探讨档案信息化建设提升档案管理水平分析

探讨档案信息化建设提升档案管理水平分析

陈虞琳

常熟市第三人民医院215501江苏省

摘要：事业单位作为社会公共事务的重要执行者，其档案管理在提升工作效率和改进服务质量方面发挥着至关重要的作用。然而，目前事业单位在档案管理方面仍存在管理手段落后、利用效率低下等问题。因此，如何通过档案信息化建设提高事业单位档案管理水平，成为一个重要的研究课题。

关键词：事业单位；档案信息化；档案管理水平；探讨

引言

档案信息化是指将传统的纸质档案转化为电子档案，并利用计算机技术和网络技术对档案信息进行收集、整理、分析，以提高管理效率和服务质量。随着科技的进步和信息化的快速发展，档案信息化建设已成为事业单位提升档案管理水平的必要手段。

1事业单位档案管理信息化建设的重要性

1.1 有利于减轻档案工作强度

传统事业单位档案管理的材料均采用手动采集，并要求员工对其进行整理和整理。部分机关档案数量庞大，工作量巨大，而与之配套的人力资源相对匮乏，在原有的办公模式下，档案工作者承受着巨大的工作负担，导致工作效率低下。利用文件管理的信息化方法，能够迅速地完成对资料的采集和处理，它具有自动化和网络化的优点，还能达到资源的共享，减少员工的工作量，提高工作效率。

1.2能够延长传统载体档案寿命

首先，信息化建设提高了档案管理的效率。通过电子化档案，可以快速地录入、查找和修改员工信息，避免了手工处理过程中出现的错误和漏洞。同时，电子档案系统可以实时更新和监测员工信息的变化，使管理人员能及时掌握员工信息和管理信息，方便人力资源管理决策。其次，通过信息化建设还可以降低档案管理的成本。传统档案管理模式需要消耗大量人力、物力资源，且整体工作质量和效率偏低。而信息化建设有效减少了纸质档案的使用，降低办公用品等物质资源的消耗，从而为事业单位节约成本。此外，通过将档案信息存放在云服务器上，能够实现档案信息的在线存储、推送和共享，大大降低了单位维护和管理的成本。

2事业单位档案管理信息化建设存在的问题分析

2.1 档案管理机制不完善

档案管理机制是档案管理的重要保障，但是在实际情况中，很多事业单位的档案管理机制存在不完善的问题。首先，一些单位缺乏完善的档案收集机制，导致收集档案不够及时、全面，从而影响到档案的整理、保管和利用。其次，有关档案分类标准不统一，造成了不同的档案之间出现重复、交叉或缺失的情况。最后，缺乏有效的档案利用机制，导致档案的利用率低下，无法充分发挥档案的价值。

2.2 信息化技术应用不足

随着信息技术的不断发展，信息化技术已经成为了档案管理的重要手段。然而，很多单位在档案管理中信息化技术的应用还存在不足。首先，一些单位缺乏专业的信息化技术人才。其次，部分单位虽然已经建立了信息化档案管理系统，但是系统的功能较为简单，无法满足实际需求[1]。此外，还有事业单位数据安全意识不足，导致档案数据的安全性无法得到保障。

2.3 信息化基础建设投入不足

档案管理信息化基础建设是保障档案管理质量的重要保障，但是很多事业单位这方面投入不足。首先，一些单位缺乏信息化设备的投入，导致无法满足档案管理信息化的要求。其次，有些单位在信息化人才的培养和引进方面缺乏投入，造成了信息化技术在档案管理中无法得到充分应用。

3推进事业单位档案管理信息化建设的对策

3.1思想上重视，统一规划

加强事业单位档案管理信息化建设需要从思想上重视，统一规划，明确目标，以实现档案管理信息化的全面推进。首先，要在思想上认识到档案管理信息化建设的重要性，认识到传统档案管理模式已经无法满足事业单位发展的需求，加强信息化管理是提升事业单位整体管理水平的关键。其次，需要从整体上考虑档案管理信息化的需求、现状和未来发展趋势，制定科学规划，明确阶段性目标和长期目标，确保各项工作的有序推进。要强化对档案管理工作的组织和领导，对在发展过程中出现的各类问题进行研究，并对其进行有效的处理，增加对其的投资力度，为其提供保障。为了更好地保存、管理、保存和使用，必须强化档案管理信息化和信息化管理。要加速原始文件的数字化，加强新生成的文件的电子、电子文件的处理，建立数字化的文件资源。为此，必须强化档案信息标准化和规范化建设，加大对档案信息的开发与利用，促进档案信息资源的共建与共享。

3.2完善档案管理制度，做到有章可循

根据我国的档案法律法规，按照“标准化、规范化、信息化”的要求，我们致力于构建一个全面且具有实用性的档案信息化目标体系。这一体系旨在提升我们档案管理制度的标准化水平，以适应现代化信息管理的需求。其中，需要制定出合理且实用性强的规章制度。这一规章制度将使我们的档案管理工作更具规范性，有章可循，大大提升工作效率和质量。要明确档案管理的方向，注重档案的信息化、现代化管理以及利用效果。我们的目标是通过信息化的档案管理，更好地满足事业单位对档案的实际需求，构建一个完善的现代化档案管理体系。这个体系将充分利用信息技术，使档案管理更加高效、准确和便捷，同时也能更好地服务于事业单位的各项工作

[2]。

3.3 加强人才培养，提升人员能力水平

为了提高事业单位档案工作人员的整体专业素养，可以采用专题培训、以干代训和干训结合等多种方式进行培训。其中，专题培训是指针对档案工作中某一个具体领域或技能进行系统性的培训，例如档案分类、档案数字化、电子文件管理等等。通过这些培训，可以使档案工作人员更加深入地了解和掌握相关知识和技能，提高专业素养。干训结合是指将理论培训和实践培训相结合，通过理论指导实践的方式进行培训。这种培训方式可以使得工作人员更好地将理论知识应用到实际工作中去，提高专业素养[3]。

结语

总之，档案信息化建设是事业单位提升档案管理水平的必要途径。通过档案信息化建设，可以有效地改善事业单位在档案管理中存在的问题，提高工作效率和服务质量。同时，事业单位应重视档案信息化的持续推进，充分利用先进技术和理念，以实现档案管理水平的不断提升，为社会和公众提供更优质的公共服务。

参考文献：

[1]徐敬.关于提高机关事业单位档案管理信息化水平的探讨[J].科学与信息化, 2021, 000(003):P.172-172.

[2]李荣.加快信息化建设提升医院会计档案管理水平的探索[J].中国科技投资, 2021, 000(003):105-106.
[3]尤永玲.加强档案信息化建设 提升档案管理水平[J].办公室业务, 2020.DOI:CNKI:SUN:BGYW.0.2020-01-034.