浅谈行政执法文书档案制作与管理

浅谈行政执法文书档案制作与管理

唐梅1李锐琼1黄荣林1范琼芬1陈绍云2

（1会泽县宝云街道经济发展服务中心； 2会泽县老厂乡农业综合服务中心）

摘要：行政执法是行政部门实施法律法规、管理社会公共事务的重要手段，其中涉及大量的文书档案制作与管理，这些文书档案记录了行政执法的全过程，是还原事件真相、明确各方责任的重要依据。同时，文书档案也是总结执法经验、改进工作方法的重要参考资料。本文中笔者将针对浅谈行政执法文书档案制作与管理展开论述和分析。

关键词：行政执法；文书档案；制作；管理

行政执法文书档案是指行政处罚案件办理完成后，行政执法人员将制作的行政处罚案件文书全部案件材料装订成册，立卷归档的工作。行政执法文书档案管理既是执法能力和执法水平的体现，也是对案件追溯的重要证据，更是对案件资料进行有效保存的重要措施，所以执法文书档案管理在行政执法工作中具有很重要意义。

我在交流档案管理工作时，发现部分单位档案管理普遍存在不规范的问题，现结合自己多年档案管理工作，对执法文书制作归档管理交流如下。

一、执法文书归档注意事项

（一）一般程序案件应当按照一案一卷进行装订，材料过多，可一案多卷。

（二）卷内文书材料应当齐全完整，不重份、无多余材料。并用阿拉伯数字开始依次用不褪色中性笔或机打编写页号，横印材料应当字头朝装订线摆放再编写页号。

（三）录音、录像等证据材料应当放入证据袋中并注明录制内容、数量、时间、地点、制作人等，随卷归档。

（四）封面制作应规范，封面题名应当由当事人和违法行为定性两部分组成，如《关于王某某不按规定运输动物案》。卷内目录应当包括序号、题名、页号和备注等内容，按卷内文书材料排列顺序逐件填写。备考表应当填写卷中需要说明的情况，并由立卷人、检查人签名。

（五）案卷装订前要做好文书材料的检查。文书材料上的订书钉等金属物应当去掉。对破损的文书材料应当进行修复或补充。小页纸应当用A4纸托底粘贴。纸张大于卷面的材料，应当按卷宗大小先对折再向外折叠。对字迹难以辨认的材料应当附上抄件。案卷应当整齐美观、不松散、不压字迹、不掉页、便于翻阅。

（六）办案人员完成立卷后，应当及时向档案室移交，进行归档。当事人申请行政复议和提起行政诉讼或者行政机关申请人民法院强制执行的案卷，应该在案件办结后附入原卷即时归档。

（七）执法文书整理归档顺序，执法文书整理归档顺序应该依次为:案卷封面、卷内目录、行政处罚决定书、立案审批表、询问笔录、现场检勘验笔录、抽样取证凭证、证据登记保存清单、登记物品处理通知书、查封(扣押)通知书、查封(扣押)通知书、鉴定意见等，案件处理意见书、行政处罚事先告知书等；行政处罚听证会通知书、听证笔录、行政处罚听证会报告书等听证文书、执行的票据等材料、罚没物品处理记录等、送达回证等其他有关材料、行政处罚结案报告、备考表等。

二、执法文书归档管理

（一）动物卫生监督机构要指定专人负责执法文书档案管理工作，并建立档案管理登记制度。

（二）办案人员在案件办理完毕后15天内将案件所有卷宗交给档案管理员归档。

（三）案卷归档后，管理员不得私自增加或者减少案卷材料，不得修改案卷内容。

（四）因正当原因查阅或者复印、移送执法文书档的，须经单位部门负责人批准，并由档案管理员办理有关手续。

（五）涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的执法文书档案要重点保存，非经动物卫生监督所负责人批准，不得借阅、复印或转移。

（六）由于办案人员或者档案管理人员保管不当而造成执法文书档案丢失或毁损的，视情节轻重给予行政处分。

（七）动物卫生行政执法一般程序案件档案保存分短期、长期、永久三类。动物卫生行政执法简易程序案件档案保存期为五年；影响较小案件档案为短期保存，保存期限为十五年；影响较大案件档案为长期保存，保存期限为五十年；重大案件档案为永久保存。

三、档案管理的重要性

执法文书的档案管理对于保障执法程序的公正性和合法性至关重要。合理的档案管理可以确保案件材料的完整性和真实性，为后续的行政复议、法院诉讼等程序提供坚实的依据。此外，档案管理也有助于监督执法机关的工作，确保执法行为的合规性和规范性。

四、档案管理的责任与制度

为了有效管理执法文书档案，动物卫生监督机构应当明确责任人员，专门负责档案管理工作，并建立档案管理登记制度，这个制度可以确保每个卷宗都有明确的责任人，负责归档、查阅、复印等工作，从而防止档案的丢失或滥用。

五、案卷的完整性和不可篡改性

档案管理员应确保案卷的完整性，不允许私自增加或删除案卷材料，也不得修改案卷内容，这可以通过严格的管理制度和权限控制来实现，以保护案卷的真实性和可信度。

六、特殊情况下的档案查阅与复印

在正当原因下，需要查阅、复印或移送执法文书档案时，必须经过单位部门负责人的批准，并由档案管理员办理相关手续，这个步骤的存在有助于控制档案的访问权限，确保敏感信息不被滥用。

七、涉及敏感信息的档案保护

对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的执法文书档案，应特别重点保存。只有在动物卫生监督所负责人的批准下，才能借阅、复印或转移这些档案

，这种保护措施有助于维护敏感信息的安全性和保密性。

结束语

总之，行政执法文书档案的制作与管理是确保执法公正和合法性的关键环节。通过以上措施，可以有效地管理和维护行政执法文书档案，以满足法律法规的要求，保障公民的合法权益。

参考文献

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