建设数字档案馆对档案管理体制的影响分析

建设数字档案馆对档案管理体制的影响分析

张爽

中国能源建设集团东北电力第二工程有限公司 辽宁大连 116023

摘要：档案管理推进数字化、信息化建设，需要综合考虑各方面因素，制定合适的信息化建设策略，提高档案管理数字化建设水平。鉴于此，文中以数字档案馆建设为着手点，分析其对档案管理体制的影响，探讨如何进行数字档案馆建设。

关键词：数字档案管理；管理体制；建设措施

档案管理体制的设计、执行，目的在于更好地应对档案管理这一特殊工作，最大限度确保多方面工作能够按照相关规范、标准协调推进、顺利完成。数字档案馆的建设，符合时代的发展趋势，在科技含量方面表现突出，有利于档案管理的创新，促进档案管理体制的进步。

1、数字档案馆对档案管理体制的影响

1.1 打破传统档案管理局限性

档案信息化特别是数字档案馆的发展，打破了传统档案管理的局限性，档案管理体制不可能继续按照传统的人工模式来开展。数字档案馆建设是在一个全新的空间下进行，利用虚拟空间的无限可能，扩大了档案管理的能力和触角。

传统档案管理，依然在应用纸质模式来完成，即便是先进的纸张，依然逃不过物理反应、化学反应的影响。但在建设数字档案馆的情况下，对档案的长期保存、修改、应用等，都减少了纸质等传统档案所造成的局限性，实现了整体上的创新。数字档案馆的存在，能够更好地节省档案存储管理的空间。纸质档案耗费的存储空间非常大，但是在数字存储、云存储环境下，可大幅节省存储空间，打破传统载体档案存储的局限性。

1.2 提高档案管理的效率

传统的档案管理体制，完全遵从人工管理模式，其中不乏一些经验丰富的人员在工作当中一丝不苟，而且总结了很多的管理技巧。但是在数字档案馆的环境下，档案管理工作按照智能化、自动化、数字化的技术来进行，即便是刚刚入行的工作人员，同样能够快速实现经验丰富人员的工作标准，这对档案管理的效率提升意义重大。

数字档案馆建设旨在对冗杂的档案管理流程做出精简和优化处理，既提升管理效率，又可以同步减少流程中容易出错的环节，提高档案管理的质量和安全性。

1.3 增加了管理的风险和挑战

现如今的档案管理体制，受到数字档案馆的影响，体制的所有内容完全被打破重组，虽然得到了非常不错的积极成果，但是也需要在风险和挑战上更好地应对。数字档案馆建设过程中，最开始的经费、设备、人员投入都非常庞大，短期内难以实现快速的转变，需要长期的投入和巩固。

在建成以后还需要对档案形态进行数字化转换，该项过渡措施所耗费的时间更长。因此，固有的档案管理体制被打破以后，在完全实现数字档案馆体制之前，中间的过渡阶段会增加很多的风险。例如，档案从纸质转变为电子模式的时候，有可能产生丢失、遗漏的风险，造成重大损失。

2、建设数字档案馆的具体措施分析

2.1 合理利用 RFID 技术

完成数字化建设的重要前提是有比较健全的数字化建设标准作为依据，然而如今的标准并没有明确的规范，因此制定档案馆数字化档案管理标准是很有必要的。然而制定标准不是简单的事，以下几点需要注意：

第一，必须遵循法律法规。例如《中华人民共和国档案法》《档案信息系统运行维护规范》《电子文件归档与电子档案管理办法》等等。第二，多方联动。档案行政管理机构、教育主管部门、档案馆、高职等各个单位，需要形成一个高效的联动机制，平衡好各部门的关系是制定标准的首要前提。第三，兼顾共性和特性。不同的省份，或是不同的档案馆都存在一定的差异性，所以每所档案馆的档案管理都具有自己的特点，因此在制定相关标准时，要包容每所档案馆的个性，在共性与个性之间找到一个平衡点。

目前 RFID 技术相对比较稳定，其重要性已经被广泛认知，相关软件开发公司数量较多，各档案馆应立足本馆实际，客观全面了解本馆馆情和 RFID 技术的基础上有针对性地引进该技术，全面了解 RFID 技术的价值，使该技术更好地服务于档案用户。选择靠谱的供应商合作，前期对供应商的资质、业内口碑进行综合考评。同时，根据单位自身的经济实力，统筹规划，比如可以优先选择其中一部分功能模块进行应用，然后稳步推进整个系统的实施规划。另外，单位领导还要重视并大力支持，给予资金保障。RFID 技术一旦识别用户信息，就能够对用户信息全程记录和跟踪，用户的信息一旦被泄露，会涉及到个人隐私权保护问题。另外，RFID 标签的物理性质容易导致标签失效、RFID 芯片的数据保密功能较差等，都是利用 RFID 技术应该考虑的问题。云计算技术可以增强数字档案馆与各部门的联动与信息交流，当用户的需求在档案馆无法得到满足时，云计算技术可以在权限允许的情况下由数字档案馆的端口访问其他馆际的档案信息资源，用户也可以在馆际端口访问档案馆的档案资源，满足对档案信息资源的需求。注重云计算技术分级管理档案信息资源，对于核心的数据库，可以采用与外界相隔离的平台进行存储，借助云计算技术强化安全保障机制。

2.2 合理利用物联网技术

2.2.1 档案出入库和整理工作层面的管理应用

档案馆的建设充分使用了物联网技术中的 RIFD 技术和 WSN 技术，档案的位置查询可以通过 RIFD 标签来识别，工作人员根据位置的识别能够快速地管理和使用档案信息。物联网技术的应用为档案馆的建设增添技术力量。各类工作人员都可以通过物联网的功能，实现对档案资源的调取与使用。同时物联网为档案馆建立了统一的数据库系统，工作人员通过对档案资源的定位，能够实现入库与出库管理，极大提高了工作的效率。

2.2.2 档案馆安全监管层面的管理应用

物联网在档案馆安全管理层面的应用，主要是针对档案被盗的管理。物联网技术能够将档案和档案馆之间形成联系，构建档案馆一体化建设体系，通过档案馆档案的标签实现对档案的追踪和定位，在一定条件下能够提高丢失档案被追回的概率。同时在档案馆管理层面的建设也使用了物联网大数据功能，可以实现对档案信息资源的查找与收取工作，这在一定程度上能有效减少工作人员的工作量。

2.2.3 基于用户需求的知识服务创新层面的管理应用

档案馆的建设不仅仅体现在基础层面的数据使用与自动化管理，最重要的是将技术带来的便利充分应用在用户服务上。在这个过程中，最重要的是用户的感受和需求。物联网的应用为档案馆的建设提供了技术支撑，使得档案馆充分调动技术资源进行服务创新，通过分析用户的现实需求，建构个性化的服务体系，为用户提供更加精准有效的知识信息服务。利用 RIFD 技术可以收集用户的使用习惯，建立用户分析数据库系统，进而明确用户的想法。不仅有效提升了档案查收的工作效率，同时用户可以在节省时间的情况下体验到档案馆的服务，从而有利于提高用户对档案馆服务的满意度，加快档案馆建设的步伐。

2.3 优化档案业务的职能分配

档案管理的进步，得益于不断创新的理念和技术，档案业务的办理需要相关部门和人员的配合与支持，为社会公众提供更好的服务。因此，应优化档案业务职能分配。档案业务的职能分配需要考虑到档案馆的影响，做出新的安排。

档案存储过程中，职能本身在于对存储的信息做出检查，对存储的路径按照规范和标准来操作，对存储的结果进行详细的记录，对存储的反馈生成专业的报告过程，保留存储的依据。档案业务的职能分配应保持足够的专业性。档案工作者还需提前参与到整个系统的方案设计以及需求分析和系统实现阶段中去，从档案管理的角度提出合理的建议和意见，从全局的角度上考虑电子档案的管理和利用。

结语

总之，档案管理体制的改变，是时代发展的结果，同时也是国家进步的必然选择。我们应充分认识到这一点，在推进数字档案馆建设的过程中积极推进档案管理体制的变革，并通过档案管理体制的变革来更好地促进数字档案馆建设和档案信息化的发展。

参考文献

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[2]仝姗姗.我国数字档案馆研究现状与发展探析[J].兰台内外,2019(12):8-11.

[3]周耀林,朱倩.大数据时代我国数字档案馆的建设与发展[J].信息资源管理学报,2015,5(02):108-113.