数字时代供电企业档案管理及其信息化问题的思考

数字时代供电企业档案管理及其信息化问题的思考

贺菊菲

云南电网有限责任公司红河泸西供电局        云南省泸西县  652499

摘要：近年来，随着经济的迅猛发展和信息技术的进步，推动档案数字化转型成为各行业的关注焦点。供电企业需要不断完善档案信息资源建设，开展库存档案数字化、增量档案电子化工作，高质效完成电力档案数字化工作。本文阐述了供电企业档案信息化管理重要性，分析其存在的问题，并提出相应的优化策略。

关键词：供电企业；信息化管理；数字化档案

前言：为了更好地推动供电企业的发展，档案管理工作也必须紧跟时代发展步伐，做到与时俱进，转变档案管理理念和管理方法，使档案管理走上科学化、规范化、数字化的道路，提高档案信息查找的效率和速度，节约原有档案的存储空间。

一、数字时代供电企业档案信息化管理的重要性

（一）有助于供电企业各部门资源共享

供电企业档案信息化建设，有助于打破各个部门之间的界限，实现资源的协同和数据档案信息资源共享。各部门之间可以通过它进行交流和使用，并且不会产生重复的无用作业，不仅节省了人力物力，而且还为企业调取档案提供了极大的便利。这样一方面实现档案信息资源在内容上的共享，另一方面也有利于数字档案信息资源的识别、编目、分类、存储、使用的相关流程建设经验共享。

（二）有助于增加企业档案管理安全性

早些时候的人工档案管理大多是统一到某一个专门管理的地方，例如档案室之类的，并且没有电子版备份，如果遭遇意外极易受到损坏或丢失，不仅会增加修复的困难，还会浪费大量时间、金钱等，而且因为是纸质版的，容易陈年腐朽，也为维护程度增加了难度。此时如果使用网络进行信息化存储，这些问题将会迎刃而解，甚至如果遭遇网络不佳，不小心丢失文件，还可以通过特殊途径将其找回，大大提高了档案的安全性，还有效延长了档案的存储时长。

（三）有助于提高供电企业档案管理水平

随着我国经济的不断发展，供电企业也在不断地完善制度和改革，古早的纸质化档案已经无法满足企业的需求和发展了，这时候无纸化档案展现在大众视野的面前，这种及时方便全面的档案存储形式，为供电企业管理不仅带来了极大的便利，同时还方便找到档案存储中的不足与缺点，提高了供电企业档案管理的水平！这是信息化时代到来的一个重要标志和体现。

二、数字时代供电企业档案信息化管理存在的问题

（一）供电企业档案信息化基础设施不完善

供电企业档案信息化目前在一些地方还是不够完善，基础设施相对比较落后，没有足够的知识储备，甚至有些地方没有完善的档案室，容易导致档案的损毁、遗失、信息不够完整等问题；有些地方尽管有较为完善的档案室，但是不能做到完善的保护和维修措施，有些存放档案的档案袋等材质达不到合格标准，也没有符合要求的管理设备等，这些原因都会导致档案的保存管理出现问题。

（二）供电企业档案信息化管理机制不完善

由于档案管理信息化的便捷性和高效性，导致人们重点都放在了这两点上，从而忽略了档案管理信息化完整的制度，并且没有及时完善更新，跟上时代的步伐。虽然档案管理信息化为人们带来便利和高效率，但是因为没有完善的档案管理制度，导致在工作中出现交接失误、信息错记漏记、重复记录等问题，相关工作人员在核实检查中，虽然会对错误信息及时发现并更改，但是因为缺乏详细的规章和规定，还是会影响工作的第一准确率，使档案管理信息化的工作存在失误和漏洞。

（三）供电企业档案信息化管理规范性不够

目前对于档案管理信息化来说，使用一个统一标准的管理规定，是供电企业管理中很重要的一点，企业之间的档案管理数字化还不够完善，导致会有一些混乱的现象发生；而目前我国也在不断完善着档案管理数字化的标准制度，各企业更应该紧跟时事，在自身企业实施一系列完整完善的档案数字化标准，制定一套专属于自身企业的制度，给档案数字化管理提供坚实可靠的依据，为档案管理数字化保质保量。

（四）供电企业档案信息化安全性问题突出

在档案管理信息化出现的同时，我们必须要将纸质版的珍贵档案资料对接，录入到电脑系统中去，借阅给工作人员的同时，在这个程序中，还是会出现经常一些不可避免的问题，例如纸质版档案资料的损毁、破坏、遗失等，找不到负责人等一系列难以弥补的问题，导致企业档案信息化的安全性大大下降，这是档案信息化过程中，一项很明显突出急需解决的问题。

三、数字时代供电企业档案信息化管理的对策

（一）完善数字化档案基础设施建设

我国现在的供电企业在档案管理信息化这一方面需要加强基础设施设备的增添和完善，按档案管理信息化的规定和要求，积极改善档案管理的环境，为宝贵的档案资料设立标准的档案室、档案盒、档案架等硬件基础设施，并明确划分开办公房间、技术房间等不同区域，还可以设立展览区以及扫描仪、打印机、电脑等关于档案管理数字化的设备及设施。档案室最好还按照“八防”来管理，比如空气净化机、空调、遮光门帘、遮光窗帘等等，如果有条件的话，一定要隔一段时间就检查一次，确保设备的正常运行；还可以设置一些灭火器等消防器材，这些措施都可以为保护档案做出有效的保护。

（二）建立健全供电企业数字化档案管理机制

档案管理机制基本上都是上级对下级负责，各单位需要统一好电子文档的格式要求等，先将其进行简单的数字信息化，然后再详细地一一划分，这样做不仅可以避免其他部门做一些重复劳动，并且可以有效地节约人力、物力、财力，如果各单位各部门不管不顾，毫无统一性、整体性可言的话，那将会乱成一锅粥，又费时又费力，还得不到想要的效果。所以上级单位统一规划好，这样工作起来会省下很多事情，实现真正意义上的信息共享。

（三）确保供电企业数字化管理规范性

在录入供电企业档案时，我们需要明确登记并对使用、录入、查阅作出明确规定。实施专人负责制，每人负责的哪一块档案记录要做出清楚划分，明确个人的责任，与此同时，在录入系统时，区别出档案的种类、颜色、性质等，也是为了方便之后调取、处理，最好是统一格式，有些档案名字不够完善，作者不够清楚明了，甚至标题、时间、单位都有问题，对这些信息进行统一标准后，会提高查阅搜索时的效率性，而且在实际生活中，会有专业的工作人员对这些数字化的档案进行校验、核查，但只靠人力是无法做到将这么多的档案全都查阅一遍，所以这时候就需要制定好档案管理数字化的规定和制度，一方面找人专门负责检验这一块，另一方面可以选择概率性的抽查，抽检正确率要达到100%，同时要对工作人员加大培训的力度，并找出类似的、容易出现问题的档案一一核对，提高抽检的合格率。

（四）注意供电企业数字化档案安全保护

在供电企业数字化档案安全保护问题中，主要有两个方面：一是管理系统，二是操作系统，我们需要在这两方面加强措施，做好保护工作。①准备扫描工具，具备防黑客功能的那种，可以定时定点，或者不定时去扫描检查数字档案中是否存在了漏洞以及其他问题等，一旦有发现到入侵的蛛丝马迹，立马启动快速应急的方案和措施。同时对档案进行审查工作，在这个工程中做好记录，并对网络安全运行进行实时监控，还要预防网络病毒的入侵、危害，如果真的遇见这样的情况要立马做出应对措施，及时准确地减少病毒对档案信息的影响；②如果遇见黑客攻击时，系统要及时、积极准确地响应，并将入侵信息反馈回来，为完善优化系统提供坚实可靠的数据依据，并启动相应的安全保护程序，一定确保档案信息资料的安全和完整，不被泄露，维护好系统正常良好的运行状态。

结语：

总而言之，在这个科技、经济飞速发展的时代下，供电部门也要紧跟时代潮流，响应国家号召，不断地改革完善档案管理制度，并积极地开发更适合自身企业的档案数字管理系统，推动供电档案信息化管理工作进一步完善。

参考文献

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