论企业开展档案数字化的意义及做法

论企业开展档案数字化的意义及做法

杨清

新疆油田公司勘探开发研究院新疆油田公司档案中心 新疆省克拉玛依市834000

摘要：当前，我国各行各业发展蒸蒸日上，前景一片广阔，在现代企业发展过程中，档案体系管理已经成为全社会体系管理的重要课题，其管理工作在各社会组织特别是企业工作实践中的突出作用日益彰显。但是，从另一个方面来看，在档案信息内容不断增加的大环境下，我们的社会组织依然在延续着以往传统的档案管理模式，与疾速发展的社会组织管理大趋势极其不适应，已经越来越不能适应更高层次的行政管理要求。因此，顺应时代发展趋势，大力推进档案数字化工作的改革与创新便成为一项非常迫切的工作，势在必行。

关键词：企业；档案；数字化

引言

数字化（Digitalization），是将信息转换为数字（即计算机可读）格式的过程。即将任何复杂多变的信息转变为可度量的数字、数据，再以这些数字、数据建立起数字化模型，转变为一系列二进制代码，引入计算机统一处理的过程。档案数字化是指利用扫描仪等设备将档案进行扫描、压缩、转化等数字化加工，使传统纸质档案、录音录像档案、实物档案等转化为图片、声像存储于磁带、磁盘、光盘等载体上的数字文件，并按照档案内在联系，建立目录数据与数字文件关联关系的处理过程。亦即将非计算机可识别的载体上的信息转换为0、1代码组成的计算机可识别电子文件的过程。

1企业开展档案数字化的意义

随着互联网、大数据、云计算、人工智能、区块链等新一代信息技术飞速发展，档案保护开发利用工作也需要作出创新。特别是随着国家政府职能转变和“放管服”改革的不断深入，“互联网+”等战略的实施，电子政务和大数据发展日新月异，使档案工作所处的政务环境特别是电子政务领域发生了重大变化，这些都为档案工作带来了挑战。档案数字化技术的不断发展已经成为档案事业发展的重要趋势，发展潮流已不可阻挡。档案数字化是一项新事物，发展的质量应当以满足档案事业的内在需求和社会对档案事业的客观需求来衡量。档案数字化战略转型要以数字化推动档案事业战略转型的发展，是档案事业发展的强大动力和战略举措，对整个档案事业发展起到引领和保障作用。档案数字化战略转型发展是改革与发展的需要，是档案事业发展的重要因素，关系我国数字化体系的建设。而信息资源、信息网络、信息技术、信息产业、数字化人才、数字化法规和标准是国家数字化体系的基本构成要素。同时在国家数字化全局的建设过程中，地区的数字化和行业的数字化技术的提升也是重要的组成部分。

2企业开展档案数字化的相关做法

2.1完善档案数字化保密制度

建立健全数字化档案的保密制度对于保证档案安全意义重大。首先，全面提高档案数字化建设人员的保密意识，重视培养其责任感，企业应当与相关人员签订保密协议，建立检查机制，从严管理，尤其要做好外包企业的资质、社会信用、企业规模、保密措施方面的检查。其次，加大力度检查企业档案设备的适用性与安全性，选用符合国家相关要求的档案数字化存储设备，健全档案网络信息系统，构建严密的安全防护体系，并对档案信息系统进行常态化风险评估，提高档案安全监测预警水平。档案数字化系统应当装配必要的安全防控软件，有效隔离U盘等外接设备，防止携带木马等恶意程序的接入。

2.2做好数字资源安全保密防护工作

企业应重视数字档案数据安全和信息系统及其网络平台安全，健全人事档案信息系统和档案数字资源安全保密防护体系。按照信息安全等级保护的要求，采取相应的安全保障技术方法。信息系统供应商应具备相应的保密资质，并按照有关安全保密规范进行设计、施工。采取相应的技术措施和技术手段应对数据窃听、载体损坏、非法访问、黑客攻击、数据篡改等安全隐患。同时应注意人事档案电子文件接收及数字化加工过程的安全保密。扎实做好人事档案数字资源备份工作，完善备份机制，实现人事档案数字资源完整备份。制订应急预案，完善灾难恢复机制，提高应急处置能力。

2.3持续加强技术设备的升级更新

档案数字化应当构建持续投入机制，重视加强软硬件设备更新，围绕着档案管理数字化配置必要的条件。首先，综合评估企业档案数字化工作的需求，科学界定各级各类企业档案管理软硬件配置标准，根据行业平均水平出台企业档案管理工作改革的指导意见，对照指出企业档案设备配置问题，并且积极筹措资金予以弥补，从而在整体上提升企业档案管理软硬件水平。其次，保持档案管理技术设备革新的创新性，积极鼓励企业进行档案管理软件的自主研发，从而提高数字化档案的整体管理水平。例如，围绕开发专业领域的档案数据库，优化现有的档案服务管理系统，加强档案管理安全防护等进行技术升级。未来，还要高度重视加强技术服务，倡导企业积极与第三方技术机构合作，由专业机构促进企业加强快档案管理改革，基于技术合作开发、招投标或服务购买方式获得档案技术支持，从而助推企业档案管理改革的加速发展，切实有效弥补因技术硬件不足带来的档案管理工作改革障碍。

2.4运用高新技术推进档案数字化建设

档案数字化的主要目的之一是提升档案信息的利用效率，而利用效率的提升与档案信息的检索效率息息相关。在推动企业档案数字化建设的过程中，管理流程的优化是非常重要的内容，对档案管理工作效率提升有显著作用。在实践中，需要建立以数字化信息检索查询系统为基础的“大数据”“云平台”系统，提升应用共享效率，科学设计关键词等关联检索方式，保证相关人员能够在最短的时间内以最优的操作流程实现档案资料快速利用。同时，为规避信息失窃、泄露等问题，需要构建完备的监督预警体系，以此来监督档案的应用情况、安全管理情况等。

2.5提升档案数字化建设标准

要提高企业的档案数字化建设水平，必须有更加专业的数字化指标，并对其标准进行提升和完善。主要强调：（1）档案分类标准。档案分类是档案管理过程中非常重要的内容之一。一般来讲，分类越细致，后续的管理工作和档案资料应用表现会越突出，所以要基于数字化管理需要设置更加专业的分类标准，并对其进行类别划分，这样档案数字化建设便有了更好的基础。（2）档案数字化管理标准。数字化管理采用的是信息技术、网络技术等，基于这些技术要求能够推进管理效率和管理质量的提升。

2.6加强档案专业技术人才的培养

档案数字化建设能否顺利进行与专业技术人才配置情况直接相关。广大企业应当高度重视档案技术人才的引进与培养，依靠专业技术人才提高档案数字化工作的整体质量。首先，企业应当大力引进档案人才，强调新晋档案人才具备较强的信息技术素养，具有档案数字化工作经验，熟悉档案数字化工作运行体系，了解本行业数字化档案的特点，具备对数字化档案建设进行质量评估的能力。其次，企业应当加大力度对现有档案管理人员进行专业技术培训，使现有档案员能够提供快捷、方便、优质的档案服务，以满足档案管理需要。第三，企业档案员要积极进行技术创新，在具体岗位上进行自主知识更新，主动学习相关的技术知识，以全面提高档案数字化工作质量。

结语

档案数字化是一项长期的、创新的和规范性较强的工作。需要企业明确档案数字化建设的发展规划，把握档案数字化的阶段性重点，切实发挥现有软硬件技术的作用，依靠专业技术人才提高档案数字化工作的整体质量和水平。

参考文献

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