浅谈建设项目档案管理的超前意识

浅谈建设项目档案管理的超前意识

张海燕

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摘要：近年来，社会进步迅速，基建工程档案企业业务流程相对复杂，包括项目前期准备工作、项目设计及施工、工程监理、竣工验收等环节，其档案管理牵涉方方面面的工作，较为烦琐。随着网络与信息技术的发展，我国已步入信息时代，大数据技术被广泛应用到各行各业，基建工程档案企业的档案管理工作也要紧跟时代发展步伐，结合传统档案管理模式，将大数据技术应用到工作中，加快信息化管理进度，提高管理效率。基于此，首先分析基建工程档案工程档案的类型与特点，其次阐述数字化时代基建工程档案工程档案信息化管理及建设策略，最后分析基建工程档案工程档案信息化管理及建设的保障措施，以期为提高基建工程档案工程档案信息化管理水平提供参考。

关键词：建设项目；档案管理；超前意识

引言

工程档案管理是工程建设项目过程中的重要组成部分，好的工程档案管理可以为工程建设的施工与工程规划提供科学合理的参考资料与科学依据。工程档案在施工项目中有着规划、管理、建设等一系列的记录作用，在工程档案管理中，起着一定作用的图片、影音、文字及部分摄影制品等资料，这些是工程管理过程中直接产生或间接产生的工程记录。传统的工程记录都是纸质资料，需要的资料存储空间都是十分巨大的，档案管理工作十分繁重，工作量大是传统工程档案管理的特点。且由于纸质档案对档案的储存空间要求较高，一旦有火情发生就会对档案管理产生最大的损失。传统纸质档案管理需要投注大量的人力物力对档案进行梳理归类，且纸质档案较多导致查找难度大，保存难度大等问题。

1工程档案管理的现状与所面临的问题

在现代工程快速发展的今天，传统的纸质档案保存与档案管理方法已经不能满足与现代工程量激增的现状。所以将现代信息数字化技术运用到工程档案管理过程中来，是现代工程档案管理改革刻不容缓的关键举措。工程档案数字化建设与档案管理可以将传统的纸质档案进行电子录档保存，档案的建立与录档更加高效快速，不会出现档案损坏及丢失等情况。数字化档案可以多份备份保存，不会因为一份档案的丢失而造成工程资料丢失的情况发生，工程档案数字化建设对于现代工程建设是一项大的技术跨越。

1.1档案管理模式效率低

档案是记录工程生产与经营过程的重要载体，在工程建设与管理过程中，记录工程档案对工程的进度记录及后续工程回顾等具有重要的记录作用。同时这个作用也导致了传统使用纸质记录档案的工作繁重，大量的记录档案需要被认为记录与录档。档案的管理不光是简单的档案记录与保存，如何对档案进行归类和鉴别是档案管理的重要组成，需要对档案进行定期整理、分类、保存。这些工作都需要大量的人力物力投入，且档案管理是一项细致入微的精细工作，需要档案管理人员有着极好的耐心。传统的人力管理模式与纸质档案记录有着工作效率不高，且工作内容枯燥乏味等特点，在工作繁重的同时还容易产生人为的错误。传统的档案管理模式让人们对工程档案管理工作望而却步。

1.2档案管理规划滞后

目前在工程档案管理中，大部分都没有建立起科学有效性的档案管理制度。还是按照传统的管理模式，难以让工程施工过程中各部门做到有效一致的档案管理，这样对大量的工程资料来说是十分危险的，各部门资料之间协调与配合不够，会让工程档案的梳理分类工作浪费无畏的时间情况。传统档案管理模式无法有效的组织起整体的档案梳理工作，因档案的繁杂性，大量的档案需要人为记录录档，稍有差池就会导致前功尽弃。

2优化措施分析

2.1健全信息标准，防控档案安全隐患

第一，基建工程档案工程档案在使用信息技术进行档案资料采集、存储、归档及管理中涉及多个项目运行环节，包括工程造价咨询、招标代理、施工管理、工程监理、财务管理、跟踪审计及档案管理等多个部门或单位，在一定程度上存在信息泄露或数据遭到破坏的风险，特别是在信息技术与基建工程档案工程档案相融合的大环境中，防范信息安全风险显得尤为重要。为确保档案信息化管理系统与网络管理系统在档案信息化管理及建设过程中的数据安全，基建工程档案企业信息部门要制定相应的安全标准，结合单位实际确定保密级别，设置信息安全阀门，并制定安全防护措施，尽量避免信息技术、网络安全不完善造成不良影响，如数据丢失、泄露或遭遇黑客攻击及信息被窃取等。第二，基建工程档案工程档案信息化管理及建设从构建数据库到数字化平台，在技术及管理方面尚存在不足，需要技术人员进一步探索档案信息化管理的方法，并在实践中总结经验、教训，制定信息化管理的新标准，实现档案信息化管理的精细化、规范化。例如，提高对档案信息化管理的重视程度，选择学习与业务能力强、专业对口、具有良好职业道德的档案管理人员负责档案信息化管理工作，确保专人负责该项工作；做好工程资料的数据采集工作，对工程重要环节的资料要设定归档时限，以保证工程项目管理人员与参建单位能随建随收、及时对接，确保归档资料的完整性；档案审核人员要把好档案资料审核关，做到环环相扣，确保参建单位可以及时对接施工资料，确保入库档案的真实性、原始性与准确性；加强与软件开发企业的沟通，构建完善的应用反馈与评价机制，利用适时调整档案入库标准、定期抽检及后台管理模块等技术方法，规避并改善审查遗漏、查档缓慢、文不对题及加密不清等问题。

2.2健全管理机制，优化完善过程管理

在当前的时代背景下，对于建设工程档案管理工作来说，不仅要科学合理，简明实用，还要具备双向性。双向性就是一方面要对员工的工作行为进行约束，另一方面要使领导能够以身作则，更好地保障制度执行的严肃性、规范性。对于档案部门来说，是制定档案规章制度的主管部门，同时也是规章制度的执行部门。在进行规章制度的完善与优化过程中，要做到奖罚分明，体现制度的权威性。通过不断优化相应的管理制度，做好过程管理，更好地提升建设工程档案管理的实效性。在管理制度的完善环节需要考虑以下几个方面：第一，是否建立了明确的责任制度。对于建设工程档案管理来说，要将责任进行细化，使各部门之间通力合作，彼此配合。第二，是否制定了严格的审查机制。对建设工程档案本身进行检查，监管部门要设立相应的反馈制度。在管理体制的制定和完善环节，各单位要因地制宜，灵活处理，在保证每一环节规范化的同时，更好地提升档案管理的整体效率。

2.3构建网络系统，围绕系统管理档案

第一，基建工程档案工程档案是掌控工程施工、工程质量、工程进度与费用支出的重要凭证，基建工程档案企业要利用档案信息化管理系统与网络管理系统，将档案资料和项目管理相结合，构建档案管理与项目管理相互支持、同步运行、相互促进的新模式。第二，基建工程档案企业要构建档案管理数据库，用于存储历史数据与在建设项目数据等。历史数据一般由已竣工验收的施工项目提供，只需要把纸质档案扫描进档案数据库存储即可，以利于后期档案的查询、使用。同时，大型的施工项目往往由多个参建单位组成，需要基建工程档案企业在数据库系统设置独立的系统，再由基建工程档案企业将这些独立系统关联起来，根据项目建设阶段与管理范围设置使用权限与身份验证；利用主系统对招标采购、设备材料、施工现场、工程监理、咨询服务及财务审批等进行控制，做好工程进度与质量等方面的动态管理及项目全过程监督。需注意的是，在主系统权限的控制上，必须做好网络安全管理，及时更新并完善系统管理与信息技术。

结语

随着现代网络信息技术的普及，档案管理不再是传统的手写与纸质档案记录，利用信息数字化技术对档案管理工作进行改革升级是现代工程档案管理升级的重要举措。将传统的纸质档案记录与现代数字化档案管理进行良好的技术交接与承接，是现代档案数字化建设与档案管理所具有的重要意义。

参考文献

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