Z烟草企业财务稽核管理的底层逻辑及优化方法探析

Z烟草企业财务稽核管理的底层逻辑及优化方法探析

郝庆英 汪照晴 童品波

安徽省烟草公司池州市公司  安徽省烟草公司铜陵市公司

 摘要：近年来，烟草商业企业经济业务事项越来越繁杂，从人员素质和工作精力都提出了较高要求，传统完全由人工稽核的模式已经不适应企业高质量发展的需求。为更好提高工作质量和效率，发挥人工智能作用，本文深入研究Z烟草商业企业财务稽核管理的现状，重点分析财务稽核管理的底层逻辑，结合实际需求，全面理清稽核要点，提出了构建“一册一库一软件”的财务稽核管理模式的总体思路，搭建线上稽核知识库，分类充实政策制度研究库、问题案例库、标准化经济业务事项库，以统一文件命名规范、合理归集分类、持续更新维护、合理划分权限为编写基本原则，同时，为更好应用并推广，开发财务稽核管理小程序，突出稽核问题反馈、业务咨询以及稽核问题管理仪表盘三大模块， 通过图文并茂形式搜集并反馈问题，建立业财共享平台，进一步加强业财融合力度。并以二维码、 “1+N”新模式进行宣传，以期为其他企业构建智能财务稽核提供参考。

关键词： 底层逻辑   智能稽核   业财共享

引言

财务稽核是企业会计核算和财务风险管控过程中不可或缺的工作环节，通过对经济业务事项的合规性、合理性和必要性进行审查，以保证会计信息的准确性，提高会计核算工作质量。随着烟草行业的转型升级，大数据应用越来越广泛，Z烟草企业财务稽核对象逐渐从线下实物单据转为线上电子单据，各系统的接口开发也打通了业务与财务数据壁垒，虽加快了业财融合进度，但对财务人员提出了更高的要求，财务稽核也遇到了前所未有的机遇和挑战。

一、财务稽核管理的现状

目前，Z烟草企业改变了线下流程，各系统各自为政的状态，实现了线上录制报销单到生成记账凭证的全流程管理，同时在报销系统中嵌入发票查验真伪、金额校对以及必要附件强制上传等稽核规则，从源头控制风险，从录入端提高信息准确度，从全局角度提高稽核工作质量和效率。但在实际操作过程中，财务稽核管理仍然存在诸多难点和堵点。

（一）财务稽核未能有效将经验转化为标准化规则

目前，稽核经验主要是文件制度明确条款，在遇到政策或制度未明确规定时，Z烟草企业的稽核人员则主要根据职业判断，不同部门的人员判断标准不一定统一，同一部门的不同人员判断结果也会产生差异，加大了某些稽核经验转化为标准化规则的难度，因此稽核规则需要依靠财务团队的力量进行明确；同时，系统稽核在设置规则时有一定的局限性，未能综合考虑经济事项的特殊性，导致系统操作时经常需要人工再次进行复核。另外当系统稽核与人工稽核分工不明确时，稽核单据很容易发生遗漏或错误。因此，从财务人员发现问题、反馈问题，到经办人员改进问题，最终企业全方位梳理稽核要点并总结经验形成标准化的稽核规则显得尤为重要。

（二）稽核管理方式未能适应变化

随着经济业务的不断发展，静态、固化的稽核管理模式已经无法满足当前经济业务的需求，也无法有效应对可能出现的各种问题和风险。Z烟草企业以业务活动为起点，将业务事项从预算项目、核算要求、报销流程等维度赋予“标签”，构建标准化经济业务事项库，并将标准化经济业务事项嵌入到报销系统，事项库梳理出360个最小报销颗粒的标准化经济业务事项。标准经济业务事项体系越庞大，适应变化越困难，这对稽核管理提出了新的挑战。鉴于财务报销审核的严格性，财务系统的复杂性、财务制度更新较快的特点，财务稽核工作的要求越来越细致，对业务经办人要求也逐步提高。在目前的财务稽核工作开展过程中，仍存在系统操作不熟练、发现问题依赖财务人员解答、某些问题存在多次退回多次整改现象，以及财务稽核依据不易查找、不能及时更新等问题。

二、财务稽核管理的底层逻辑

企业在进行财务稽核管理过程中会遇到很多问题，只有掌握了底层逻辑，探寻到万变之中的不变，才能动态地、持续地看清事物的本质，才能够从根本上解决稽核管理中多种多样的问题，建立较为完善的稽核管理体系。

（一）理清稽核的要点

在Z烟草企业，从业务端发起报销单据到财务端生成记账凭证这一过程中涉及的稽核环节主要是原始凭证审核以及记账凭证审核，这二者稽核的要点也不尽相同。只有理清稽核的要点，严把入账审核关，不断提高会计基础工作规范水平，有效发挥财务发现问题、服务业务的能力，从而达到稽核管理的目的。

建立标准的稽核要点－标准体系。Z市烟草公司根据国家的会计核算要求、行业的会计核算口径、市局的报销标准、定额管理等规定，制定统一的稽核规则，明确稽核要点和必要附件。稽核规则根据业务做了8项分类，分别是日常费用事项、专卖指标事项、营销指标事项、物流指标事项、人工费用事项、往来项目事项、工程项目和营业外收支事项。Z烟草企业建立稽核管理制度，明确稽核职责，采取抽查、交叉互查工作质量的工作模式，确保财务稽核的规范化、合理化。同时，为了确保会计稽核的灵活性和柔韧度，确保后续执行效果，会计稽核制度不但需要合理化和规范化，同时也需要按照企业的实际情况来灵活更新完善，确保后续执行效果，采用合适的财务审批管理方法，在保证财务信息准确的基础上，使财务稽查人员能够从业务角度看问题，确保业务必要支出合理合规。

(二）关注业财人员的不同需求

财务稽核是连接财务与业务的桥梁，并且能够在推动业财融合过程中起到重要作用，稽核标准可以指导业务规范财务，然而业务部门和财务部门对稽核工作的目标并不相同，且其需要掌握的稽核要点范围也不同。

1.业财人员对稽核工作的目标不同

稽核人员对于确保企业财务的合规性、合理性和必要性起着关键作用，一方面是希望经办人员可以准确录入报销单，即稽核人员需要全面掌握稽核规则并具备较高的专业素质以进行指导；另一方面则希望相同的问题尽可能低频次出现，即稽核人员要考虑如何有效反馈问题，或将问题举一反三。业务人员的目标则是尽快取得报销款，在录制报销单时会有两种表现：一是遇到问题立即咨询稽核人员，容易出现某些问题反复询问反复解答的情形，这种依赖性削弱了经办人员的思考能力，同时忽视了稽核标准相关指导类制度的作用；二是录制报销单存在侥幸心理，导致报销单信息的准确性、附件的完整性会大打折扣，并且未经检查先提交至稽核人员看能否审核通过，审核出现问题再根据反馈信息进行修正。

2.业财人员对稽核标准的需求不同

究其根源，财务部门在制定相关稽核标准时，会全方位考虑经济业务事项，并形成综合性的指导体系，然而业务部门仅需要了解部门相关的经济业务事项即可，面对庞大的标准化体系却无法精确选取部门所需事项进行针对性学习和主动应用，因此，如何有效平衡业财人员的差异化需求是稽核管理中重要的组成部分。

三、稽核管理的优化方法探析

Z烟草企业通过站在经办人角度看问题、站在财务人员角度看规则的方式，构建“一册一库一软件”的财务稽核管理模式，主要划分为三个模块：稽核知识库为收集模块，财务稽核管理小程序为执行模块，二维码卡片式手册为宣传模块，通过三个模块的集成，构建起一套可以规范财务、指导业务的财务稽核管理模式，该模式的具体流程图表如下：

（一）“一库”——搭建线上稽核知识库

1.线上稽核知识库框架构成简介

    利用钉钉文档打造线上稽核知识库，稽核知识库下设政策（制度）研究库、问题案例库和标准化经济业务事项库，按照权限范围在财务部门与业务部门实现知识共享。稽核知识库注重科学实用、检索高效，科学实用体现在以政策（制度）研究为指引，以问题案例为借鉴，以标准化经济业务事项库为实操，全面系统收集财务稽核类知识；检索高效体现在内容查找方便快捷、报销事项稽核要点罗列清晰细致。

（1）政策制度研究库

政策制度研究库下设综合性文件、分类别文件和非正式文件三大类别。综合性文件包含国家局财务制度汇集、省局财务制度汇集和市局财务制度汇集，国家局财务制度汇集一般为零星收集，有相关的文件印发则收录进去；省局财务制度汇集下设四个文件夹：省局在用制度、省局通知类文件、财务工作简报和风险防控清单；市局财务制度汇集包括三个文件夹：财务科专用文件、市局在用制度和定额标准体系。分类别文件则是直接分类别整理市局层面定额标准体系手册中的定额管理相关制度，目前包含日常、资金、资产、税费、专卖、营销、物流和烟叶八个类别。非正式文件下设账务处理指导、协同及工作通知和讯息分享，账务处理指导下设核算指南、摘要编写、特定事项和系统操作四个文件夹，专门用于汇集实务指导类资料；协同及工作通知主要用于收集市局层面下发的各类与报销相关的非正式文件；讯息分享则用于收集最新的与财务相关的公众号消息或其他实时信息，以便于了解与分享前沿信息。

（2）问题案例库

问题案例库下设原始凭证、记账凭证、资金管理、资产管理、税务管理、预算定额、报表处理、系统操作和其他问题九大类别，其中原始凭证和记账凭证的问题类型根据凭证审核要点进行设置。问题案例库编写的时候，注重实用且鼓励采用图文并茂的形式，以提高可读性和借鉴性，问题案例来源主要有以下四点：一是由财务人员根据自身稽核经验进行编写后由财务稽核审核；二是选取在线查账及各类检查等重点问题编写至知识库；三是将单位的财务交流群中比较常见的问题归集至知识库；四是通过财务稽核管理小程序收集问题并归集至知识库。五是通过知识库的问答页面直接对问题进行收集并归类。

（3）标准化经济业务事项库

标准化经济业务事项库直接对标准化经济业务事项体系进行拆解，分为差旅费用、培训费、会议费、招待费、车辆运行费、其他日常费用、专卖费用、卷烟营销、卷烟物流、人工费用和税费计缴、工程项目和营业外收支、往来款项及烟叶业务。业务事项拆解后能够便于查询和标准完善，对于标准的完善主要体现在以下几个方面：一是附件标准，将适用于市级层面的报销附件完善至对应事项的文件夹中；二是摘要标准，编写标准化摘要录入至标准化经济业务事项库；三是核算标准，对于在核算中科目不统一的具体事项采用列举机制，不断完善到事项库中，即形成统一的列支渠道。

2.线上稽核知识库编写基本原则

（1）统一文件命名规范

针对需要归集至知识库的文件，采用以下命名规范：一是使用原名称，对于文件夹中比较少、可以迅速找到的文件，可直接使用文件原名称；二是数字+文件简称，对于有文号的文件直接使用文件编号+简称；对于没有编号的通知类文件采用通知下发日期+简称；对于需要排序的文件使用序号+简称。

（2）合理归集分类

对于同一文件可放置于不同的文件夹时，尽量不重复放置，采取最优放置方式，比如《记账凭证摘要编写规范》文件即可放置于“省局财务制度汇集文件夹”，又可放置于“账务处理指导”文件夹，考虑到市局层面使用比较频繁，则直接归入“账务处理指导”文件夹。

（3）持续更新维护

关注新出或修订的财务制度、规定以及各类与报销相关的其他制度、通知，并针对业财人员咨询的无法在稽核知识库内检索到的问题做好记录，不断更新、维护至稽核知识库，为财务人员办理报销业务等提供指南。对于新制度取代旧制度的情形，及时删除旧制度。

（4）合理划分权限

为最大限度实现知识共享，知识权限目前开放给财务人员和业务经办人员，部分人员具有可编辑的权限，其他人员具有查看下载的权限。此外，对部分文件单独较高权限，仅开放给财务相关成员查阅。

（二）建立“一软件”——建立财务稽核管理小程序

1.财务稽核管理小程序构成简介

财务稽核管理小程序下设稽核问题反馈、业务咨询以及稽核问题管理仪表盘三个模块。稽核问题反馈和业务咨询两个模块主要应用于业财人员发现问题通过图文形式进行反馈，待更正后按照问题类别、科目、经济业务事项、风险领域进行归档。稽核问题管理仪表盘则通过上述两个模块采集的信息，生成图表，以更加直观的方式展现。

2. 财务稽核管理小程序的使用效果

（1）固化稽核经验

稽核人员对发现的问题直接和业务经办人进行点对点反馈，反馈内容包括问题描述和截图，以及需要使用的附件模板等，优化了反馈方式，且通过简道云形成待办事项，有利于稽核人员追踪问题整改情况。

（2）问题标签化并与知识库对接

给问题打上标签后归档，有以下四类：问题类别，标准化经济业务事项，会计科目和风险领域可以通过仪表盘迅速查看某个部门容易发生的问题类别、风险领域，也可以查看某项问题容易在哪些部门出现，有针对性地提醒。根据问题类别可直接将问题汇集至稽核知识库的问题案例库，从而固化稽核经验。此外，全市系统的稽核人员均可借鉴相关问题，便于相互学习与提升。

（3）建立部门错题本

各部门均可以通过筛选部门或者经办人在小程序中查看本部门的问题，即通过小程序建立了部门稽核“错题本”，公司全员可以通过手机、电脑随时翻阅查询、借鉴。以“职工出差”事项为例，业务部门利用小程序实现通用问题和具体事项检查，并生成自查清单，通用问题根据问题案例库和系统操作手册进行修改，具体事项问题根据标准化经济业务事项库进行修改；财务部门利用小程序以图文形式记录问题单据，分类整理后反馈给业务部门，同时定期将问题更新到稽核知识库，从而完成稽核管理的全流程控制。

3.“一册”——设计二维码卡片式手册

1.二维码卡片式手册构成简介

系统操作手册根据需求制定，具体包含以下内容：一是线上稽核知识库操作指南卡片，二是财务稽核管理小程序使用指南卡片，三是选取部分常见业务事项和常用制度制作卡片。卡片构成要素包含卡片名称、钉钉二维码、脑图框架以及漫画等元素，卡片上二维码的相对稳定性克服了制度更新时重新制作的难题，无需重新印刷手册。

2.“1+N”形式的宣传模式

创新宣传方式，建立“1+N”形式的宣传模式。卡片分为正反两面，正面为财务相关内容（1），反面联合其他部门做纪检、信息、安全等宣传，或者其他创意宣传（N），业财互动更加频繁，同时提高了财务知识学习的趣味性。

五、结束语

“一册一库一软件”的财务稽核管理模式是Z烟草企业在线财务稽核在烟草行业高质量发展的目标下提升财务管理水平的关键应用，对建立互融互促的业财一体化具有重要参考意义，Z烟草企业建立互查抽查的工作考核的机制，严格落实会计稽核责任，从而构建有效的稽核模式，其他企业在建立智能稽核的过程中应重点关注经济业务事项设计需要密切联系业务，确保稽核规则贴合业务实际，同时要明确职责，建立有效的考核机制。

参考文献

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