企业财务系统智能化建设要点分析

企业财务系统智能化建设要点分析

石佳杭 王福刚

（中国中元国际工程公司，北京，100089）

【摘要】随着科技的不断进步和发展，企业信息化和数字化建设已经成为社会趋势，如何利用有效的技术解决企业难题，实现降本增效是每个企业研究的重要课题，本文旨在分析实现财务系统智能化审核建设过程中的要点和关键技术。

【关键词】OCR；RPA；财务系统智能化；技术应用；

Analysis of the key points of the intelligent construction of the enterprise financial system

Shi Jiahang, Wang Fugang

China Zhongyuan International Engineering Corporation

Beijing    100089

[Abstract] With the continuous progress and development of science and technology, enterprise information and digital construction has become a social trend, how to use effective technology to solve problems, realize authors efficiency is an important subject of each enterprise research, this paper aims to realize the financial system in the construction of intelligent audit points and key technologies.

[Key words] OCR; RPA; financial system intelligence; technology application;

1  引言

全球新一轮科技革命和产业变革加速孕育兴起，人类已经进入从工业社会向信息社会过渡的转轨期【1】。对勘察设计行业而言，近二十年来，行业的信息化水平逐年提升，经过“十三五”的发展，勘察设计企业普遍认识到信息化对企业发展的支撑和引领作用，认识到信息化具有提升企业核心竞争力的重要作用【2】。

探索通过应用OCR（Optical Character Recognition，光学字符识别）、RPA（Robotic Process Automation，机器人流程自动化）技术打造一个智能的财务审核系统，让机器自动识别报销票据信息、代替人员进行财务审核工作，把员工从低价值、重复性的劳动中释放出来，达到降本增效的目的，既促进了业务智能化，又提升了企业信息化水平，助力企业高质量发展。

2 背景

2.1 对于一家企业来讲，财务报销每天都在发生，相应的财务审核每天也都在进行，有的企业员工众多，每天发生的报销频次相当高，报销人填报报销单就要消耗不少时间，为了应对堆叠成山的报销单，企业财务部门也需要维持相当多的人员来进行单据审核才能维持部门业务的正常运转，在如此情况下财务部门员工的任务还是相当繁重，这样的场景已经对企业高质量发展形成了拖累。

3 建设要点分析

3.1 成立工作组

工作组由企业内部财务部门和信息部门的人员共同组成，财务部门负责将财务日常的审核内容梳理出来，信息部门则根据财务审核内容制定合理的开发方案（笔者所在公司信息部门人员有一定的开发基础），此部分工作也可以交由系统开发商来制定，信息部门和财务部门则负责审核方案合理性。企业外部人员应包含OCR厂商、RPA厂商、财务系统开发商。财务系统开发商负责集成OCR接口，RPA厂商在改造完成的财务系统上模拟人工审核，实现机器人审核。

3.2 OCR （Optical Character Recognition，光学字符识别）技术

有一定信息化水平的企业都采用无纸化办公，电子报销单正好可以采用OCR技术来识别票据，然后提取识别信息中的关键信息返填到报销单据中，就大大减少了报销人需要填报的时间。

OCR的简单实现流程通常包括以下步骤:

（1）、图像预处理:首先，对输入的图像进行预处理，包括灰度化、二值化、去噪等操作。这些操作有助于提高字符识别的准确性和稳定性。

（2）、文本区域检测:使用图像处理技术(如边缘检测、轮廓分析等)，找到图像中可能包含文本的区域。这些区域通常是字符或文本行的边界。

（3）、字符分割:对于文本行，需要将其分割为单个字符。这可以通过字符之间的间距、连通性等特征进行分割。

（4）、特征提取:对于每个字符，提取其特征表示，常见的特征包括形状、角度、纹理等。特征提取有助于将字符转化为可供分类器处理的数值表示。

（5）、字符分类:使用分类器(如机器学习算法或深度学习模型)对提取的字符特征进行分类，将其识别为相应的字符类别。分类器可以是预训练模型，也可以是自定义训练的模型。

（6）、后处理:对识别的字符进行后处理，如纠正错误、校正倾斜、去除冗余等。这可以提高最终结果的准确性和可读性。

（7）、输出结果:将识别的字符组合成最终的文本输出，可以是单个字符、单词或完整的文本。

以一张普通发票为例（见图1），OCR软件按照图内序号遍历并返回给使用者（截取部分见图2），然后需要依据返回内容进行特征提取、字符分类、校正处理，最后输出有用内容，如发票类型、发票号码、发票代码等信息，为了提升票据的识别准确性，还要多次重复这一步骤进行模型训练。

图1                           图2

模型训练是一个繁杂的步骤，这里不做赘述，此类工作有专业的软件厂商会去做，对于一个需求明确的财务审核系统的建设方来讲，作为软件使用者，选取一款成熟的用于票据识别的OCR软件才是正确的选择。只需要传递票据，得到封装好的返回结果。图3截取了另一款OCR软件识别结果，返回内容为json格式，已经将发票类型、发票号码等信息进行封装，这时就可以交由系统软件开发商来集成了。

图3

算法会定位图像中的文本区域并进行的分割，返回的对象顺序跟处理区域的先后有关，当算法进行升级的时候同一张票据返回的对象顺序可能就会发生变化，

一旦不准确就会造成识别错误，转嫁给代码编制方，近年来人工智能技术突飞猛进，机器学习在OCR技术中是一个重要环节，

OCR软件一般的处理方式是提供接口将文本内容以json格式返回给使用者。报销票据格式虽说同类型都大差不差，但实际上种类各种各样，比如交通票据细分有飞机票、火车票、公共汽车票、船票、过路过桥费等等，可能还会有手撕票、退车费发票等不常见票据类型。

3.3梳理财务审核事项

以差旅费报销过程为例，首先梳理出财务部门要审核的事项，判断规则要基于票据本身能提取的内容，尽量避免报销人的手动输入，部分审核事项列举如下：

其次针对审核事项对报销单据进行逐一完善，制定可由RPA机器人执行的审核方案,首先报销单据的填报内容要能支撑审核，发票日期、发票号码、交通工具类型、交通工具等级等内容要齐全，例如：

进行交通工具等级审核时，报销单据内要有交通工具的类型如：飞机票、火车票，还要有交通工具的座位等级，飞机票要有经济舱、头等舱信息，火车票要有一等座、二等座信息，此类信息可通过OCR从票面识别提取，然后建立人员岗位级别的体系，维护好岗位级别与座位等级的匹配关系，通过关联查询报销人岗位级别可乘坐的座位等级，达到交通工具等级审核的目的。

报销单内一般显示报销人姓名，姓名多有重名情况，仅通过姓名无法具体定位到精确的报销人，在表单内增加人员唯一标识会令人困惑且不规范，为了使RPA机器人能准确定位到报销人，需要通过其他方案实现报销人查询，例如借助报销单流水编号写一段可拼接的sql脚本，交给RPA机器人执行查询操作，继而通过维护好的岗位级别与座位等级的匹配关系查询到报销人的报销标准。

以此为例，围绕审核事项制定方案时需要将人为判断的前后思路进行梳理，将判断过程中的不可见的判断条件可见化、唯一化，才能交由机器执行操作。

3.4 RPA（Robotic Process Automation，机器人流程自动化）技术

RPA是指通过编写代码或脚本来模拟人类的操作，实现对系统或应用程序的操作。RPA机器人能够自动化重复冗长和容易出错的任务，从而提高工作效率和准确性。它们可以全天24小时保持运行、不间断地执行任务，借由RPA机器人代替财务人员进行部分审核工作，换取财务人员的工作时间做更有价值的事。

仍以前文差旅费报销的为例，将每个审核事项视为一个任务，整个差旅费报销流程审核视为一个任务集，交通工具等级审核则为其中一个任务，这个任务仍然可拆解为一个指令集，前文围绕审核事项制定的方案即是在给机器人梳理应该执行的指令，有了该方案，才能真正实现利用机器人来进行财务审核工作。下面简单拆解机器人在交通工具等级审核时执行了哪些指令，所有指令均由具备RPA开发能力的人员进行开发编辑，以某普通员工乘坐火车票一等座超标为例：

（1）、机器人捕捉表单内容交通工具为火车票，座位等级为一等座，报销人XXX，单据流水编号XXX001。

（2）、拼接sql脚本，根据单据流水编号XXX001查询到报销人唯一标识：ID。

（3）、根据报销人ID查询到岗位级别为普通员工。

（4）、根据交通工具维护好的岗位级别与座位等级的匹配关系表查询到普通员工的乘坐标准里不含一等座。

（5）、操作系统前台输入审核意见：“该员工乘坐座位等级超标，请核实。”

机器人执行上述几步指令后即为完成了该交通工具等级审核。将全部审核事项按照方案拆解编辑成任务后，建立任务执行步骤，全部顺次执行完成后即为完成了一次差旅费报销的审核。

4  结束语

整个财务系统智能化建设的关键环节在审核事项的方案制定要科学，要考虑RPA机器人的工作原理，能拆解成机器人执行的指令才能实现智能化审核。建设过程会涉及多方合作，要建立顺畅的沟通机制，提高协作效率。当前时代信息技术手段日新月异，层出不穷，有时只是缺少如何利用技术的方法，只要对技术领域稍加关注，结合自身需求，加以利用，为企业为个人创造更多的价值。

【参考文献】

【1】周剑，陈杰，李君，等.信息化和工业化融合方法与实践[M].北京：电子工业出版社，2019.

【2】中国勘察设计协会.“十四五”工程勘察设计行业信息化工作指导意见（征求意见稿）