资源共享视角下事业单位档案信息化建设维度分析

 资源共享视角下事业单位档案信息化建设维度分析

刘振强    

山东省栖霞市亭口中心卫生院

摘要：档案是重要的社会公共信息资源，记录了人类活动的众多原始信息。随着互联网、信息技术的快速发展，事业单位在其日常管理过程中实现电子政务、无纸化办公，产生大量重要数字档案信息资源。新修订的《档案法》将“档案信息化建设”列为单独一个章节，提出“国家推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用”。2021年，《“十四五”全国档案事业发展规划》提出，要完善档案信息化发展保障机制，加强电子文件归档，以及电子档案移交接收工作，加快推进数字档案馆（室）建设，统筹推进档案信息资源共享平台建设。因此，在档案信息资源共享背景下，事业单位及档案管理者思想上要筑牢档案信息化建设理念，行为上要运用信息化技术手段，方式上要拓宽档案信息化资源广度深度，从档案信息化建设的目标、方式、要素和保障四个维度，推动事业单位档案信息化再上新台阶，为事业单位发展提供有力信息支持。

关键词：资源共享视角；事业单位；档案信息化；

引言

在数据量庞大的时代，数据管理和信息开发的道路为采取进一步行动奠定了基础。作为文件管理的一部分实现信息共享的途径是推动时代向前发展的一个不可或缺的先决条件，它为简化和科学地管理企业文件以及简化业务部门的管理和服务提供了关键优势。在档案管理中，您可以将大量资料整合至档案管理的方式，以改善企业档案的管理，并改善企业档案的管理。

1资源共享视角下事业单位档案信息化维度分析

该法，“档案”是各种形式的历史，通过机关、团体、企业和其他组织以及个人过去和现在在经济、政治、文化领域的活动……对国家和社会来说是不可或缺的。根据管理局的报告，“各机构在文件管理方面的工作是管理局的一项重要任务，对于促进司法、科学决策和治理至关重要，也是保护机构和个人权利以及维护管理局历史相关性的一项重要任务。《国家档案业务发展计划》14. 15明确指出，“加快文件信息的发展，推动文件管理现代化构建企业信息档案应使服务行业现代化，推进业务单位管理，以决策科学为重要目标。

2事业单位档案管理现状

随着社会经济的发展和信息技术的优化，各个行业的需求也在增加。企业单位当前的文件管理存在问题，由于大小、人员结构等原因，对文件管理提出了不同的要求。部分事业单位不重视档案管理工作，导致档案管理手段落后，档案管理人员工作效率低下。事业单位档案管理工作需要根据员工的综合素质、工作环境进行考核评估，结合档案管理工作质量水平，分析其中可能存在的问题，避免因为档案管理工作的疏忽而出现各类问题。在实际工作中，部分事业单位没有建立完善的档案管理制度，内部规章制度不规范、不合理。在日常工作中，部分档案管理人员对档案管理制度不重视，导致出现资料丢失、保管不当等问题，直接影响了档案信息资料的安全保管，影响了事业单位工作的顺利开展。针对当前事业单位档案管理的实际情况，有关部门应该积极转变管理理念，创新管理模式，不断提高档案管理人员的综合素质，提高其知识技术水平，确保档案管理工作的持续发展。在实际工作中，档案管理部门要加强与各单位领导之间的有效沟通和交流，以有效发挥档案管理信息化建设的积极作用，探索符合时代发展的档案管理模式。

3事业单位档案信息化管理

3.1缺乏统一的管理规范

在事业单位体制改革的大背景下，很多单位都在加强信息系统的建设，但在实际应用中，由于各单位之间存在着部门之间的关联性差、适应性差等问题，很难通过单一的文件管理来实现对各类文件的查询和检索，导致了资源共享性差。随着时代的发展，档案的涉及面越来越广，内容也越来越丰富，但由于工作流程和规范性的落后，导致了档案工作的效率大打折扣，很难发挥其应有的作用。

3.2资源配置不足

在事业单位信息化建设中，软硬件设备的配备是事业单位管理工作的重要组成部分。在现有的基础设施中，加强对档案信息和资料的存储，是推进档案管理信息化的关键。目前，我国大多数事业单位的硬件设备都比较落后，其主要原因是审批手续复杂、回复迟缓，信息化建设缺乏资金支持，导致硬件和软件更新滞后，无法持续推进档案管理信息化建设。

3.3信息化建设基础薄弱

在技术层面，许多事业单位仍缺少必备的软、硬件设施。档案数据库建设开展不到位，虽建立了档案数据库，但未能与电子档案相联系。一些事业单位只注重安装硬件，不注重开发软件系统。在人才层面，管理人员如缺乏档案管理和信息知识，将无法对关键环节进行规划；

4事业单位档案管理信息化建设的策略

4.1制定科学的档案管理信息化建设规划

首先，在档案管理信息化建设的过程中，必须制定科学的规划，明确自身职能定位及发展目标。以相关要求及行业趋势为基础，制定合理的档案管理信息化建设规划，结合当前经济发展水平、社会环境以及国家对事业单位的管理要求，更好地提高事业单位整体工作效率。其次，事业单位需要不断完善工作流程，制定相关工作制度，不断提升其服务水平。在当前档案管理信息化建设过程中，事业单位应结合实际需求确定具体的规划，在加强现代化技术应用时，需要注意将档案管理信息化建设与生产管理融为一体。最后，为了更好地促进事业单位工作效率和服务水平的提升，应该不断完善档案管理信息化建设的服务内容并严格按照相关要求开展工作。例如，在档案管理信息化建设过程中，可实现档案信息共享、查询，并提供个人、单位联系方式等数据库信息；还可以充分利用QQ、微信公众号等平台开展工作，通过内部网站提升档案信息的公开度，促进各单位信息以及工作进展情况之间的交流、沟通等，并借助公共服务平台为受众提供优质服务，有效提升其工作质量和效率。

4.2整合信息资源，充分利用信息化共享平台

要保证档案信息的连续性。为实现档案信息化建设无缝对接，应统一档案软件，按统一要求数据存储，同时要制订统一规范、匹配电子目录和数据库文件，打通信息资源共享的技术壁垒。事业单位同时承担社会发展的职能，在政策允许的前提下，有必要创设档案网站服务中心，和民生网、将相关单位档案服务中心合并。扩大归档信息利用的范围。在实现档案管理与办公自动化有效衔接的基本功能之外，事业单位建设数字档案馆可体现部门特色，为上级机构和下级单位服务，拓展数字档案馆的功能。

4.3提升档案管理人员素质

档案管理人员的业务素质水平直接关系到档案信息化的实施。因此，在档案信息化建设中，通过加强培训，强化教育和指导，使有关工作人员能根据自己的能力和素质情况，适时地进行专业知识的更新和提高。通过聘请专家学者到单位进行有针对性的内部培训，提高档案管理人员运用计算机技术的能力，丰富新技术在档案工作中的运用；同时，要加强档案工作人员的思想政治工作，激发他们的工作热情，明确职责，使其全力以赴地投身于档案工作。

4.4保障档案信息安全

互联网络脆弱性，资源共享背景下档案信息化建设面临的形势更为严峻复杂。非法访问、恶意篡改、数据丢失等，都威胁着档案信息安全。为此，要切实改变传统安全管理思路，引入密钥、双备份等新型信息技术，提高信息安全防护能力。另一方面，配置安全管理设备，既要做好计算机安全管理，也要维护档案管理应用系统安全，定期进行安全监测、设备维护和软件升级，修补软件漏洞，确保档案信息安全。

结束语

事业单位档案管理信息化建设可以有效提升其工作效率，提升单位整体管理水平。事业单位应积极构建档案管理信息化平台，不断完善档案管理信息化的工作内容，促进事业单位档案管理工作顺利开展。此外要加强对信息技术的应用及相关人员之间的沟通，有效利用现代化先进技术进行档案管理工作。

参考文献

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