开展城建档案服务全面推动城建档案管理

开展城建档案服务全面推动城建档案管理

杨诗彤

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摘要：城建档案是每个城市在建设过程中对城市建设发展变迁的详细记录，其中所包含的每张图纸、每组数据、每段录像录音、每件事务都是城市发展的足迹。让城建档案为城市建设服务，充分展现城建档案的利用价值。创新城建档案服务方式，提高服务水平，重视硬件设备建设扩大，加大城建档案利用宣传力度，多渠道为社会提供服务。在城建档案利用服务过程中，从而全面推动城建档案工作创新发展。

Abstract: urban construction archives are the detailed records of the development and changes of urban construction in the process of urban construction, in which every drawing, every group of data, every video recording and every transaction are the footprints of urban development. Let urban construction archives serve urban construction and fully show the utilization value of urban construction archives.

关键词：城建档案；服务利用；创新发展

随着城市化建设进程的不断加快，城建档案是每个城市在建设过程中对城市建设发展变迁的详细记录，其中所包含的每张图纸、每组数据、每段录像录音、每件事务都是城市发展的足迹。城建档案信息资源不仅能够清楚的显示城市发展变迁的真实情况，更为重要的是城建档案信息具有较大的开发利用价值，能够更好的为城市建设、规划和管理提供依据。合理地利用城建档案，使我们保管的城建档案由“死”档案变为“活”资源，是城市现代化建设的迫切需要。让城建档案为城市建设服务，充分展现城建档案的价值。

一、强化城建档案的基础型服务建设，积极主动地提供利用服务

城建档案开发利用工作坚持落实统一集中管理原则，遵循档案形成的基本规律，由当地的城建档案管理部门进行统一管理，禁止出现分散保存的现象。在城建档案有效利用以及服务过程中，通常会涉及到多个环节，提高各环节的基础建设，将服务工作有效地、具体地落实到实处，有利于提高城建档案整体服务水平。同时还要确保资料开放的及时性与科学性，为城建档案管理工作提供更为方便的检索服务。着重强调的是馆外资料需积极主动的进行收集，加强各个单位之间的沟通与交流，在档案资料的收集以及管理过程中应当提前介入，并在此基础上进一步延伸服务范围。在此过程中，根据群众对当前城建档案资料的需求，应该积极开通多元化的服务渠道，以此来确保群众服务的多样性。在实践中，应当主动提供服务，这是提高档案资料信息有效利用率的关键。在城建档案利用服务过程中，应当严格按照当前的城市建设和发展要求，使城建档案服务工作紧靠城市发展建设，根据工程项目建设应当主动提供优质的服务。

二、创新城建档案服务方式，提高服务水平

为了提高城建档案人员服务水平，让城建档案资源更好地服务于民。与此同时，城建档案利用方式也需要改进的地方。目前的档案利用方式全都要靠来当地的城建档案馆查阅，这种方式对于居住地离城建档案馆较远的群众来说确实非常的不方便。如很多居住在遂宁市各县区的群众，通常都要辗转坐一两个小时的公共汽车才能到达城建档案馆。随着现代信息化的不断发展，城建档案馆不断优化营商环境，只有将数字化、信息化、电子化的城建档案管理方式用于城建档案利用服务中，才能更好地提升工作效率，提高服务质量。根据形势，可在市城建档案馆的官网、微信公众号开设专栏，让需要查阅城建档案的群众先在网络上提交需要查阅的城建档案资料信息以及上传相关的身份证明文件，对于一些简单的符合在网上回复条件的档案，由城建档案馆工作人员在网上线上进行回复，避免群众来回奔波；对于较为复杂的、涉密的档案，可以 按群众在网上提交的时间先后顺序安排相应的预约者来城建档案馆查阅，城建档案馆工作人员可在群众上门查阅前根据网上提交的申请材料，提前准备好相应的查阅文件，以此缩短群众等候的时间并提高办事效率。

三、重视硬件设备建设扩大利用渠道

城建档案馆根据实际情况建立属于自己的档案管理室，为城建档案管理工作提供必要的保障场所。在加大硬件设备投入的同时，还要重视其他相关设施的建设，比如城建档案管理存储系统设备、城建档案管理备份系统设备、声像系统设备、库房温湿度系统设备、二氧化碳控制表。同时，在城建档案管理过程中还要着重进行档案利用渠道的扩大，进行异地备份保管，在自然灾害之前、在硬件设备损坏之前，都可方便群众查询利用，在保护国家资产资源情况下，更好的维护管理设备。在城建档案保密工作的要求下，充分利用电子档案安全性的优势设置档案查询权限，快速检索和远程查询功能，在档案信息化的过程中对群众查阅城建档案，建立运程查询。另外，为了进一步提高档案信息的安全性，要坚持完善档案登记查询和借阅的等级制度以及回访制度，以便于及时跟踪档案利用情况，并对档案利用价值进行评价，完善档案利用价值的研究工作。

四、加大城建档案利用宣传力度，多渠道为社会提供服务

在城建档案资料实际利用过程中，应当采用报纸、网络以及现代媒体等多元化的方式介绍城市建设方面的档案概况、档案分类大纲、服务事项等。同时，还要有效借助更多不同的宣传手段和途径，不仅要报道城建档案利用所取得的经济效益与社会效益，而且要报道城建档案对一个城市的发展有多重要。总之，通过形象、全面的宣传来有效提高现阶段城建档案资料的价值，来增强全民加强城建档案管理和有效利用的意识与能力。为了更好地强化档案服务利用，建议构建智慧型城建档案馆，采用多渠道来促进城建档案资料的有效利用。具体而言，可以采用网站公开文件资料，并且提供档案资料网上查询和利用服务，社会公众能够对城建档案业务有更为全面的感知，并且实现城建档案信息服务的知识化。充分利用报纸、网站、微信公众号、电视广告等宣传方式加大城建档案利用价值。在“小档案”解决“大问题”的报道中，让社会了解档案、关注档案、利用档案，让城建档案工作全面进入公众视野。

五、结语

总而言之，城建档案资料是现阶段城市建设和发展过程中最为丰富和最齐全的信息资源，城建档案服务利用的本质在于促进本地社会经济发展，为城市规划建设提供决策。实践中应当不断加强城建档案服务利用管理，全面推进我国城建档案工作创新与发展。

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