数字化环境下医院档案管理效能提升探讨

数字化环境下医院档案管理效能提升探讨

叶明恋

福建医科大学附属泉州第一医院  362000

摘要：随着现代信息化和数字化技术的飞速发展，各行各业正在朝着数字化的方向迈进，特别是在档案管理领域，信息技术的运用已经成为不可或缺的一部分。数字化档案管理已经成为当今医院管理的主流，它不仅可以有效地提高档案管理的效率，而且还能够更好地满足数字化环境下的需求，从而为医院档案管理提供更加有效的保障。本文介绍了医院档案数字化管理的优势以及存在的问题，并针对这些问题提出了具体的优化措施以供参考。

关键词：数字化；医院；档案管理

引言：随着互联网技术的发展，医院档案管理变得更加高效，改革传统的管理模式已成为当务之急。其中，档案管理作为医院日常工作的重要组成部分，它包含了多种类型的信息，在医院管理中具有不可替代的作用。在数字化时代，档案管理必须与时俱进，克服目前的局限，总结经验，创新发展。

1医院档案数字化管理的优势

1.1驱动信息化共享

通过数字化管理，医院档案能够实现实时共享和存储，这与传统的纸质档案管理方式有所不同。通过这种方式，医院工作人员可以在线查询和使用档案，提高了档案的利用效率，能够大大减少纸质档案的借阅和翻阅的麻烦。这种技术使得信息共享不再受到时间和地点的限制，无论身处何处，都能轻松获取所需的资料，而且不用担心重复借阅会导致资料的损坏或丢失，使得数字化档案的传递和共享更加便捷。

1.2信息实效性高

在数字化环境中，档案管理的有效性得到了极大的提升。该系统不仅能够支持远程检索，而且操作简单，只需要登录，输入相关的搜索词即可轻松获取所需的信息，而且这些信息还能够被反复使用，从而大大提高了档案的利用率。

1.3促进医疗行业的持续增长和可持续发展

近年来，中国的医疗卫生事业取得了巨大的进步，相关的文件数量和信息量都大大提高。这为医护人员提供了更多的资源，帮助他们更好地开展学术研究和管理，并为中国的医疗事业的长期发展作出贡献。随着数字化档案的出现大大提高了档案的利用率和效率，并且实现了资源的共享，为医疗事业的发展提供了强有力的支持，满足了社会对信息的需求。

2当前档案数字化管理存在的问题分析

2.1医院档案数字化管理有待完善

随着科技的飞速发展，档案管理信息化已成为当今社会的一种重要趋势，但是，在一些医院的实践中，仍然存在着仅仅停留在表面的数字化管理，未能真正落实到位。主要表现为重视硬件设备的应用，但是忽略了软件系统的升级和革新，数字化管理仅仅停留在检索阶段，而没有实现真正的共享和实时监督。

2.2对网络安全缺乏重视

医院的档案包含了许多重要的内部信息，如果这些信息被不法分子盗取，将会对医院的运营和发展构成严重威胁。然而随着科技的发展，医院档案的数字化管理已经取得了长足的进步，但是也伴随着一些网络环境的风险，尤其是当前许多医院的数字化档案管理工作，其实施效果远远不及信息风险的防范，这给医院的档案安全带来了极大的威胁。

2.3缺乏完善的档案管理制度

完善的制度体系是医院科学管理档案的基础，然而，尽管医院已经制定了一系列规章制度，但在实际实施过程中，仍存在着诸多问题，需要进一步加以完善和改进。再加上由于一些医院的规章制度缺乏具体的细节，无法满足信息化资料管理的基本要求，这大大阻碍了医院档案管理的高效性和高质量的发展。

2.4档案管理人员业务水平不高

目前，由于缺乏足够的重视，医院的档案管理工作面临着严峻的挑战。专业的档案管理人才短缺，而且缺乏对现有人员的系统培训，导致他们的管理水平较低，思维定式陈旧，无法适应时代的发展需求，缺乏创新能力。

3在数字化环境中医院档案管理应的有效策略

3.1重点开发数字化资源，建立完善的档案数据库

为了提高档案管理的效率，需要开发一个全面的数字化资源库，包括人力资源、财务信息、健康档案和历史记录等。这样就能够有效地将传统的纸质档案转换为更加高效的电子档案，因此在建立医疗设备档案数据库时，首先应该采取一些措施来确保安全性和可靠性必须确保其分类明确、记录完整。为了确保数据的安全性，必须对所有类别的医疗设备进行详尽的登记，并且设定合适的访问权限。其次，为了更好地管理医院的档案，需要建立一个完善的目录体系。这样就能够更加全面地收集各种档案类型和内容，并利用著录标引来提取关键信息，从而更加方便地进行数字化管理平台的信息查询和调取。

3.2加强网络环境监管，确保信息安全

医院的档案和运营状况密切相关，其中一些数据可能会涉及到敏感信息，因此需要尽可能地确保信息的安全。然而，当前的网络环境给数字化档案管理带来了巨大挑战，因此，在推动医院档案数字化的过程中，需要加强对信息风险的管控。首先，为了确保医院档案的数字化开发和使用的信息安全，必须加强网络环境的监督，采取相应措施进行优化，比如：建立完善的内部网络环境，采取加密技术和访问权限控制，以及定期的安全检查和防御病毒和黑客攻击。其次，要备份档案，档案管理人员应该尽快在不同的地方实施备份，并且应该使用性能可靠的备份磁盘，定期检查备份的文件，以确保它们的完整性和易于访问。在将原始文件转换为数字文件的过程中，必须严格按照规定的步骤进行，以确保文件的准确性，并且要经过多层次的审查，及时发现和纠正任何可能存在的错误。此外，档案扫描也必须按照项目、页面的顺序进行，以避免遗漏或扫描不清楚的情况。在开始构建数字化档案管理系统之前，需要确保信息的安全，可以通过设定相关的操作权限来实现，并且严格控制档案的使用和提取。

3.3完善档案管理制度，确保档案安全和有效利用

医院应当积极推动建立一套完善的档案管理体系，根据其发展状况和档案管理需求，制定出科学有效的档案管理制度和数字化档案管理标准，清晰界定各职能部门的职责和权限，并严格执行数字化档案管理的流程、要求和管理内容，同时加强对相关工作人员的监督和约束，以确保数字化医院档案的有效运用，并达到规范的标准。在录入档案信息的过程中，各位工作人员应当严格遵守录用要求，精确地将信息分类，以保证录入的准确性。此外，对于设定有使用权限的档案信息，任何部门的相关人员在查阅和使用时，都必须先向部门领导提出申请，经审批通过后，才能够正式操作和查看，绝不得越级、私自违反规定。

3.4强化对档案管理人员的综合能力提升

随着数字化和信息化的迅速发展，数字化医院档案管理已经成为现代医疗行业的一项重要任务。为此，医疗机构的档案数字化管理人员应该充分认识到这一重大变革的重要性，并且根据具体情况，努力提升自己的专业知识和信息系统操作技能，以便更加有效地完成档案管理任务。医院应该为档案管理工作者提供全面的培训和学习，包括但不限于专业知识、技能、职业素养、思想道德等，以确保他们掌握最新的档案管理技术，并熟练运用各种现代化的数字化设备，同时，档案管理工作者要具备良好的责任感和职业素养，以确保档案管理工作的有效实施。

4结束语

总之，数字化管理在医院档案方面起到了重要作用，它不仅符合医疗事业的改革和时代的发展需求，而且为提升医院档案管理水平提供了坚实的基础。因此，医院领导者应该坚持以科学的思维来指导工作，加强对信息技术的运用，促进数字化建设。同时，为了更好地促进医疗卫生事业的发展，应当积极推动档案管理规范的完善，严格执行网络环境的监督，确保档案信息的安全性，并且大幅度提升医院的数字化档案管理能力，以期达到更好的服务效果。

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