档案信息化建设与档案管理的研究

档案信息化建设与档案管理的研究

刘红芳

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摘要：随着科技的不断进步，我国步入信息化时代。各个产业单位在开展相关管理工作时都融入了现代信息技术，这在很大程度上促进了各产业的发展。因此，在开展档案管理工作时，有关单位必须做到与时俱进，把现代技术融入档案管理工作中，并借此完善现代档案的信息化建设，克服传统档案管理模式的缺点，提高现代档案管理工作的质量和效能。有关单位若想推进档案管理现代化建设，就必须全方位了解传统档案管理模式，把握当前互联网时代档案信息化建设的重点问题，并结合现实情况，采取更加科学的管理方法，以提高现代档案管理工作的信息化水平。

关键词：档案信息化建设；档案管理；研究

引言

做好档案信息化建设是新时代实现档案工作现代化的必然之举，对推进档案管理数字化转型，提高档案服务质量有积极推动作用。档案管理工作者要重视档案信息化建设，以新理念、新技术、新手段从多个角度、多层次全方位加大档案信息化建设力度，推动档案管理质量和效率不断提升，满足档案服务社会的发展需求，为企业、为社会提供优质可靠的档案服务。同时，档案管理部门还要立足自身发展现状，以多元化手段革新档案管理，创设良好档案信息化建设与档案管理环境，为全面实现档案管理优化与创新提供助力。

1加强档案信息化建设与管理的必要性

1.1提升档案资料搜集便利性的有效途径

大数据时代下的信息技术，被广泛应用到社会各界，尤其在档案管理中得到快速普及，这在一定程度上促进档案资料录入率的提升，使传统模式下成本高、时间长等弊端问题得到改善，在保证档案资料独立性、完整性的同时，使信息技术的优势作用得到充分发挥。档案资料的数据录入，逐渐走向多元化发展趋势，不再以单一的文字为主要形式，而是在此基础上全新增设图片、音频、视频等多种数据录入方式，这为档案文件的资料搜集、分析、汇总以及录入等创造更多便捷空间。

1.2促进工作效率得以有效提升

基于网络时代的档案信息化建设，实现了人工档案管理模式向网络化发展的转变，为网络档案资源的搜集、查阅、浏览等提供更多便捷，减少许多不必要的中间环节，在提高工作效率的同时，借助局域网这一重要载体，促进了档案信息的共享工作，有效改善了传统档案模式下存储、使用二者的同步问题[2]。并且，档案实现跨地域查阅，使档案资料的传输效率与共享效率得到快速提升，便于档案本身价值的充分发挥。

1.3是保证档案资料完整性的关键手段

通过加强档案信息化建设，可以有效避免档案资料的破坏与损失，真正实现智能化、数字化的档案管理工作，既减轻了用户在档案查阅、拆装、复制等环节的时间成本投入，又有效降低了对原始档案的磨损程度，是对档案资料的一种保护手段，使其内部资料信息的真实性、完整性得到有力保障。当因突发情况需要异地调取档案资料时，档案使用者无须等待，只需要通过计算机网络平台便可实现在线快速调取，突破传统模式下空间与地域的局限性，减少了纸质资料的运送环节，在规避档案资料丢失问题的同时，进一步增强档案信息的安全性，起到良好的保护效果，使其实际使用寿命得到延长。

2档案管理工作的现状分析

当前，计算机已经广泛应用于档案管理、统计和数据检索，依托先进的管理技术和设备，档案管理快速发展。然而，国内档案管理的大环境未能达到预期的效果，依然存在着诸多急需解决的问题。（1）未能形成系统化的档案管理体系。当前，每个单位都是由若干个部门组成，但由于部门太多，缺乏系统的档案管理体系，导致效率低下，没有对档案进行信息化有序的管理。（2）档案管理工作不够规范。虽然很多单位设置了专门的档案管理部门，然而很难将若干个部门需要归档的资料收集到位，加之档案整理不够规范，档案使用不够规范，档案存档不够规范，会因员工借阅档案的不规范使用以及其他情况导致影响他人借阅，甚至资料丢失或者难以查找的情况。（3）档案重视度不够。档案管理部门对档案的管理和归档工作认识不足，部分单位管理体制落实不到位，档案室硬件设施配置不完善，档案室保管条件差，对档案的保管不够规范、无序摆放，存在遗失隐患，没有计划和有序地开展档案管理工作。同时，部分领导干部或档案管理员，对档案管理重视度不够，普遍存在归档不及时、随意现象，管理效能低下。（4）档案队伍配置不稳定。部分单位因为对档案重视度不够，认为档案管理简单易做，导致人员调动频繁，致使档案管理队伍不稳定，档案管理工作无法深入、有序开展，对档案管理的持续性造成了影响。

3档案信息化建设与档案管理的策略

3.1加强对信息化建设的重视，为其奠定可靠理论基础

对于档案信息化建设，档案管理部门先要从思想上加强重视，这样才能确保其顺利、高效进行下去。对此，档案管理部门要全面、精准认知档案信息化建设的重要性和价值，要以此来革新管理层、档案管理部门人员的思想理念，以良好管理意识来推动档案信息化建设，确保以档案信息化建设为基础的档案管理工作能有序展开，提高档案管理实效性。同时，档案管理部门还要积极实施档案信息数字化转化，要制定一个统一标准，以规范化、统一性原则来提升电子档案建设的规范性，构建数据管理系统，为档案信息化建设和管理奠定理论基础。

3.2规范档案管理体系

社会进步推动信息化与档案管理融合，网络科技的发展更是为档案管理工作提供了便利。由于档案管理与互联网技术进行融合对推动社会的发展具有很大的意义，因此，为了推动社会高质量发展，有必要规范档案管理体系，提高信息化管理水准。而相关部门若想更高效地开展档案管理现代化工作，就必须改变传统思维，对档案数字化发展在档案管理工作中的重要意义进行更充分的了解，更加明确档案数字化发展工作的意义，提高对档案数字化发展工作的关注。同时，有关机构也必须合理调整原有的档案保管工作体系，并根据现代化的档案保管工作建立合理的档案保管体系。另外，相关机构也应建立有效的责任管理体系、评价激励机制和奖励体系等，以便档案保管工作人员履行档案保管服务责任，推动档案保管现代化水平和档案管理水准的提高。

3.3提升档案信息化管理水平

随着大量电子档案网站的形成，许多具备较高机密性的档案在互联网上实现了传送，这对计算机档案文件的保密工作具有重要意义。通过电子文书的形式对档案资料加以处理，不但可以把档案记录的作用最大限度地发挥出来，而且对档案资料的长期保护具有积极意义。从为提高电子档案管理能力而进行的大量实际考察工作中可以看出，为了切实达到这一要求，可以从如下几个层面着手：第一，设置专门的具备较高管理水平的技术机构，对专门管理档案的网站和其他电子档案资料系统提供技术协助并进行控制，以便使电子档案文件归档工作具有更强的专业性和规范性，使电子档案的管理更加完善；第二，为了加强对电子档案有关管理工作的有效监控和管理，政府工作人员必须在对电子档案进行管理的过程中，对电子档案做好有效接收、管理、保管、修改格式等管理工作，以便使电子档案管理具备较强时效性；第三，企业必须从不同角度出发，根据企业具体情况为档案安全制定具备较高防范性的策略，以便从源头有效处理安全问题；第四，还需要在对档案系统进行严密维护，使信息化管理系统得以正常运行的同时，进一步优化有关技术条件，并不断把先进的管理理念融于其中，从而使有关工作人员的专业技术素质得以提高。

结语

档案信息化建设与管理是一项复杂、系统的工程，档案管理部门要充分意识到这项工程的重要性和价值，创新其管理模式，以新理念加快档案信息化建设步伐，推进其不断优化创新发展，保证档案管理的安全性和完整性。同时，档案管理部门还要与时俱进，紧跟时代步伐，以资源整合实现统一管理，以强化管理人员责任意识来提高档案管理工作效率，推动档案信息化建设与档案管理良性发展。

参考文献

[1]张　楠.新时期档案信息化建设的策略研究[J].文化产业，2022

[2]马婷艳.档案信息化建设与管理的优化策略[J].陕西档案，2022

[3]刘想想.档案管理与档案信息化建设的探索研究[J].林业科技情报，2022

[4]成　震.事业单位档案信息化建设与管理方法探析[J].文化产业，2021