招投标纸质资料的数字标签化管理浅析

招投标纸质资料的数字标签化管理浅析

马越

（国网江苏省电力工程咨询有限公司  江苏南京  210003）

摘要：本文着重分析了招投标纸质资料数字标签化管理的现状、方法、应用与意义。通过利用实施数字标签化管理和三维虚拟数仓技术，可提高招投标纸质资料的管理效率，降低成本，增强安全性，推动招投标工作的数字化转型。文章总结了数字标签化管理的优势及挑战，并提出了相应的建议。

关键词：招标代理业务；资料管理；数字化标签；虚拟数仓

一、引言

1研究背景

国家电网有限公司于2022年全面发展绿色现代数智供应链，围绕“绿色、数字、智能”现代化发展方向，聚焦供应链“效率、效益、效能”提升，进一步推动供应链平台与服务升级、绿色和数智升级。GC招标代理机构（以下简称GC招标）作为国网某工程咨询公司五大业务部门之一，承担省级分公司系统内约50%的采购业务，是支撑公司物资专业发展的重要环节，也是全面落实绿色现代数智供应链的中坚力量。

在GC招标部门开展招投标工作中，产生了大量过程材料，按照招标代理相关法律法规及公司物资部要求，部分过程材料如未中标单位投标文件作为溯源的重要证据，应当以纸质成册文件形式进行长期妥善的保存和精细科学的管理。这些材料在管理过程中，要求做到收集齐全、分类明确、编排有序、目录清晰、存放安全、查阅规范、定期整理和数字化记录等，确保纸质资料得到妥善的保管和有效的利用。

随着业务管理一直面临着效率低下、成本高昂、安全性差等问题。因此，数字标签化管理在招投标纸质资料中的应用显得尤为重要。本文将通过数字标签化应用和利用三维建模技术构建存储环境等方向实现对招投标纸质资料数字化管理进行探讨和分析。

2研究意义和必要性

招投标资料的归档管理有着较高的存储要求和能够快速查阅的属性特点，因此通过数字标签化管理，可以快速定位和获取所需的招投标纸质资料，提高管理和检索效率，减少查找时间和精力成本。同时有助于加强对招投标纸质资料的安全保护。通过权限设置和访问控制，可以确保敏感信息不被未经授权的人员获取，降低泄密风险。除此之外数字标签配套的功能模块软件可以记录资料的流转过程和操作历史，提高资料的可追溯性，有助于监控和审计招投标活动的合规性。

1）适应数字化转型趋势：随着企业运营管理的数字化转型，招投标工作也需要适应这一趋势。数字标签化管理作为数字化转型的一部分，有助于提高招投标工作的效率和质量，使企业更好地应对市场变化。

2）提高管理效率：招投标纸质资料通常数量庞大，管理繁琐。通过数字标签化管理，可以快速、准确地对资料进行分类、标识和存储，提高管理效率，减少人力和时间成本。

3）增强数据安全性：纸质资料在保存和管理过程中容易受到损坏、丢失等风险。通过数字标签化管理，可以将纸质资料转化为数字形式进行存储，结合加密技术和权限设置，确保数据的安全性和完整性。

4）促进信息共享和协作：在招投标过程中，信息的共享和协作至关重要。数字标签化管理可以实现纸质资料的数字化存储和高效检索，便于团队成员之间的信息共享和协作，提高工作效率和协同效果。

5）便于监管和审计：招投标工作涉及到合规性和监管要求。数字标签化管理可以提供清晰、准确的资料流转记录和操作历史，方便监管机构和内部审计部门进行监督和审计，确保招投标活动的合规性和公正性。

3相关研究成果

二维码技术在中国的运用早已普及，徐生明（2023）[1]聚焦二维码技术的特点，即高密度编码且信息容量大、编码范围广可自由搭建记录组件、具有较强的容错纠错能力以及成本低、易制作以及持久耐用具备大规模推广，通过二维码技术的运用优化传统管理模式，提升设备设施管理水平，提高工作效率，优化了生产数据的查询和分析手段，解决了管理层与基层工作之间的断层。二维码技术的出现及应用给传统纸媒以及纸质材料运用保管带来了新思路。王世军（2022）[2]认为二维码技术突破了信息传递在时间和空间上的限制，使静态、平面、单一的内容变得动态、立体、丰富，给信息传播带来一大创新。

虚拟数字仓库利用中间件技术把分散在不同的平台、系统、应用程序中的各类数据集汇集到一个数据中心，使用户可以从以前的各种应用程序中将最重要的数据部分提取出来，不像传统数据仓库那样对数据有着时间、费用和风险的种种限制。胡舸（2014）[3]聚焦数据仓库的四个特点，即主题导向、集成性、反映历史变化和相对稳定性，在放射源管理系统的数据仓库和实施数据挖掘的过程中，通过应用层次的不断深入，可以分为三个阶段，即空间数据ETL、数据的存储和管理以及数据分析与展现，最终实现数据仓库和数据挖掘在监控管理系统中的运用。

二、纸质资料管理现状及需求分析

1纸质资料管理现状与困境

招投标业务快速发展，每个批次标段都会产生大量的未中标单位投标资料，资料保存期限为十年，因此累积了大量需要管理的资料，仅2020年至今，已经产生了约40万余册/本纸质资料，传统资料管理形式和方法在逐年增加的资料量面前无疑捉襟见肘，目前面临的困难主要有以下几点：

1)管理不规范：传统纸质资料管理中存在信息记录不规范、档案管理存在信息不准确、文件混杂等问题，随着存储时间的变长和存储资料数量的增加造成招标资料档案有缺失、混乱不清，影响到资料溯源的规范性和资料保存意义。

2)查找效率低下：纸质资料的查找通常需要人工翻阅，效率较低，特别是当资料量非常大的时候，即使使用手动编号，也容易出错。

3)管理成本高：为了压缩存储空间，资料采用存储箱和货架通过阵列排放，按照相关要求，应当对资料定期进行盘点，传统盘点需要耗费大量人力和时间进行逐一清点，而且无法做到对整体资料场景的实时可观。

4)借阅管理混乱：传统借阅通过手动填写借阅单实现记录，记录单存在容易遗失、错误问题，借出周期不可控，归还手续繁琐，极易造成资料遗失，并且对资料现有借阅情况无法掌握。

5)数据利用率低：传统借阅方式无法或者很难进行数据统计，对于资料存储情况和借阅情况无法做到精确统计，阻碍全面实施精细化管理。

6)材料属性无法管控：纸质材料成册时只能体现材料本身属性如批次标段名称等，但是过程属性如成册时间、归档时间、责任人、审核人等无法直观体现，归档过程缺乏规范快速的多级审批流程。

2数字化在纸质资料管理中的应用需求

1)数字化目录存储：通过数字化技术，可以将纸质资料目录转化为电子文档。这样可以大大节省物理存储空间，降低存储成本，并且能够随时随地访问和共享这些资料。

2)高效检索和查询：数字化管理可以实现快速、准确的检索和查询纸质资料目录，提高工作效率。

3)安全性提升：数字化管理可以通过加密、备份、访问权限控制等手段，提高纸质资料的安全性。通过数字化手段实现借阅和管理，数据不容易丢失、损坏或被盗，而且可以设置不同级别的访问权限，确保敏感信息不被未经授权的人员获取。

4)资料分析和利用：数字化资料更容易进行数据分析和挖掘。可以对未中标资料进行统计、对比、趋势分析等，发现其中的规律和问题，为企业决策提供参考。

三、纸质资料数字标签化管理的应用

1“电子标签”资料二维码应用模块

1.1基于“QR码”的二维码技术

通过模块能够生成与每个纸质资料相对应的“QR”二维码标签。这些二维码可以包含关于资料的基本信息，如资料名称、编号、日期等。生成的二维码可以打印在标签纸上或直接附在纸质资料上。

图3-1 传统编码转换为QR二维码

    每个资料都可以附带一个独特的电子标签二维码，用于标识和分类该资料。如图3-1所示，通过扫描二维码，可以快速获取资料的详细信息，如批次编号、批次名称、项目单位、定标日期等，相关数据会同步到功能模块中，方便用户进行浏览和整理。电子标签二维码可以提供资料的安全性和防伪功能。通过加密和验证二维码中的信息，可以确保资料的真实性和完整性。此外，还可以设置访问权限和控制扫码次数，进一步保护资料的安全。

1.2二维码技术在纸质资料管理中的应用

1)归档

纸质资料在归档时，每一册资料都会有唯一的编号。基于二维码技术的资料管理模块，会将这个编号以及资料主题、资料涉及的批次标段名称，归档时间等基本信息进行汇总，然后生成相应的二维码。这样后期在进行档案检索时，就可以利用二维码快速查找，极大的提高了纸质资料检索效率。[4]

2)整理

嵌入二维码以后，每一份纸质资料都拥有独一无二的二维码。在办理纸质资料的交接时，管理人员只需要扫描二维码，就可以获得该档案的简略信息，用于核对档案是否正确，避免出现纰漏。完成交接后，二维码会自动同步并保存在资料管理模块上。在进行盘库检查时，利用二维码也可以追踪资料的存储情况，查看哪些资料借出以后已经归档，哪些档案借出后尚未归档，从而为档案管理人员进行统计、管理提供了必要的参考。

2“双轨制”纸质资料借阅管理模块

本模块将线上电子借阅审批流程和线下扫码借阅“双轨制”融为一体。通过定制化审批流、自动借阅单生成、电子签名等方式，在保证借阅流程简洁高效的同时，保证了借阅过程的规范、安全、可控管理。

2.1线上借阅流程

通过线上借阅模块，借阅人在线搜索有权限的纸质资料目录，并可以多选需要借阅的资料内容，在选择需要借阅内容后，除了要填写借阅事由、借阅时间等具体事项，在提交审核后自动推送至相关责任人，通过在线审阅，生成标准制式的电子借阅单，审批通过后在借阅单上自动添加电子签名和具有借阅信息、时间人员属性信息的唯一二维码。从而生成具有防伪性的规范借阅文件。如图3-3所示：

图3-3 借阅流程示意

借阅人凭借借阅单进行线下纸质材料的借阅，借阅出库和入库分别通过对应系统的扫码功能自动记录，依据出库时间和借阅时间进行处理，在借阅归还期限前会自动提醒借阅人归还，如果借阅人逾期后，会同步管理人员进行追踪。同时相关借阅信息将进行记录和存档。

2.2“双轨制”借阅的优点

1）便捷性与效率：线上借阅平台提供了24小时的借阅服务，用户可以随时随地的查找符合自己借阅权限的资料，并可以借阅多个文件。审批人员可以及时通过借阅平台进行查看和审批。

2）借阅流程的留存：通过线上借阅流程，保留了全借阅过程的信息链，为后期统计、追溯都提供了有力的证据，通过线下扫码同步确保了线上线下信息的同步，防止出现漏借、错借、已归还未入库等情况发生，准确锁定第一责任人。

3）资料借阅的合规、安全：通过线上借阅单的自动生成，独一无二的二维码信息展示，审批电子签名的加密覆盖，保证了借阅单的安全合规，大幅降低了传统资料借阅带来的风险。

4）借阅数据的统计：传统借阅模式无法对借阅数据进行统计和分析，往往忽视这些数据潜在的价值，通过“双轨制”借阅模式，可以清晰了解借阅需求和频次，构建借阅人画像，对于资料和人员管理发挥重要作用。

3“虚拟数仓”资料存储管理模块

3.1动态三维显示功能

以纸质资料关键信息提取并形成数据条目为基础，以关键人员全覆盖线上审批流为脉络，通过对数据资料的实时抓取，利用可视化看板技术实时显示资料存储状态、位置等信息，实现了纸质资料仓库布局的动态化、清晰化、精细化，同时方便管理人员随时掌握未中标资料的各项信息及动向状况。

借阅区域和货架、借阅箱进行了标定，当利用二维码扫码查找信息或者搜索编号时，通过区域——货架——借阅箱分别高亮显示，准确提示资料位置，便于快速定位，点击资料箱可以查看每个箱内的资料信息，实现双向互通。

3.2数据分析功能

基于数字化标签管理的基础数据，利用数据分析工具可以对纸质资料进行分析。通过描述性统计量，如均值、中位数、标准差等，对纸质资料的基本特征进行概括和描述。这些统计量可以帮助了解数据的分布、中心趋势和离散程度。通过推论性统计方法，如假设检验、方差分析等，对纸质资料进行深入分析。这些方法可以帮助我们根据样本数据推断总体特征，并检验不同组之间的差异。例如，可以通过统计各类标签的数量和分布，了解存档资料的结构和特点；通过借阅记录的分析，可以了解借阅人的借阅偏好和借阅行为的变化趋势；通过关键词共现分析，可以发现不同主题之间的关联和热点等。

4 数据备份与恢复模块

纸质资料数字标签化管理系统需要具备良好的数据备份和恢复功能，以确保数据的安全性和可靠性。这个模块负责定期对数据进行备份，并在数据丢失或损坏时进行数据恢复。通过备份和恢复模块，可以保证纸质资料的数字化版本不会受到数据丢失或损坏的影响，便于长期保存和管理。

数据备份与恢复模块的存在可保证系统的数据安全性和可靠性，防止由于硬件故障、意外删除等原因导致的数据丢失。定期的数据备份和灵活的数据恢复策略，为纸质资料数字标签化管理系统提供了可靠的保护措施，保证纸质资料的数字化版本能够长期保存和管理。

四、总结与展望

1研究总结

本文通过对招投标纸质资料的数字标签化管理进行深入分析，通过二维码模块、“双轨制”借阅模块、“虚拟数仓”模块等对数字标签化管理的具体应用进行了分析和探讨，认为纸质资料的数字化标签管理技术成熟、效果明显，具备落地的条件和应用推广的价值。

招投标纸质资料的数字标签化管理是企业数字化转型的必然趋势。通过实施数字标签化管理，可提高管理效率、降低成本、增强安全性，为企业招投标工作的高质量发展提供有力支持。然而，在实际应用中，数字标签化管理也面临着一些挑战，如标签体系设计合理性、数据安全性等问题。

2项目展望

   以数字化为基石，结合现有政策动向和先进技术，未来招投标纸质资料依托元宇宙、数字孪生、AI智能、机器人等数据基石，发展前景广泛，主要包括以下几个方向：

2.1基于数字孪生的全三维建模资料存储场景

利用高精度三维建模技术，对实际物体、场景或设施进行全方位的数字化重建。这些三维模型具有高度的真实感和精度，能够准确反映实际对象的外观、结构和环境。通过数字孪生技术，建立与实体对象相对应的虚拟模型。这些虚拟模型与实体对象保持实时同步，能够动态反映实体对象的状态、数据和行为。在三维建模环境中，各种与实体对象相关的资料、文档、图像、视频等多媒体信息可以被关联并存储到相应的数字孪生模型中。这使得资料的存储与管理更加直观、高效，并且能够与实际对象保持紧密关联。

            基于机器视觉和全向移动机器人的无人值守资料仓库

基于机器视觉和全向移动机器人的无人值守资料仓库是一个高度自动化和智能化的存储系统。以下是该系统的主要特点：

(1)机器视觉技术：在无人值守的资料仓库中，机器视觉技术起到了关键作用。通过布置在仓库内的摄像头，可以实时捕捉和监控仓库的各个角落。机器视觉算法对捕捉的图像进行处理，识别资料的位置、状态和标签信息。

(2)全向移动机器人：仓库内配备了全向移动机器人，它们具备在任意方向移动的能力，并能在复杂的环境中灵活导航。机器人通过机器视觉的指引，精确地定位到指定的资料存放位置，并执行资料的取放操作。

(3)自动化存储和检索：通过机器视觉和全向移动机器人的协同工作，资料仓库实现了自动化的存储和检索功能。用户只需通过系统界面提交存储或检索请求，机器人便会根据指令自动完成资料的存放或取出。

(4)智能库存管理：系统具备智能库存管理功能，可以实时监测资料的库存情况，并及时提醒补货或调整存储策略。这有助于优化仓库的空间利用，并减少库存积压或缺货的风险。

(5)安全保障机制：对于无人值守的环境，安全保障尤为重要。仓库内设置有安防摄像头和入侵检测系统，确保资料的安全。同时，机器人也具备防撞、防跌落等安全措施，确保其在工作中的稳定性和安全性。

(6)远程监控和管理：通过云计算和物联网技术，用户可以远程监控和管理无人值守的资料仓库。无论身处何地，用户都能随时查看仓库的运行状态、资料的存储情况以及机器人的工作情况。

基于RFID芯片技术的资料数字化管理

基于RFID芯片技术的资料数字化管理是一种高效、自动化的管理方法。以下是这种管理方法的一些特点和优势：

(1)非接触式识别：RFID（无线射频识别）技术是一种非接触式的自动识别技术。它通过无线射频信号自动识别目标对象并获取相关数据，无需人工干预，大大提高了识别效率和准确性。

(2)数字化存储与追踪：通过将RFID芯片嵌入到资料中，可以实现资料的数字化存储和追踪。这些RFID芯片可以存储大量的信息，如资料的标题、作者、创建日期、修改记录等，便于快速了解和定位资料。

(3)快速盘点与定位：借助RFID读写设备，可以快速对资料进行盘点和定位。资料管理人员只需携带读写设备在仓库或档案室内走过，设备就可以自动读取到附近资料的RFID信息，从而快速完成盘点工作，大大提高了盘点效率。

(4)防盗与安全保障：由于RFID芯片具有唯一标识和不易复制的特点，因此可以用于资料的防盗和安全保障。当未经授权的资料被带离指定区域时，RFID读写设备可以及时发现并发出警报，确保资料的安全。

(5)高度集成与可扩展性：基于RFID技术的资料数字化管理系统可以与现有的资料管理系统等高度集成，实现数据的共享和交换。同时，该系统还具有良好的可扩展性，可以根据实际需要添加新的功能和应用。

(6)优化管理流程：通过采用RFID技术，可以实现对资料管理流程的优化。从资料的入库、存储、借阅、归还到盘点等各个环节，都可以实现自动化、智能化的管理，降低劳动强度，提高工作效率。

参考文献：

[1]徐生明.二维码技术在新能源场站管理中的应用[J].电力安全技术,2023,25(06):71-73.

[2]王世军.传统纸媒对二维码技术的应用、效果、改进[J].传媒,2022,No.389(24):49-51.

[3]胡舸,黄震廷,韦天瀚.数据仓库和数据挖掘在放射源监控管理系统上的运用[J].日用电器,2014,No.101(05):58-61.

[4]蒋术.条形码、二维码和ＲFID在档案管理中的应用比较研究［J］．北京档案，2015(7):121－123.

作者简介：马越(1993年4月)，女，江苏连云港人，中级职称，招标师。