档案管理中的电子档案管理探析

档案管理中的电子档案管理探析

徐志忠

镇赉县财政局      吉林省      137300

摘要：一般情况下，档案管理工作包括档案的收集、整理、识别、保管、统计和提供等工作。随着计算机技术和电子信息技术的发展和深入应用，电子文档逐渐全面融入我们的工作和生活。纸质文件、纸质文件等物理材料正以极快的速度被电子文件、文档等电子文件所取代。档案部门面临电子档案创建、受理、整理、保管和利用等新问题。下面简单说说文件管理的作用、电子文件的要点和电子文件管理的优势。

关键词：档案管理；电子档案；优势；问题；措施；

引言：电子档案管理在高校档案管理中尤为重要，在企业档案管理应用中也发挥着极其重要的作用，占据着十分重要的地位。在学校，电子档案管理可以方便快捷地存储学生的信息，可以更方便他人的查询和管理，为学生今后的就业生涯提供更便捷的服务，促进档案的传递。快速高效的发展，在企业中，高效有序地推行电子档案管理，可以促进各部门管理工作的紧密衔接，从而进一步促进企业的快速发展。

一、电子档案管理的优势

1、直接减轻档案管理人员的劳动强度，提高工作效率

在当今知识经济时代的背景下，现代网络的发展不仅为档案工作提供了更快捷的管理手段，也为信息利用时代提供了更快捷的途径，这使得归档难问题成为幸运，归档和检索。如果避免了，那么同时也促进了档案管理人员劳动强度的有效降低，从而有效提高档案质量和检索速度。但在实现计算机处理的基础上，文件、档案的管理可以按“卷”归档，逐步向具体的“件”转变。文件随机管理的有效实现，使以前或过去的集中归档逐渐演变为工作日随时整理的文件管理和归档。这将集中的工作量转化为分散的工作，使留存能够更大程度有效地提高档案管理水平，最终使档案管理得到及时归档，更方便查找和使用。

2、电子档案管理使档案保存更完整、更持久

通常，纸质档案必须在一定的环境和条件下保存，必须人工归档和保管，存在损坏纸质档案的风险，更容易造成档案的丢失。但电子档案不同。以上工作由计算机自动完成，减少了人为失误的发生，电子档案不会随着时间的增长而发生变化，使档案保存得更完整、更长久。

3、电子档案管理，更能保证档案的机密性

保存电子文件的工具是计算机。电脑没有感情，只会按照设计好的安全程序运行。然而，保存纸质文件的媒介是人，人为因素很容易导致文件泄露。因此，电子文件具有更好的保密性。

4、电子档案使档案质量管理工作做得更好

传统档案馆质量管理靠人。因此，其中肯定有很多人为因素，而电子档案管理则依靠计算机设计的自动化程序进行运作，从而使电子档案得到更好的改进。档案的质量管理和工作效率，从而保证了电子档案的时效价值。

二、电子档案管理过程中存在的问题

1、电子文件的原始文件难以识别

具体来说，档案是一种比较原始的记录。其原创性和真实性是档案发挥证据和参考作用的基础。但是电子档案的内容和载体的结合会经常发生变化，比如由于载体的不稳定或者读写技术的不稳定性导致的文件内容的丢失和变异，当然也有可能是在使用过程中传送或转移。过程中被篡改不留痕迹，因此电子档案的真伪不易辨别。

2、电子档案管理存在安全隐患

由于电子文件存储在计算机硬盘或移动硬盘中，在很大程度上面临着信息技术安全问题。首先，目前很多电子档案管理系统不发达，在档案数据信息化处理过程中，如果出现断电、死机、系统崩溃等问题，很容易造成数据丢失。此外，由于互联网环境中存在多种木马病毒，一旦不小心下载安装了木马病毒程序，就会增加电子信息文件泄露的风险。工作就会瘫痪。例如，近期发生的勒索病毒入侵事件，对多家医院、学校、事业单位的电子信息文件造成了严重的破坏和威胁，造成了巨大的经济损失。由此可见，电子档案的安全性危机四伏，未来很容易发生大规模的病毒爆发。

3、电子档案管理人员水平不够

由于电子档案管理人员多为兼职，缺乏专业技能和职业道德，电子档案管理过程中无法运用专业知识对档案进行归纳整理。而且，由于缺乏对档案管理人员的考核制度和管理措施，容易造成档案管理人员整体水平偏低。此外，电子档案管理人员的频繁更替、档案管理交接工作中缺乏有效沟通、档案管理疏忽等也不可避免。

三、提高电子档案管理质量的有效措施

1、完善电子档案管理机制

只有加强电子信息档案管理保障体系建设，才能积极提升管理效果。首先，要建立健全电子档案管理系统管理体系，加强电子档案管理标准化工作，确保电子档案管理的实施有制度保障。二是要统筹电子档案管理工作体系建设，加强各部门协调配合，密切配合，形成全面立体的电子档案管理工作管理战线，发现问题、解决问题，努力在它们出现之前全面解决它们。同时，要简化管理流程，提高电子档案管理的工作效率，更好地确立电子档案管理的地位，保障电子档案管理工作的顺利开展。

2、电子档案的安全性提升

进而进一步加强了电子档案设备及其网络的安全性。它仅用于存储档案信息，不能用作其他设备。为了避免数据信息的丢失，另外定期检查和维护的目的是如果数据损坏了，备份的数据可以再次使用，这样就不会造成严重的信息丢失，我们是通过网络防火墙等一些安全措施，有效加强对网络安全的管理，从而能够有效避免数据传输过程中出现数据丢失和数据损坏的问题。

3、加强员工管理，提高档案保护意识

由于电子档案提供和使用方式的多样化及其所依赖的多种技术，带来了利用工作的重要性。从技术上保证档案管理的安全性，使电子档案的信息得到最大程度的利用，使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，要提高电子文档生产者和管理者的责任意识，养成忠诚、认真负责、精益求精的工作态度。这是保证电子文件的原始性和真实性的根本措施。

4、电子档案管理人员的综合能力有待强化

电子档案管理工作开展中，决定其工作效率和质量的基础因素就是电子档案管理人员的综合能力，包括了计算机应用能力、信息化办公能力等等。而在现阶段的电子档案管理工作中，部分管理人员受传统档案管理模式的影响，其信息化档案管理能力以及计算机设备的操作能力都有所不足，这就造成了现阶段电子档案管理工作的效率和质量难以发挥，给档案管理工作的现代化发展带来了不利影响。

5、电子档案管理设备有待更新

电子档案管理中，档案调取速度、储存速度以及档案分析速度的主要影响因素就是电子档案管理的设备，而现阶段部分行业的电子档案管理中，存在设备老化情况严重、硬件设备质量不足和软件系统搭载速度不足的现实问题，因此造成电子档案管理的优势难以体现。陈旧的电子设备容易在档案管理过程中出现死机的情况，造成档案数据丢失，给档案管理工作的开展带来严重的不利影响。

6、电子档案管理中大数据平台建设不足

电子档案管理的重要功能属性之一就是通过大数据平台的建设，实现对档案数据信息的永久储存以及对档案数据的全面分析，便于行业进行档案对比，以实现行业的最优化选择。而在现阶段电子档案管理中，还存在着档案大数据平台构建不足的现实问题，不仅使电子档案保存面临着硬件设备损坏而发生档案数据信息丢失的威胁，也使电子档案管理中档案信息分析能力无法发挥，没有办法实现档案数据的对比，因此给档案管理工作的发展带来了严重的不利影响。

电子档案管理中安全防护机制有待完善。电子档案管理作为依托于现代电子信息技术的新型档案管理模式，虽然大幅提升了档案管理工作的效率和质量，使档案管理功能更加完善，但与此同时，也面临互联网信息安全问题的威胁，因此落实安全防护机制有着重要意义。而现阶段的电子档案管理中，安全防护机制的建设还有待完善，使电子数据档案面临着信息泄漏的威胁，给行业发展埋下了安全隐患。

7、加强硬件环境设施建设

加强硬件环境等基础设施建设，为电子信息档案管理提供安全保障严格按照《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和电子信息档案管理要求，积极配置与电子信息档案管理工作相适应的数据服务器、应用服务器、入侵检测系统及防火墙系统等，以保障计算机及其相关配套设备、设施的安全及运行环境的稳定高效，最大程度满足对大量电子档案数据存储、读取及安全的需求，不断提高电子档案的管理水平。

8、构建强大的信息安全防范体系

主要包括为电子信息档案管理系统服务器和用户终端安装防毒软件和防火墙系统以及对重要电子信息档案进行定期备份等。通过在服务端和用户终端安装杀毒软件，能有效避免电子信息档案在使用管理过程中，被病毒侵害以及被非法盗取、任意篡改等情况的发生，最大程度减少电子信息档案管理工作的损失。然而，安装强大的防火墙系统也十分必要，通过该系统能有效阻挡来自外部网络的非法用户对档案管理系统的入侵及破坏，为电子信息档案管理工作构建又一道安全屏障。由于恶意病毒对电子信息档案的破坏无处不在，所以对重要电子信息档案进行定期备份也相当重要，通过定期备份，能极大降低信息数据由于系统崩溃而造成无法还原的现实，一般可选择服务器备份及光碟或移动磁盘备份等形式。

9、构建科学的电子信息档案管理使用权限

构建科学的电子信息档案管理使用权限十分必要，通过构建科学的管理使用权限，使管理使用更规范，有效杜绝管理人员随意操作、个别用户越权访问等情况的出现。一是构建用户自主保护级。为每名用户分配一个身份，只有通过身份鉴别确认，才能有权进入电子信息档案管理利用系统。二是构建访问控制保护级。访问验证保护级重点强调访问监控器本身的可验证性，主要作用是保证电子信息档案系统数据不被非法访问以及使用。通过对进入系统的用户进行访问控制，规定哪些用户可以登陆系统，并获取档案数据;不同级别权限的用户所访问的信息档案是不同的，并限定用户对电子信息档案数据进行随意操作，防止信息档案被篡改、增减、下载等。三是构建系统审计保护级。在用户自主保护级、访问控制保护级的基础上，重点强调系统的审计功能，通过系统审计功能，对每一个登陆使用系统数据的用户行为进行审计，使每一个用户对自己的行为负责。

10、重视电子文档的安全管理，健全安全管理机制

首先，要进一步提高档案管理员的工作责任感和安全责任意识，按流程彻底完成电子文档的录入、存储和传输。档案管理人员必须及时记录档案信息的变更和使用情况，以便后续查询。二是采用定期备份的方式，将电子文件信息一式两份或两份以上，存储在不同的存储介质上。电子档案容易受到黑客和病毒的攻击，这可能导致内容丢失和档案无法打开。有时，由于档案管理员的人为错误，档案信息可能会被意外删除。您会发现备份您的电子文件对于确保您的文件信息的完整性非常重要。此外，存储电子文件的设备应专用于专用机器，以进一步提高电子文件的安全性。当存储电子文件的计算机用于其他用途时，不可避免地会包含用于其他任务的媒体信息，增加了病毒感染的可能性，对电子文件的安全构成潜在威胁。最后，随着时间的推移，计算机上会产生大量无用的文档信息，往往会导致文档的误删或误用。这就需要对软硬件设施进行定期维护和检查，及时进行软硬件升级，以保证电子档案管理系统的正常运行。通常借助技术措施防止非法访问或篡改电子文档的技术措施包括数字签名、防火墙设置、身份验证、病毒防护和读写权限设置。

三、电子档案管理的意义和发展现状

档案管理作为行业发展中重要的工作组成部分，在新时代信息技术体系高度发展的背景下，档案管理工作的模式也发生了巨大转变，由传统的纸质档案管理逐渐向着电子档案管理模式发展。相比较于传统档案管理工作中的纸质档案管理，电子档案管理是档案管理工作现代化发展的重要体现，其意义主要体现在两个方面：首先，电子档案管理效率更高。电子档案管理是计算机和数字信息技术为核心的，通过电子化档案储存，在需要时，通过档案信息检索，能够快速将所需档案调取出来，大大提升档案管理工作的效率。其次，电子档案管理的时效更长。传统档案管理过程中，由于纸质档案本身的易损性，在风化以及环境腐蚀的影响下，档案的清晰程度会逐渐下降，再加上纸张变色的影响，导致档案的储存时间较短。而电子档案管理则能够避免这一问题，通过电子信息模板，能够在计算机系统中长久储存。

随着新时期数字信息技术的发展，档案管理工作中电子档案管理逐渐实现了对传统纸质档案管理模式的替代，并且受到了业界人士的广泛认可。在现代档案管理工作中，电子档案管理功能愈加完善，除了基础的档案管理外，逐渐衍生出档案分类、汇总等功能，并且在现代大数据平台的建设应用中，还实现了平台中档案的分析，为行业档案管理工作开展提供了现代技术支持。并且电子档案管理中档案的传递也更加便捷，通过网络数据传输能够将档案快速传递给另一方，大大提升了档案传输速度。

四、结论

综上所述，电子档案管理取代传统档案管理是必然的。虽然档案管理会越来越简单方便，但这也要求我们的档案管理工作者能够熟练掌握电子档案管理的方法和技巧。因此，做好电子档案管理工作是档案管理工作的关键。管理电子档案涉及许多因素。我们必须不断提高和完善自己，才能真正掌握信息技术，做好电子档案管理工作，最大限度地发挥电子档案管理的优势，提高信息时代的电子档案管理水平。工作效率。

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