信息化时代如何提升国企档案管理工作质量的研究

信息化时代如何提升国企档案管理工作质量的研究

李晶

中国船舶集团渤海造船有限公司

【摘要】国有企业在当前信息化时代发展背景下，想要实现快速健康发展，对于自身的档案管理工作一定要重视起来。但现阶段很多国企的档案管理理念和方式都存在较多问题，比如，档案管理人员综合素质不高、档案管理理念陈旧、档案管理制度不完善等等，已经无法满足当前信息化下的发展需求。基于此，本文针对在当前信息化时代下，关于国企档案管理质量如何有效提高提出了自己的意见，希望可以对现有的档案管理方式方法进行重构，推动档案工作的可持续和高质量发展。

【关键词】国企；档案管理；信息化时代

作为企事业单位有序开展各项工作的重要依据，档案直接影响到单位的健康和高质量发展。在当前“十四五”规划时期，在党的“二十大”报告中，对于档案事业的建设发展提出了新的要求，在这一发展态势下，国企要紧跟时代发展的步伐。尤其是随着信息化时代的到来，需要国有企业在开展档案管理工作时，对工作内容和理念积极进行创新，充分发挥出信息化技术手段的价值，为国企档案管理工作的高质量发展打下坚实的基础。

一、信息化下国企档案管理工作质量提升的意义

在信息时代背景下，国有企业在开展档案管理工作中，加大对信息化的投入建设，可以使档案工作效率和工作质量得到大幅度提升。通过应用大数据、云计算等先进的技术手段和理念，可以进一步细分存储目标，通过计算机系统可以随时随地查找想要的资料文件。而且随着信息化的深入应用，传统的档案管理理念被彻底改变，实现了科学化、现代化和人性化的档案管理工作，大大提高了档案管理的效率和质量，降低了档案人员的工作压力，优化了档案工作环境。

二、信息化时代下对提升国企档案管理质量的重要手段

（一）档案数字化

在信息化时代下建设的数字化档案，相比较传统的纸质档案来说，大大降低了管理成本和存储成本，节省了人力资源，节约了空间资源。通过在云端或电子设备就可以保存海量的档案资料，并通过数字化管理方式提高了档案的可访问性和检索效率。特别是通过应用数字化检索手段，可以对想要查找的信息快速定位，利用关键词等要素进行检索，使档案的检索效率和质量大幅提升。

（二）数据管理系统

首先，数据管理系统。利用信息化技术手段，可以建立数据标准和规范，通过统一管理档案数据确保数据档案的一致性、完整性和准确性、其次，数据管理系统。在信息化时代下，可以通过系统对出现的问题和错误及时发现和纠正，对数据自动进行核实和验证，使档案的可信度大幅提升。还可以通过数据管理系统对数据的使用情况、变更和来源进行追踪记录，使档案的可追溯性和完整性得到保障。

三、信息化时代国企档案管理工作现存问题

（一）传统理念根深蒂固

随着时代的发展社会的进步，当前国企的档案管理工作也要紧跟时代发展的步伐进行转变，树立现代化的档案管理理念。但从当前部分国有企业的档案管理开展现状可以看出，传统档案管理理念依然根深蒂固，未将信息化技术手段和先进理念的价值充分发挥出来。虽然很多国企已经建立了档案信息库，但实际的应用手段依然比较传统，对新技术、新方法和新理念的应用存在排斥心理。

（二）信息化管理制度不完善

现阶段，有部分事业单位在开展档案信息化建设的过程中，没有结合自身的实际情况，虽然投入力度较大，但实际取得的成果远远达不到预期效果。想要确保档案信息化管理作用的发挥，就需要结合本单位的实际情况，对当前的档案管理制度机制进行健全完善。但从发展现状得出，国企单位的制度保障措施主要存在的问题有以下两方面，分别是未结合本单位的实际情况，此外就是在制度条例的制定上，关于应急管理预案和网络安全保密措施不到位的情况，这对档案管理的数字化和信息化的推动造成了一定程度的影响。

（三）档案管理人员素质亟待提升

虽然建设档案信息化管理，可以大大提高工作效率和工作质量，缓解了档案人员的工作压力。但实际在应用信息技术时，对档案工作者提出了更多更高的要求，需要他们对网络平台、电子设备、网络技术等能够熟练了解和把握。但从现状可以看出，部分档案工作者受到培训程度、学历、年龄等多方面因素的影响，在档案信息化技术的掌握和学习上，依然无法满足当前档案信息化管理的要求，这对促进档案管理工作质量的提高有较大影响。

四、信息化时代下国企档案管理质量提升创新途径

（一）确立档案信息化建设主体地位

结合近些年的国企档案管理工作的实际发展情况可以看出，传统的档案管理模式已经逐渐被淘汰，随着大数据技术的应用，档案信息化管理模式开始在各行各业深入应用。但实际在应用电子化档案管理模式时的工作质量和效率有很大提升，但存在的网络安全问题也是不容忽视的。尤其是对于国有企业这类安全性要求比较高的企事业单位，需要充分认识到网络安全的重要性，尽可能避免发生因为黑客或病毒造成的数据丢失、篡改等问题。基于这一情况，国有企业在开展档案管理工作时，一定要充分了解当前信息化时代下的档案管理发展要求和方向，对现有的档案安全管理制度机制进行健全完善，将安全责任落实到个人。并构建信息化与网络安全一体化的协调机制，对档案管理信息化建设发展提供指导。对于档案工作者来说，要不断提高自身的专业素养和信息化技术水平，有较强的信息保障能力和网络安全预警能力，能够建立健全数字资源安全保密防护体系，确保档案管理的每一个环节得到全过程监管，使档案数字资源的效果得到持续增强。

（二）健全信息化档案管理制度

要想确保档案管理工作的顺利推进，完善的档案管理制度保障是非常重要的基础，因此，国有企业需要对现有的档案管理制度进行健全完善。首先，国企应当结合单位的行业特点和档案情况，明确规定档案保管、归档流程、移档流程和档案管理方面的细则，确保档案管理工作的开展有详细的参考依据。其次，在信息化时代下开展档案信息化建设工作，需要制定完善的信息化制度，对电子档案的日常管理和安全保障工作要重视起来。国企要针对电子文件相关的管理要求，结合本单位的实际情况，重新制定档案管理信息化制度，进一步规范明确档案管理流程和内容，使档案管理的工作效率和安全性得到提升。比如，对于档案管理不到位引发的档案丢失或损坏，应当严肃进行处置，使档案管理效能从多个方面得到保障。

（三）建设复合型档案管理队伍

首先，国企领导层要将自身的带头作用充分发挥出来，对档案工作者定期进行培训，让他们对档案信息化管理的技术手段和意识树立起来。并且，要在企业的重要经营管理工作中纳入档案管理工作，对信息化档案管理的主体地位进行明确，使所有人员的工作意识得以树立。其次，要让每个档案管理人员形成良好的岗位责任意识，将其他业务工作与档案管理工作纳入考核当中来，并结合国企经营发展的要求，对档案信息化管理效能进行提升，满足当前信息化档案管理的实际需求，为档案信息化管理的发展打下坚实的基础。

（四）增强信息化软硬件能力

在信息化时代背景下，国有企业要想提升档案管理信息化水平，需要进一步加大对档案软硬件的投入。而且要将国家部署的相关要求，结合档案工作形势，重新调整优化国企的信息化技术设备，积极开发应用高质量管理软件，使国企档案管理信息化发展得到顺利推进。除此之外，国企要充分考虑到自身的工作性质和工作形式与民营企业存在的差别，结合单位的实际用途和单位性质，开发和应用合适自身使用的档案管理软件系统。另外，国企档案人员还应当建立起适合自身的信息化档案管理平台，为档案网络化和数字化发展提供重要支持。

（五）提高档案信息网络安全

作为网络时代下最为关心和普遍的一个问题，网络安全始终受到各界人士的关注。尤其是对于国企的档案管理工作来说，网络安全问题更是重中之重。在当前信息化高度发达背景下，国有企业在开展档案管理工作时，一定要对每一个环节和流程进行全过程监管，比如：档案查阅、转出、保存等等，都要有详细的台账记录，确保所有的信息都要有相对应的记录。国企单位对于档案管理的核心部门，一定要纳入安保系统和智能监控，实时监管档案管理场所，并添加智能警报系统，使档案管理工作的安全性得到提升。其次，档案管理部门对于平台的安全防护工作一定要重视起来，除了常规的安全性监控手段外，还需要构建全方位的局域网络监控，利用网络安全技术、生物安全技术等先进技术作为安全保障，如：指纹识别技术、虹膜识别技术、人脸识别技术等。

（六）增强档案机构履职能力

为了将国企档案管理能力进一步提升，国企单位应当针对档案工作安排专人进行领导管理，并在国企发展规划体系中纳入档案工作，合理划分档案管理人员的岗位职责。在这一过程中，专门的分管领导应当对个人的监督检查职能充分发挥出来，对档案工作的实际进度和发展情况定期听取和检查，对于发现的问题要第一时间采取妥善措施进行处置。其次，国企还应当对档案管理部门单独进行设置，合理部署该部门的组织架构体系，有专门的档案检查人员、档案业务指导、档案贮存人员，通过对档案人力资源的科学管理，提高档案机构的履职能力。并对所有档案工作者定期开展培训，让他们的专业技能和基础知识不断提高，为档案工作的高质量发展贡献自己更多的力量。

五、结束语

综上所述，目前国有企业在开展档案管理的过程中，对于可能影响国企经济效益和社会系效益的相关因素综合考虑，充分发挥出档案的应有价值。尤其是随着信息化时代的推进，当前国企的档案管理部门，一定要立足企业的实际发展现状，结合国家及行业的规范标准要求，对现有的档案管理模式和理念积极进行转变，打造规范化和合理化的档案信息化管理，为国企档案管理质量的提升奠定坚实的基础。

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