基于信息化的工程资料闭环管理研究

基于信息化的工程资料闭环管理研究

魏凯林

中国建筑第八工程局有限公司    陕西西安  710000

摘要：以在建工程项目为对象展开研究，旨在通过研究发现工程资料管理存在的问题，提出可行对的解决方案，进而提升工程资料编制质量，提高资料管理的水平。首先剖析项目工程资料管理存在的问题，使用访谈法和层次分析法确定影响项目资料管理的因素，并计算得出各影响因素权重值，在此基础上结合闭环管理思想设计工程资料闭环管理模型，最后提出基于闭环管理的工程资料管理系统实施方案。

关键词：工程管理；工程资料；档案管理；系统设计；层次分析

1、项目工程资料管理存在的问题分析

项目工程资料管理存在的问题可以从以下几个方面进行分析：

1.1信息化程度不高：许多企业在项目管理中仍然依赖传统的纸质文档和手工记录，而缺乏信息化手段，导致信息共享和文档管理存在很大的难度。许多企业在项目管理中仍然依赖传统的纸质文档和手工记录，而缺乏信息化手段，导致信息共享和文档管理存在很大的难度。由于纸质文档使用非常广泛，一些关键文档可能会被意外遗失或损坏，即使存在备份也难以恢复完整的文件内容。另外，在长期保管中还可能遭受自然环境的影响，例如火灾、洪水等因素导致财产损失。传统的纸质文档和手工记录难以实现远程协作，对于跨地域或者分支机构等情况下不利于合作与交流。

1.2资料分类和归档不规范：很多企业在项目管理中没有制定统一的文件管理规范，导致资料分类和归档混乱，难以查找和利用，甚至出现遗失的情况。没有明确的文件管理规范，资料难以按照标准分类和归档，导致资料管理混乱。这样会给管理者带来很大的困扰，也会浪费大量时间去查找和整理资料。没有明确的文件管理规范，资料难以按照标准分类和归档，导致资料管理混乱。这样会给管理者带来很大的困扰，也会浪费大量时间去查找和整理资料。如果没有规范的文件管理规程，部分文件可能会因散落在各处或丢失而无法取回，甚至因为老旧设备数据易毁损导致资料遗失，这将对企业的日常工作和决策产生不良影响。

1.3资料安全性不足：由于缺乏有效的资料备份和安全机制，企业在项目管理中容易出现数据丢失、泄漏等情况，导致项目进度延误和企业形象受损。没有合适的备份措施，数据可能会因为硬件损坏、人为误操作、病毒攻击等原因而丢失。如果关键数据遭到了丢失，会给企业带来很大的经济损失，并对整个项目进度造成阻滞。没有足够安全机制，部分敏感信息有可能会被恶意攻击盗取或通过员工渠道泄露出去。对于那些涉及加密技术、知识产权的技术资源，泄露出去可能会引起重大的市场竞争和品牌形象损失。由于文件的备份和网络传输等方面存在风险，企业可能会面临着来自黑客攻击、勒索软件、恶意程序或病毒等各种安全威胁；此外还存在包括员工不良行为与社交工程学在内的各种静默式威胁。

1.4信息共享和协作能力不足：很多企业在项目管理中缺乏有效的信息共享和协作机制，导致项目组内部沟通不畅，工作效率低下。由于资料分散、文档版本不一致等原因，可能会出现沟通障碍。这会导致工作耗时过长、信息传递不清晰，甚至会出现重复劳动的情况，从而影响到整个项目的进度。在项目实施期间或者事后，如果对于项目掌握的知识不能及时全部收集并归纳，那么宝贵的经验教训就会被浪费或被重新探索，导致项目管理效率低下。

1.5项目工程资料管理缺乏规划：很多企业在项目管理中缺乏对工程资料管理的规划，导致管理混乱、效果不佳。企业需要根据项目的具体情况，制定相应的工程资料管理计划，包括文件管理规范、安全机制、备份策略、协作机制等方面，以确保项目的顺利进行和管理的高效性。

1.6缺乏专业技术支持：在一些中小型企业中，由于缺乏专业的技术支持，导致项目工程资料管理方案的制定和实施存在缺陷，无法满足实际需求。

1.7资料版本控制不当：在项目管理中，有时候会出现多人同时修改一个文件的情况，如果没有有效的版本控制机制，就会导致资料版本混乱，难以追溯和管理。由于多人同时修改一个文件，往往容易导致文档版本不一致甚至冲突。这可能会影响到整个项目进度，并且对于资源分配、任务安排和质量控制等方面造成困难。

2、工程资料闭环管理模型设计

工程资料闭环管理模型是一种完整的工程资料管理模型，包括资料采集、资料归档、资料管理、资料共享和资料应用等环节，可以有效地提高工程资料管理的效率和质量。以下是一个基本的工程资料闭环管理模型设计：

2.1资料采集阶段：在项目实施过程中，各个环节的工程资料需要进行采集和整理。这个阶段需要明确资料采集的内容、范围和方法，并制定相应的采集计划和流程。

2.2资料归档阶段：在资料采集完成后，需要对资料进行分类、整理、编码和归档，以便于后续的使用和管理。这个阶段需要建立严格的资料归档规范和流程，确保资料归档的准确性和完整性。

2.3资料管理阶段：在资料归档完成后，需要对资料进行管理，包括资料的保存、备份、恢复和更新等工作。这个阶段需要建立完善的资料管理制度和流程，以确保资料管理的安全和可靠性。

2.4资料共享阶段：在资料管理完成后，需要对资料进行共享，以便于项目组内部的沟通和协作。这个阶段需要建立合适的共享机制和流程，以确保资料共享的高效和安全。

2.5资料应用阶段：在资料共享完成后，需要对资料进行应用，包括资料的分析、评估、决策和反馈等工作。这个阶段需要建立合适的应用机制和流程，以确保资料应用的准确和有效。

3、基于闭环管理的工程资料管理系统构建

闭环管理的工程资料管理系统可以通过以下步骤进行构建：

3.1系统设计：设计一个具有可维护、可扩展、高效率、高稳定性的工程资料管理系统。同时，系统应该支持文件上传、下载、评审、授权、审批和归档等功能。

3.2组织实施：根据设计方案，组织开发团队使用合适的技术语言和开发工具进行实施。系统开发完成后，需要对其进行测试、维护和升级更新。

3.3建立数据中心：资料管理系统需要建立一个数据中心存储及管理工程资料。建议系统采用云服务器或局域网来搭建数据中心，以便实现资料的远程访问、备份与恢复。

3.4实现闭环管理：工程资料管理系统需要实现审批、文档发布、变更控制、订单管理等闭环管理模块，这些模块要能够相互衔接，确保各项任务在最短时间内完成，并通过多种手段（如邮件、短信）及时通知相关人员。

3.5做好信息安全：由于工程资料管理系统涉及到大量的机密信息，因此在构建管理平台时必须加强安全措施，确保系统能够保护机密信息不被他人获取和篡改。

3.6用户培训：用户使用新系统前，需要从管理员获得详细的使用说明，培训资料管理知识及操作技巧，以确保数据录入无误且资料管控符合要求。

综上所述：基于闭环管理的工程资料管理系统构建，需要从资料采集、资料归档、资料管理、资料共享和资料应用等五个方面进行全面的规划和设计。企业需要建立标准化的流程和机制，加强技术和人员培训，确保系统的顺利运行和提高管理水平。这样可以提高管理效率和降低管理成本，进一步推动企业的信息化建设和发展。

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