确保部门所有人员积极参与，需要合理分配责任。

由于企业档案管理工作和事业单位等在管理理念和模式方面存在一定的差别，企业档案管理一般会涉及商业机密、市场信息等，工作人员不但需要具备丰富的专业知识，而且还应具备高尚的职业道德、良好的职业认识，从思想和行为方面约束自我。

2.2完善配备档案管理软件硬件设备

由于企业的部门较多，而涉及的业务类型较为多样，企业在逐渐发展中各个部门仍然较为独立，造成企业档案信息化建设会受到部门独立方面的影响。无论是在信息化技术的应用方面，还是档案管理软硬件设备的配备方面，都不能制定统一标准，这会造成档案信息化建设进程较为缓慢。

企业如果要更快地完善配备档案管理软硬件设备，升级优化转移件设备，那么则需要考虑到企业经济水平和统筹规划。企业管理层需要要求部门科学制定计划，逐渐将一些落后的设备淘汰，通过统一采购配置完善档案管理软硬件设备，进而可以确保档案的入档、搜索、上传等工作程序得到完善。通过借助大数据技术则可以标注档案、统一管理档案等，进而达到既定的档案管理目标，以此有利于提升档案信息化管理效率和质量[3]。

对于档案管理软硬件设备的配备方面需要有效借助计算机，基于所制定的计划开展档案信息化建设工作，应确保所制定的计划涉及软件硬件平台以及互联网平台，进而有利于提升算机和互联网平台的适用性，从而可以以电子形式传输和保存档案文件，也能够更好地收集档案、整理档案以及制定档案目录等。

2.3规范档案信息化管理

企业涉及较多的业务类型，企业在不断的发展中管理理念和企业政策等都会影响到企业档案信息化管理工作。在企业不断的发展企业档案数量也会增多，而以纸质形式记录的档案逐渐转换成电子形式的档案，当下的企业应积极借助大数据技术，通过借助大数据技术将传统纸质档案形式转变为电子档案形式，而这极其关键和重要，应抓住良好时机完善数字档案的建设，而且还应基于档案管理标准。

由于企业中一些档案信息化管理没有形成统一的标准规范，档案资料信息往往存在缺失或者信息存在错误等情况，在搜集、筛选档案资料时没有基于档案管理制度。所以，为了更好地存储保留重要的档案，剔除一些占据较大空间而且没有较高应用价值的文件，企业需要规范档案信息管理，应灵活处理管理以及保存档案资料，在逐渐地落实中则可以提高档案管理效率和质量[4]。

结语：综上所述，基于大数据时代下企业档案信息化建设极其关键和重要，需要得到企业相关人员的关注和重视，应认识到企业档案信息化建设的重要影响包括规范企业档案管理工作、促进档案管理改革创新发展、增加档案资料共享价值效益、增强企业市场核心竞争力。在此基础上采取有效的策略，比如培养信息化档案专业人才、完善配备障碍管理软硬件设备、规范档案信息化管理，而这可以有效地提高企业在管理效率和质量，增强档案信息化建设成效，完善企业内部管理，进而提高企业市场竞争优势，增加企业经济效益，对于企业的稳定发展、健康发展以及可持续发展奠定了坚实的基础，创造了有利条件。

参考文献：

[1]贺 莉.大数据信息化环境下企业档案工作面临的挑战及对策[J].陕西档案，2020.

[2]陈 果.大数据时代下国有企业档案信息化管理探究[J].城建档案，2020.

[3]彭超.信息化背景下档案服务与利用开发的问题与对策[J].兰台内外，2020(3):11-12.

[4]郭秀卒.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].环渤海经济瞭望，2020(1):97.