疾控中心档案管理的信息化与科学化建设分析

疾控中心档案管理的信息化与科学化建设分析

李 鑫

隆化县疾病预防控制中心 河北省承德市 068150

摘要：疾控中心档案管理存在问题，如不规范、检索困难和使用效率低。解决问题的措施包括建立规范的管理体系和制度，研发高效的检索工具和方法，加强档案利用和价值挖掘。为了信息化和科学化建设，建议提升认识和转变观念，应用技术和提升管理水平，制定标准和完善制度。通过这些措施和建议，可以提高档案管理的效率和质量。

关键词：疾控中心；档案管理；信息化；科学化；探析

引言

随着社会的发展和科技的进步，疾病的防控工作变得越来越重要。疾控中心作为负责疾病防控工作的机构，承担着收集、管理和分析疾病数据的重要任务。然而，传统的档案管理方式已经无法满足日益增长的数据量和复杂的数据分析需求。因此，信息化与科学化建设成为疾控中心档案管理的必然选择。

一、疾控中心档案管理现状

1.1 档案管理问题

目前，许多疾控中心在档案管理方面存在一些问题。首先，由于缺乏统一的档案管理规范和标准，各个部门和人员对档案的管理方式存在差异，导致档案的整理、归档和保存不规范。其次，由于档案管理工作的重要性没有得到足够的重视，缺乏专门的档案管理人员和相应的培训机制，导致档案管理工作的质量和效率不高。此外，由于档案管理工作的复杂性和繁琐性，往往容易出现档案遗漏、错放或损坏等问题[1]。

1.2 档案检索困难

在疾控中心的日常工作中，需要频繁地对档案进行检索。然而，由于档案管理不规范和档案信息化程度较低，导致档案检索困难。档案存放位置不明确，档案分类和编目不规范，使得查找特定档案变得困难和耗时。此外，由于档案管理工作的复杂性和档案数量的增加，传统的手工检索方式已经无法满足实际需求，需要引入信息化技术来提高档案检索的效率和准确性。

1.3 档案使用效率低

疾控中心的档案使用效率较低也是一个问题。传统的档案管理方式需要人工进行档案的查找、复制和传递，耗费了大量的时间和人力资源。此外，由于档案的保密性要求较高，档案的使用受到了一定的限制，需要经过多个环节的审批和授权才能获取档案的使用权限。这些因素都导致了档案使用效率的降低，影响了疾控中心的工作效率和服务质量。

二、针对疾控中心档案管理问题的优化措施

2.1 建立规范的档案管理体系和制度

为了优化疾控中心的档案管理，首先需要建立规范的档案管理体系和制度。这包括制定档案管理的相关规章制度、流程和标准，明确档案的分类、归档、借阅、销毁等操作流程，确保档案管理的规范性和一致性。同时，还需要建立档案管理的责任制，明确各个岗位的职责和权限，确保档案管理工作的有序进行。

2.2 研发高效的档案检索工具和方法

为了提高档案管理的效率和准确性，疾控中心可以研发高效的档案检索工具和方法。可以利用信息技术手段，开发档案管理系统，实现档案的电子化管理和检索。通过建立全面、准确的档案索引和检索系统，可以快速定位和获取所需档案，提高档案的利用效率[2]。

2.3 加强档案利用和价值挖掘

疾控中心的档案管理不仅仅是为了存储和保护档案，更重要的是要充分利用档案的信息和价值。可以通过开展档案利用研究和挖掘，发掘档案中的有用信息和知识，为疾控中心的科研和决策提供支持。同时，可以加强档案的宣传和推广，提高档案的知名度和影响力，促进档案的价值挖掘和利用。

三、档案管理信息化与科学化建设的重要建议

3.1 提升认识和转变观念

在疾控中心档案管理信息化与科学化建设中，提升认识和转变观念是非常重要的一步。首先，需要加强对档案管理信息化与科学化建设的重要性的认识，认识到信息化与科学化建设对于提高档案管理效率、保障档案安全和提升疾控中心整体管理水平的重要作用。同时，需要转变传统的档案管理观念，从纸质档案管理向电子档案管理转变，从被动接受信息化与科学化建设向主动推动转变。

3.2 技术应用和提升管理水平

首先，需要充分利用现代信息技术，如云计算、大数据、人工智能等，来实现档案的数字化、网络化和智能化，提高档案管理的效率和质量。云计算技术的应用可以实现档案的集中存储和共享，使得档案管理更加便捷和高效。通过云计算，档案管理人员可以随时随地访问和管理档案，提高工作的灵活性和效率。同时，云计算还可以提供强大的计算和存储能力，满足大规模档案管理的需求。大数据技术的应用可以帮助档案管理人员更好地分析和利用档案信息。通过对大量档案数据的分析，可以发现其中的规律和价值，为决策提供科学依据。同时，大数据技术还可以帮助档案管理人员进行档案的智能化处理，提高档案管理的精确性和效率。人工智能技术的应用可以实现档案的自动化处理和智能化管理。通过人工智能技术，可以实现档案的自动分类、索引和检索，减少人工操作的工作量和错误率。同时，人工智能还可以通过学习和优化算法，提高档案管理的智能化水平，为档案管理人员提供更好的决策支持。其次，需要加强对档案管理人员的培训和能力提升，提高他们对信息技术的应用能力和管理水平，使其能够更好地适应信息化与科学化建设的要求。培训可以包括对现代信息技术的学习和应用，如云计算、大数据、人工智能等，以及档案管理的理论和实践知识。通过培训，可以提高档案管理人员的专业素质和能力水平，使其能够更好地应对档案管理的挑战和需求

[3]。

3.3 制定标准和完善制度

在档案管理信息化与科学化建设中，制定标准和完善制度是必不可少的一步。疾控中心应该制定相关的档案管理标准和规范，明确档案管理的流程和要求，确保档案管理工作的科学性和规范性。同时，还应该完善档案管理的相关制度，如档案管理的责任制度、安全保密制度等，加强对档案管理工作的监督和评估，确保档案管理工作的质量和效果。此外，还应该加强与相关部门的合作，共同制定和推动档案管理的标准和制度，实现档案管理的信息共享和互联互通。

四、结语

综上所述，通过对疾控中心档案管理现状的分析，我们发现存在档案管理问题、档案检索困难和档案使用效率低的情况。为了解决这些问题，我们提出了建立规范的档案管理体系和制度、研发高效的档案检索工具和方法以及加强档案利用和价值挖掘的优化措施。同时，我们也提出了档案管理信息化与科学化建设的重要建议，包括提升认识和转变观念、技术应用和提升管理水平以及制定标准和完善制度。通过这些措施和建议，我们可以实现疾控中心档案管理的信息化与科学化建设，提高档案管理的效率和质量，为疾控工作提供更好的支持和保障。

参考文献：

[1]唐亚梅.试析疾控中心档案管理的信息化和科学化建设[J].中国卫生产业,2020:3.

[2]张杰.疾控中心档案管理的信息化和科学化建设[J].商业故事,2022:59,61.

[3]曹明.疾控中心档案管理的信息化和科学化建设[J].企业文化（中旬刊）,2020:215.