人事档案管理信息化建设的主要路径与意义

人事档案管理信息化建设的主要路径与意义

王秀丽

山东省栖霞市公共就业和人才服务中心  265300

摘要：在企业人事档案管理工作中，主要工作内容是统一管理人力资源信息。目前，我国信息化发展得到全面应用，改变了社会经济格局，也改变了人事档案管理的内涵。在这样的背景下，企业人事档案管理工作应当与社会发展保持同步，响应时代的要求，全面落实科学发展观，对相关工作进行改革，加强人事档案管理的信息化建设，提高工作人员和工作内容的水平和效率，促进企业的发展，为社会提供优质服务。基于此，本篇文章对人事档案管理信息化建设的主要路径与意义进行研究，以供参考。

关键词：人事档案管理；信息化建设；意义分析；路径分析

引言

随着互联网技术的逐渐成熟，信息技术在社会生活中得到了普及和应用，档案信息资源呈“爆炸式”增长态势。在信息化背景下，人们已经进入大数据时代，这给传统的人事档案管理工作带来了巨大冲击，也对人事档案管理从业者提出了更高的要求。但是，当前诸多企业的人事档案部门仍旧沿用传统的管理模式，无法有效满足新形势下人事档案管理工作的实际需求，制约着人事档案管理工作效率的提升。因此，如何推动人事档案管理工作走上科学化、精细化之路，是每一位人事档案管理工作人员需要认真思考并积极探索的问题。

1人事档案管理的含义

人事档案是在人事管理活动中形成的，其具体内容主要分为两部分：一是基本情况，包括姓名、性别、年龄、学历、学位、家庭情况等个人基本信息；二是职业履历或荣誉记录，包括岗位名称、任职资格、职务职称、奖励荣誉等。查阅人事档案资料，可以明确员工的工作经历，帮助管理人员了解员工所具备的素质能力，从而为其安排合适的岗位。人事档案管理是对人事部门所记载的职工个人资料等信息的记录与保存，是考察与选拔人才的重要依据，其目的在于增强人力资源开发及人才储备，提高企业的经济效益，实现社会效益最大化。随着科学技术的不断发展，很多企业的人事档案管理也做出了相应的改变，例如人事档案制度改革、人事档案信息化建设、人事档案管理体制创新等，这为人事档案管理工作效率的提高提供了有力支撑。

2人事档案管理信息化建设中存在的不足

2.1制度及观念不足

企业的档案管理工作虽然内容简单，但由于其重复性高，工作人员的工作强度大，面对周而复始的忙碌工作，难免会产生厌烦心态和认知偏差。此外，企业在对人事档案管理工作人员制定工作激励制度方面存在较大难度，因为管理观念相对落后，导致了工作人员对档案管理形成固有模式，难以进行突破改变。另外，在档案管理人员的工作中，部分企业并未针对其部门建设专门的办公及档案管理场所，基础设施不足，导致管理人员在工作中存在漏洞，特别是处理时间较长的人事档案时，因之前问题未得以完善解决，留下较多历史问题，现在更加难以完善。此外，传统的档案管理方式通常为纸质档案，需要专门的存放空间，并要求档案室具备防火、防盗、防潮、防蛀虫等多重要求，这不仅增加了企业的管理成本，而且也给管理工作增加了难度。

2.2基础设施落后

不同的企业对人事档案信息化建设的要求有所不同，因此各机关单位的人事档案管理信息化存在着明显差异。其中，级别越高的企业使用的软件功能也越复杂。然而，部分企业在人事档案管理信息化方面的软硬件开发相对滞后，硬件设施不够齐全，且存在一些缺陷，如网络延迟、未配备打印机、计算机配置过低等。这些问题都会导致需要手动进行信息化人事档案管理，无法体现出信息化应有的工作效率。

3人事档案管理信息化建设的主要路径分析

3.1完善档案管理体系，充分发挥规范化管理

要想对人事档案管理工作的效率和效果加以保障，最为关键的就是创建完善的档案管理体系，结合各方面实际情况和需要来编制档案管理制度，从而为实际工作给予良好的辅助。企业内部人事档案工作的开展务必要保证良好的规范化和标准化，基础档案的内容主要涉及到学习过程中的登记表、成绩单等等，针对上述材料进行分析可以掌握个人的履历以及作风，人事档案的补充材料都需要利用 A4 纸张，书写要用钢笔或者碳素笔，字迹应当保证清晰和整洁，利于后续的长期保存。

3.2加强信息化基础设施建设

人事档案管理工作目标的实现，需要单位加强基础设施建设，为人事档案管理者开展档案管理工作提供充足的软硬件支撑。第一，要加强网络建设，提升网络的通畅性。单位要重视网络建设，在单位中构建局域网，为每一位员工有效开展工作提供网络支撑，使人事档案信息化建设在互联网的作用下得到高效开展。第二，引入充足的计算机、扫描仪、打印机等设备。人事档案管理信息化需要将各类人事档案扫描到计算机中，通过计算机对档案信息进行分类、整理、保存等，所以单位应当引入充足的计算机、扫描仪、打印机等设备。应当根据单位的人事档案规模和档案管理工作的要求等对这些硬件设备进行引入，避免出现设备老化或者设备不够的问题。第三，构建档案信息管理的软件系统。人事档案管理工作的信息化开展，还需要加强软件系统建设，通过有效的软件系统促进档案信息的科学化保存。具体而言，单位应当结合单位的实际情况引入对应的软件系统，在系统中对人事档案管理工作进行设置，根据实际工作需要设置对应的管理窗口，使各位档案管理人员都可以运用系统开展工作，确保人事档案管理有效推进。

3.3认真做好档案监交工作

档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，因此无论是档案机构负责人交接，还是一般档案人员，特别是负责档案保管接待人员的交接，都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。一般档案人员交接，可由档案机构负责人监交；档案机构负责人交接，可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到账物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等。移交文据一式三份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移实文据上签字盖章，以示对交接工作负责。

3.4注重信息化档案管理安全问题的解决

第一，在员工的计算机中安装防火墙软件，并在公司局域网中定期或不定期开展安全检测活动，及时发现安全威胁，及时进行消除。第二，针对人事档案管理岗位以及其他各个岗位等构建安全管理工作规范。结合不同岗位的实际工作内容、工作流程等对安全管理工作进行渗透。如就档案管理相关的岗位而言，由于其涉及员工人事信息的保存，关系员工的长远发展，所以在开展安全管理工作的过程中，应当加强岗位规章制度建设，在中融入互联网人事信息管理流程有关的内容，使人事档案管理者严格依据制度规定开展工作。第三，加强对人事档案管理者的安全教育与培训。定期对人事档案管理者开展安全培训活动，使之将安全管理牢记于心，并工作中时刻注意安全问题，提升安全管理的意识。

结束语

综上所述，企业人事档案管理关系着整个机构人员的流动情况，具有非常重要的作用。因此，对企业人事档案管理工作进行创新是十分有必要的。然而，在实际的工作过程中，部分企业还存在一些不足，其应根据大数据技术的特点，创新人事档案管理工作流程和模式，推动企业人事档案管理工作向信息化方向大步迈进，促进企业健康有序地不断向前发展。

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