纸质档案的数字化管理策略

纸质档案的数字化管理策略

仝翠玲

尚志市第一殡仪馆   黑龙江尚志市   150600

摘要：随着科学技术的迅猛发展，数字化技术逐步被应用到各行各业中，展现出全新的面貌。为此，档案管理工作同样也要顺应时代的发展趋势，加强数字技术与传统档案管理工作的整合，推进档案管理工作的数字化、智慧化发展。本文以传统纸质档案管理工作为研究内容，探讨纸质档案的数字化管理，以期利用好数字化技术，更好的为市场主体提供更加优质的档案服务。

关键词：纸质档案   数字化管理    弊端   优势    策略

前言：随着社会经济的飞速发展以及信息化水平的不断提高，对档案管理工作提出了更高的要求，对纸质档案实施数字化、信息化管理也势在必行，并俨然已经成为适应新经济形式发展的必要举措。为此，本文从传统纸质档案管理的弊端出发，分析数字化档案管理的优势，提出纸质档案的数字化管理策略，旨在为纸质档案的有效管理提供有益的铺垫，并促进新旧档案管理模式的相互衔接与有效融合。

1.纸质档案在管理过程中存在的弊端

1.1纸质档案的种类繁杂致使错误频发

在档案管理过程中档案信息资料的种类往往十分繁杂，将其以纸质形式加以保存，极易发生遗落情况，加之档案管理工作其本身涉及到的学科十分广泛，而档案管理工作人员不可能深入了解每一个学科，因此，在编写或者是归档纸质档案时也容易出现一些比较低级的人为错误。

1.2纸质档案的管理工作量十分繁重

企业在日常营运过程，每天都会产生大量的起草、签发、催办、归档等文件资料，而这些工作对于纸质档案而言往往不太友好，其主要原因就是这些工作会极大的加剧档案管理工作量，以至于档案管理工作人员每次存、取档案时都会耗费大量的时间、精力。

1.3纸质档案的保存寿命相对有限

在实际工作过程中，有些文件常常会被人们存取、翻阅，而每一次存取、每一次翻阅后，纸质档案都要重新经历核对、检验等操作，这不仅加大了档案管理工作人员的实际工作量，也会给纸质档案带来不可逆转的损害。此外，由于借阅后很多因素都是不可控的，如：纸质档案被破损，部分内容丢失、涂抹、沾染污迹等，这些问题的出现都会给纸质档案带来巨大的损害，也就不利于纸质档案的长久保存。

2.数字化档案管理的优势

2.1提高档案管理工作效率

传统纸质档案管理工作主要采取的是人工采编、整理、归纳、存取等操作流程，不仅工作效率相对较为低下，且在工作过程中极易出现人为失误。而采取数字化管理不仅能够大大降低档案管理工作人员的工作量，还能够降低因人为操作引发的失误风险。这是因为利用信息化技术、大数据技术搭建的数字化档案管理系统，可以充分借助计算机，实现对于档案信息资料的全方位采集，节约归档与编制时间，进而提高档案管理工作效率。同时，也能够最大限度保障档案信息资料的全面性、准确性，从而实现对档案信息资料的更好管理。

2.2延长档案资料的保存周期

对于档案管理部门而言，人事与科技档案存在频繁存储，且随时添加新材料的情况。所以，人事与科技档案极易发生破损，其纸质档案的保存生命周期十分的有限。而采取数字化管理，将纸质文件转变成数字文件，各部门借阅时只需通过系统软件展开搜索即可，不仅大大提升了档案信息的利用率，提高了档案管理部门对档案资料的保存容量，同样也大大延长了档案资料的保存生命周期，使其得以更好的服务于本单位的运营发展。

2.3确保档案管理工作的安全

传统纸质档案主要依靠封条这种形式开展档案保密工作，极易出现泄密风险。而采取数字化管理后，档案管理工作人员可以利用数字加密手段，如：防火墙、数据加密等信息安全技术，有效提升档案管理工作的安全性与保密性。还可将运行档案管理工作的电脑接入档案管理专网，引入专业的加密技术，以便于给档案资料安全提供最大限度的保障。

3.纸质档案的数字化管理策略

3.1做好数字化档案系统的设计

一个设计良好的系统，不仅能够提升档案管理的效率和质量，还能够为档案的长期保存和利用提供坚实的技术基础。为此，在设计数字化档案系统时，必须考虑到档案的各种属性和具体的管理需求。数字化档案系统应有能力处理从纸质到电子格式转换过程中出现的各种数据类型，包括文本、图像和多媒体内容，还应包括有效的元数据创建和管理功能，以确保每项档案的索引和检索都能够得吃精确快捷。此外，数字化档案系统设计也需考虑未来的可扩展性，以适应档案数量的增加和技术的更新换代。与此同时，数字化档案系统的应用涉及系统与用户之间的交互，包括档案的录入、检索、展示和交付等功能。为此，数字化档案系统应支持多种搜索方式，如关键词搜索、分类浏览和高级搜索等以提高检索效率，并允许用户对档案进行标注、复制和分享，同时需保证这些操作不会影响原始档案的安全和完整性。

3.2做好数字化档案长期存储工作

延长纸质档案的保存生命周期，做到长期存储可谓是数字化档案的最大优势。为此，要想切实发挥出数字化档案的长期存储优势，在存储与保存数字化档案的过程中，就必须要充分考虑到档案数据本身的完整性、可访问性以及适应未来信息技术的变革能力。

在数字化档案的存储介质上，应该选择具备良好稳定性、耐久性，且能够对抗物理损害的软硬件设置，如：具备较高质量的存储设备与存储服务器等。存储介质还应具备开放性特质，以便不会受到任何软件的限制，这也有利于档案信息的长久使用与高度共享。同时，为了确保任何情况下档案信息都不会出现丢失情况，档案管理部门还应制定出科学合理的数据维护与迁移计划，定期检查档案数据的完整性，对档案信息展开检验、对比，并且将档案数据迁移到更加先进的系统之上进行远程备份，这也是确保档案信息长期保存的常规操作。

3.3做好数字化档案使用的推广

做好数字化档案使用的推广，是实现纸质档案数字化管理价值的核心。为此，档案管理部门应该构建一套高效的公共访问系统，并制定与之相匹配的政策鼓励用户访问数字化档案系统。为了能够获得用户的青睐，在公共访问系统的构建上应该做到直观且容易使用，能够支持多种搜索、浏览功能，能够让用户更加快速、更加方便的检索到所需档案信息，以此推广数字化档案的广泛使用。需要注意的是，为了确保数字化档案的隐私安全，在公共访问系统的设计上，要做好访问权限的认证设置，用以增强数字化档案的访问安全。

结束语：

档案数据量的飞速增长，让传统纸质档案管理弊端日益凸显。而数字化档案管理的出现恰恰能够有效解决档案数量变多而引发的诸多困难，促进新时期档案管理工作的顺利开展。所以，推动纸质档案的数字化管理至关重要。为此，本文提出纸质档案的数字化管理策略，也是为了构建一个链接新旧档案管理模式的全新“桥梁”，确保传统纸质档案得以妥善保存的同时，也能够借助数字化技术有效解决物理存储空间这一实际问题，并实现对档案信息的快速检索与高度分享。

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