房地产档案的分类原则及利用

房地产档案的分类原则及利用

李晶

身份证号码：421102198904283626

摘要：在我们国家里，房地产市场是处于一片火热的阶段，每天都有很多的房地产交易，因此，当所有的交易完成过后都会被记录下来，留下相关的证据。但要确保房地产档案的真实可靠性和连续性，就需要适时的应用房地产的分类原则来进行房地产的分类。这样有秩序的、稳定的来分类才会将房地产市场维持一片祥和，也会促进房地产持续健康的发展。

关键词:房地产;档案;分类原则

引言：不动产档案的类型很多，也很繁琐且复杂多样化，整理起来是一个很大的工程量，不但要集中精力，而且还要仔细，要做到这一点，就必须要制定一个正确的分类原则，只有了解房产档案的分类原理，才能根据这些原则来进行分类，这样既节省时间，也更便捷，而且可以保证房产档案的完整性和连续性。

1.房地产档案的收集,是档案管理工作的起点和基础,是不可缺少的重要环节。

1.1在采集房地产工作中，应该保证每次登记、变更流程和运用到的产权活动文件资料的连续、准确、详实，做到文件材料形式、规格、技术指标、验收标准等方面的一致，并在收集纸质不动产文件资料的时候，也应该注意收集感光载体的档案资料和磁性载体的档案资料，避免档案的单一化模式。

1.2不动产资料的存档时限应依据不动产资料的形成过程的特性而定，以便于集中、统一管理、保持不动产档案的完整性与安全性、便于保管与使用为目的，采取“随时存档”、“定时存档”的原则。

2.房地产档案整理

房地产档案整理就是对各种类型的不动产资料进行顺序排放、归顺类别、编制抬头，使这项流程更程序化、整齐化。不动产档案分类，使档案系统化、标准化、规范化，分类应兼顾分类体系的宽泛、分类体系的严密性，并确保分类目标的稳定性，不能多频率的地变更分类方案，分类方案的分类体系应合理、安全、可靠。不动产资料归类后，还要对各类档案资料进行立卷，立卷工作的内容主要是卷内资料的整理、编码、填写卷内的目录、考卷、卷宗的封底、卷宗的装订。

3.房地产档案的保管期限

房地产档案的保存期分为永久、长期、短期三个阶段。任何具有长期研究使用价值的重要凭证，均视为永久保管；凡16至50年间具有研究、利用的重要凭证，都需要永久保藏；凡是在15年以内具有考查研究、翻阅比对的重要凭证作用短期保存的不动产档案，主要工作内容就是采取有必要的预防措施，防范于房地产文件资料损坏和破坏、延长其使用年限、保持其完整性和连续性的方法。

4.房地产档案分类原则

4.1什么是房地产档案

不动产登记是房地产相关的主管部门在房地产发证登记、房地产交换、变迁拆除、建设用地和租用土地活动中，通过收集、整理、鉴定，完成相关手续形成的房地产产权人。建筑物的天然状态和使用的情况，应用文字资料、计算资料、图纸、图表、录像带、录音带、磁介质软碟等形式来存档到房地产相关部门。

4.2依照用途进行分类

在不动产的归类时，可以根据不动产的使用情况对其进行归类。按用途划分不动产档案，简而言之，就是根据不动产的不同用途，将不动产档案归类，并将同一用途的不动产档案集中管理。该方法经常用于不动产档案的归类工作。

4.3依照产别进行分类

根据不动产的产级划分，对不动产的归类和归类，也是一种常用的方法。产权属性是由物业管理部门制定的，有自己的严格的规定。在使用产别进行分类时，只要根据有关规定，首先确定其产别的属性，然后对不动产资料产别的差异不同进行整理排序，分别进行管理和使用。

4.4依照地域进行分类

在不动产档案的归类工作中，也将采用按地区划分不动产档案的方法。按照地理位置来划分房产档案，顾名思义就是按照房产的地理位置来分类，一是按照地理区域位置来进行分布的，二是按照区域的平面分布，三是街道的名字，道路的名字，然后是建筑，然后是房子，在然后是单元。

5.分类体系的特点：

5.1分类体系的可包容性

不动产档案的类型系统应具有广泛的包容性，能够容纳各种不动产登记活动中形成的各种档案，从而确认“档案归档”，实现科学合理化的分类体系。

房地产档案分类法的类别系统，应能容纳所有的房地产档案，以确保每一种、每一部分的房地产档案在分类系统中都能找到自己的定位。在不动产文件的具体归类中，若某些文件无法找到其所处的台理，则表明该方案不能包容，从而极大地削弱了房地产档案的分类指导功能。在此基础上，应为以后的文献类型增加、内容的发展留出空间。

5.2分类体系的严整性

分类方案的类目系统是由不同类别和不同级别的属类的相互联系构成的，通常采用“F”的形式来表示各个层次的隶属关系，这些隶属关系是通过一个大类逐步展开的。任何上位类一定要包括其所属的 F位类， F位类必须是其上位类的一部分，而上位类与 F位类是整体与局部的关系，因而，在分级体系中，每个层次的垂直排列的类天就构成了一个类群，通常称为“类群”。在水平上，它代表了所有的同位型、同位性的类别。存在着大位间的同位类和同位类的关系，它们之间存在着一种互相排斥的关系，也就是说，它们只能并排并行，而不能互相重叠。所以，同位类的日期，就是“类列”。综上所述，不动产归类方案，实质上是一套严格的房地产档案分类系统，它包括了类系和类别。这是对不动产档案进行科学分类的一个重要前提。

5.3分类的相对稳定性

分类是不动产档案管理的基本要素，不动产档案的归类关系到房屋管理工作的斗争，假如房屋的不动产档案有变动，就会牵一发而动全身，从而产生一系列的工作变动。一些人甚至要重新开始。所以，我们在房地产档案的分类中，一定要保持一个相对稳定的长期，不能经常或频繁地改变分类方式和分类系统，为了房地产系统的完整链。

6.房地产档案的利用

6.1房地产档案利用必要性

不动产档案是物权合法、合理的物权凭证，是物权与物权的合法证据。不动产档案在实践中是具有法律效力的，其来源要有真实性、正确性，并且要有相关的连续性，才能使其在我国的财产保险制度中得到充分的利用，从而使其在法律、合理的范围内得到有效的保护。

6.2利用面窄、准确性得不到保障

当前，国内房地产企业的档案使用，大多是在本部门内部使用，而不具备面向社会、面向国家的有效机制。如果只是在一个部门内部使用，很大程度上是对资料的浪费，并未发挥出不动产资料最大贡献率。很容易造成错误的记录和遗漏，这样不但无法推动房地产的发展，而且还会对房地产的发展造成一定的阻碍。

6.3房地产档案工作人员良莠不齐

不动产登记工作不只是一项简单的文件整理工作，它更是反映房地产市场的经济发展和不动产的附属关系的一种有效的证明，它具有法律效力，并且要确保其真实性、延续性和有效性。房地产档案工作人员要想降低其失误率，就必须要有专业的专业知识，降低自己的失误，以保证其真实性。但是，我国当前的不动产登记工作，其工作人员的专业素质和综合素质还有待进一步提高。房地产档案从业人员必须具备相应的专业知识和综合素质，才能从根本上推动我国房地产市场的健康发展。

6.4完善房地产档案利用工作的侧重点

现在的社会是一个高速发展的互联网时代，我们对房产的使用不能再局限于以前的旧观念。要与时俱进，紧跟时代发展趋势，加强网上房产档案的更新，建立一个完整的链条、完整的目录、全文数据库，以达到数据整合的目的。可以利用互联网进行数据共享，提高数据的使用效率。因此，如何有效地开发和使用房地产，促进我国的房地产市场繁荣。

7.房地产档案的利用方向

7.1利用房地产档案管理房地产权属关系

在我国，每天都会发生大量的不动产买卖，而不动产产权的转移则是产权关系的变迁。不动产档案的开发和使用，是直接、有效和合法的证明文件。不动产的买卖、交割、转增、合并、裁决等情况可能会引起产权关系的变化。不动产登记文件是最直接、最直观、最容易获取的证据，是不动产登记制度安排与管理的重要依据。

7.2利用房地产档案规范房地产市场行为

房地产业是国民经济的主导行业，其兴旺与发展有赖于日益活跃的房地产市场。所以，要确保有一个稳定、规范的房地产市场，才能持续地发展下去，就需要对房地产的存档工作进行清晰的界定，并对其进行真实性、连续性的保障，以便于在需要的时候对其进行合理、有效的验证，进而对房地产市场进行规范。

7.3促进房地产市场的经济发展

房地产档案是房地产市场未来发展的趋势，也是经济评价的重要依据，它可以反映出近年来房地产市场的动态，其中产权变动频繁，区域之间的产权变动，反映出房地产掀起的热潮和房地产所存在的地方性差异，就能说明那一版块是需要落实的，也是能更好发展的。这样，有关工作人员就可以清楚地看到，下一步要针对哪些地区、哪些现象，采取相应的措施，以促进房地产市场健康持续的发展。

7.4解决房地产交易纠纷

在不动产买卖中，很有可能会发生纠纷，而一旦发生了这样的争议，就需要有相应的依据来判断，哪一方才是对的。而且这个基础还得有一定的可信性，首先要证明自己的房产是合法的，而且要有法律上的约束力，不能是假的。而不动产档案恰好满足这一条件，它的真实性、持续性、真实地反应了不动产的附属关系，并具有法律效力。是解决买卖合同纠纷的一种行之有效的方法。

结束语

综上所述，按照目前形势来看，房地产业发展很快，房产档案的数目也越来越多。传统的不动产档案的分类原理与使用方式，已不能适应档案的发展与使用需要。档案管理机构要不断丰富档案分类的原理与方法，不断创新档案的开发与使用方式。目前，我国的房地产市场处于火热时期，房地产市场尚不完善，这就使我们对不动产档案的建设显得尤为重要。不动产档案管理单位既要掌握归类的原理与使用，又要对其进行合理的编研，而归类的原则与使用，则是归档的先决条件。房地产企业要做好房地产档案的归类和使用，就应该培养出认真负责的管理人员，提升管理素养和专业水平，达到房地产市场的高潮，推动我国房地产业的繁荣和发展。当然，建立健全的不动产档案系统还很困难，但是，只要严格遵守相关法规，一定会有成功的一天。

参考文献：

[1]陈霞红对房地产档案利用的思考城建档案2011(10).

[2]乔微.浅忆房地产利用档案时空.2005(2).

[3]罗克娜房地产权属档案数字化的实践与启示档案时空.2009(6).

[4]徐海燕浅议如何利用房地产档案。华章2011(18).