浅谈信息化背景下的档案管理改革

浅谈信息化背景下的档案管理改革

哈斯高娃

内蒙古赤峰市巴林右旗公路管护和运输保障中心

【摘要】：目前，我国档案管理工作还缺乏现代管理化体系，对档案管理的技术与智能化水平不高，这就需要在进行档案管理的过程中，遵循安全性、信息化和效率化原则的基础上，构建更加完善的现代化档案管理体系，创新现代档案管理工作。

【关键词】：信息化;智能化;档案管理

    在信息化的发展过程中，为保障信息化的发展，积极加强档案管理质量，保障学校在现代化的发展过程中能够为自身的档案管理进行相关知识的学习，全面提高档案管理质量，提高档案现代化管理，保障档案的安全。信息化的发展过程中，为保障档案的管理质量，积极加强档案管理的信息化的发展，提高档案管理效率。本文主要针对信息化背景下档案管理改革探讨为重点进行分析，具体内容如下。

一、当前档案管理工作存在的主要问题

1.缺乏现代化管理体系

在档案管理工作实践中，一般精力都在主营业务上，不管在工作统筹还是资源调配方面，对档案管理工作都缺乏足够的重视，一般也很难建立起有效的管理体系，在人力和财力资源的配备上，也缺乏足够的专业性和实效性，如何构建现代、信息化档案管理体系，也直接关系到整个管理工作的水平。在这样的背景下，如何优化提升档案管理综合效能，也是档案管理人员关注的焦点，将档案管理工作纳入到现代信息化管理体系中，是推进我国档案管理的重要改进方向。

2.信息化管理仍存在缺陷

从档案管理实践来看，随着现展速度的加快，传统的档案管理方式已经无法满足当代工作的需求，利用大数据和物联网等技术，能够很好的提升档案管理工作的针对性，通过对档案数据精准分析与筛选，可以更好的找准档案管理工作的节点，对于提升档案管理工作水平具有至关重要的意义。

3.档案管理智能化水平不足

只有提升我国档案管理水平，才能够更好的助力档案工作发展。这就说明我国档案管理工作离不开现代信息技术的支撑，在开展档案管理的实践中，由于缺乏科学的管理手段，很多单位档案管理模式和手段较为落后，智能化水平较低，制约了档案管理效能的提升。在档案管理实践中，涉及到大量的数据，如果不能引进有效的信息管理系统，容易出现档案管理漏洞和管理风险，同时也难免存在管理效率低下的问题，基于此，探寻有效的信息化管理模式，对于提升档案管理综合水平，助力档案管理发展具有重要的意义。

二、信息化背景下档案管理改革的重要性

1.提高档案管理效率

档案信息管理的过程中，利用计算机相关技术进行管理能够有效提高档案管理效率，在档案信息管理的过程中，将相关信息进行编辑，根据档案种类不同进行分别管理，保障档案管理更加规范化。同时，分类管理的方式能够有效提高档案管理的效率，根据档案种类不同进行划分。信息化档案管理方式能够改变传统的档案管理方式，提高信息化发展过程中的整体化发展动力。

2.促进档案信息的使用

档案信息管理的过程中，能够有效提高档案信息管理的使用效率。档案信息化管理能够有效将档案信息进行分类化管理，为档案信息的使用提供良好的基础。在信息化的管理过程中，积极加强档案的使用，保障相关档案信息能够为学校的发展提供良好的发展动力，为档案信息的使用提供良好的发展基础。

3.保障信息档案的稳定性

信息化档案管理过程中，有效将传统纸质档案进行电子化设置，促进档案信息在现代化发展过程中的稳定性。传统纸质档案在翻阅的过程中容易造成档案信息的损坏，信息化档案管理的过程中，能够保障档案信息本身的安全，避免档案信息翻阅过程中出现磨损，影响档案信息的完整性。信息化档案管理的过程中，能够为档案管理提供稳定的存储环境。

三、信息化背景下档案管理改革的基本原则

1.安全性原则

在信息化背景下开展档案管理工作，必须坚持安全性原则，将档案管理安全作为首要目标。在档案管理实践中，容易产生管理风险，对此，构建档案管理信息化体系，要秉持安全原则，注重减少管理漏洞，保障档案的安全性，为全局工作的顺利推进提供有力的支撑与保障，助力的科学化、高效化发展，提升档案综合管理效能。

2.信息化原则

在开展档案管理过程中，要构建现代管理体系，必须注重档案管理的信息化建设，随着现代信息技术的发展，互联网、大数据技术与传统档案管理工作深度融合，极大提升了档案管理效率和准确性，在开展档案管理工作过程中，要多采取现代化管理模式，档案管理人员要不断调整思维，优化工作体系和工作方法，注重信息技术手段的采用，不断提升工作效能，提升档案管理综合效能，推动档案管理工作不断提档升级。

3.效率性原则

档案管理工作要服务中心工作，在档案信息化管理实践中，要不断探索优化工作流程，升级工作方法，提升档案管理效率，保证档案的保管与运转，进而提高综合工作效率。在档案管理实践中，提升信息化建设效率需要从多方面入手，既要优化管理体系和管理流程，同时也要升级管理手段，采取现代化档案管理模式，满足档案工作基本需求。

四、信息化背景下改革档案管理的具体路径

1.强化档案管理的信息化建设

随着档案管理工作的开展，会产生大量的档案原始资料，同时会产生大量数据，在档案人工管理模式下，不仅容易出现漏洞，也容易出现管理安全隐患。对此，要积极引入现代信息管理系统，通过开展信息化建设，提升档案管理综合管理水平。在档案管理工作中，很多都没有引入信息化档案管理系统，成为制约档案管理效率提升的瓶颈。

2.明确档案信息化体系建设目标

档案管理工作具有较强的体系性，在信息化管理体系建设过程中，普遍存在工作标准与目标不明确的稳定，很多工作处于无序状态，基于此，造成了档案管理资源的大量浪费，也制约了档案管理综合效能的提升。在实践中，要不断明确档案管理信息化工作标准，实现标准化管理，对于档案管理流程和运作机制，都出台明确的标准，让档案管理工作有章可循，提升综合管理水平。

3.构筑现代化档案信息管理体系

在档案管理信息化改革实践中，要想实现科学化管理目标，进而实现档案管理工作效能的提升，必须要创新认知，落实档案管理责任，构建信息化管理体系。在信息资源体系构建上，要明确相应的责任，避免出现档案管理“网络真空”的现象出现，形成权力和责任的有机制约，避免人为操作失误，通过导入多元化档案治理体系，构建现代档案管理机制，引导各项工作按照既定流程推进，形成有效的责任落实机制，提升档案管理综合水平，实现档案管理信息化建设目标，提升治理综合水平。

综上所述，随着现代档案管理工作的发展，信息化建设工作的重要性不断凸显，对于提升档案管理效率、保障档案安全都具有积极意义。在开展档案管理信息化建设过程中，要找准工作节点，不断优化工作体系和流程，及时发现问题并解决问题，提升档案管理综合水平。

参考文献：

［1］张莉.信息化背景下传统档案管理工作的改革研究［J］.现代信息技术,2017（09）.

［2］范丽莉.探析信息化背景下传统档案管理工作的改革［J］.办公室业务,2017（08）.

［3］李晓辉.信息化背景下档案管理改革初探［J］.信息记录材料,2018（01）.