大数据背景下的档案管理创新策略

大数据背景下的档案管理创新策略

韦春妍

扶绥广能电力开发有限公司  广西省南宁市  530000

摘要：随着我国科技水平的进步，人类在信息存储和信息处理方面的水平也不断提高。进入大数据时代，海量信息奔涌而来，给档案管理工作带来了巨大的挑战。档案管理员应从实际出发，充分认识到档案创新的必要性，并积极探索最新的档案管理模式。笔者诠释了大数据背景的含义，深入分析了档案管理的现状，并据此提出了若干条解决措施，望对广大档案管理人员有借鉴意义。

关键词：档案管理；大数据；创新；应用

前言：大数据时代是信息时代优化升级的产物，对信息处理的能力提出了新要求。档案管理工作冗且杂，是各类信息处理与管理实践的重要展开形式。档案管理人员应对企业发展需求、社会需求、行业战略等要素进行重点分析，首先要解决新时期档案管理工作信息化程度低的问题，从多个维度进行管理的升级与优化，逐步适应新时期下的档案管理要求。在实际工作中，通过不断探寻，建立起完善、安全的管理机制，不断推进档案管理工作的健康发展。

1大数据背景概述

大数据即是超出传统流程以及分析能力的相关数据，能容纳巨大信息与资料。大数据主要解决的是数据信息存储与计算机应用的相关问题，其基本特性就是价值性、高速性、规模性、多样性。简单的说，就是存储信息量大，数据来源广，数据处理迅速、数据种类丰富。在数据容量满足的情况下，能提升数据处理的实效性，确保数据真实性。因此，应当及时整合更多有价值的信息资源，才能使数据分析更丰富、知识信息管理更智能、信息技术更先进[1]。

2档案管理现状

2.1档案管理模式滞后

在新时期，企业发展的信息数据化特征日益突出，企业在经营中会产生较多的数据化信息资源，使得已有的档案管理模式在实际操作中因数据化应用始终处于滞后状态，已经难以适应时代发展的需要。尽管部分一线城市的企业已经开启了自动化办公模式，但是由于档案信息管理的保密性需求及该类管理工作没有直接的经济效益，部分企业档案管理工作并未与企业信息化平台有效结合，导致电子档案归档时间经常延后，这直接影响到档案信息储存的完整性[2]。

2.2档案管理人员能力不一

传统的档案管理模式较为简单，对于档案管理人员并没有过多要求。但是进入大数据时代后，信息化技术应用到生活的各个领域。现代化企业的管理模式、管理内容都发生较大变化，档案管理需求逐渐呈现多元化的特征。这就需要档案管理人员努力学习科学的管理理念，掌握多样化的信息处理技术，不断提高自身业务能力。

2.3档案服务信息化程度低

目前，企业档案管理的主要内容在于开发档案信息的利用价值，为企业的经营计划提供数据依据。但多数企业档案管理仅仅以数据源保管、信息整理等基本工作内容为主，信息化程度低，管理模式处于滞后状态。而在大数据时代的影响下，企业领导对于档案管理提出了诸多要求，需要在现有的工作上进行转型升级，根据现有档案进行整合、归档，设立集中查阅的功能，保证档案搜索、使用的便捷。

3基于大数据背景的档案管理创新的多元策略

3.1创新档案管理理念，运用信息数据化管理思维

    在数据信息的影响下，企业管理人员应及时更新档案管理思维，以适应时代变化。因此，在允许的条件下，可以考虑将档案资料转变为数据信息，并综合分析企业的实际需要，定期对档案进行梳理、整合，使企业查询档案时更加便捷。在完善档案信息制度的前提下，档案管理人员应本着“共享、开放、便捷”的原则，结合互联网科学技术制定全新的档案管理制度。与传统企业相比，现代企业对数据检索的要求较高，故管理人员需将各大企业信息按照企业经营性质、类别、规模、使用频次等几个方面将其分类，并分开存放，为企业早日实现信息化平台管理打下基础。除此以外，管理人员可以通过信息网络平台建设，建立起适合自身的专属局域网络，使各个企业能及时将企业最新资料或研究成果传送到档案馆，这无形之中为企业提供的便利。档案管理企业还可以通过自媒体技术与云储存技术开发档案管理的专属APP，以此加快档案信息化的发展进程。档案管理的APP的基础功能可以包括搜索、查找、储存、更新、整理、分类等基本功能，这极大了方便了使用者根据信息资源及应用需求随时查询、下载，最大程度提高了档案利用效率。

3.2重视档案管理队伍创新意识的培养

一支强有力的档案管理队伍可以使管理工作达到事半功倍的效果。档案管理部门在招聘时，应做好人才把关工作，引导高素质创新型人才进入到大数据背景下的档案管理工作中，有效促进档案管理水平的提升。档案管理企业应营造一个良好的学习氛围，多组织集体学习与培训，进一步提升员工理论与实践技能。在条件允许时，引进先进档案管理设备，为大数据的应用提供物质条件。

3.3构建完善的档案管理制度

档案管理体系的构建是做好档案工作管理的前提。管理体系建设必须强化知识产权的确权工作。档案管理是对资源的加工、整理、规范的结果，应将该工作列为专业工作和脑力劳动的范畴，通过知识产权保护和确权为档案管理的安全开展提供坚实的基础。此外，构建档案管理体系必须先强化机制建设，档案管理体系必须根据操作内容、工作难度、管理环节设置必要的管理标准与规范，促使管理体系向系统化、功能化的方向稳步发展。同时，档案管理体系中，必须设置关键节点，尤其是对加工与整理、属性与内容、借阅与归档等重要环节应该精准把控，真正将档案管理的责任落实在具体过程与具体人员上，在健全的体系引导下，促使档案管理工作逐渐走上正规化、标准化的道路

[3]。

4结束语：总而言之，新时期的信息数据化发展中，档案管理的数据化建设直接关乎企业未来的经济效益。因此，企业应本着“与时俱进”的理念，及时优化现有的档案管理方式，创新内部档案管理策略，建立起健全的档案管理机制，有效的提高企业档案信息利用率，为企业的经营规划提供科学依据。笔者在文中指出了当下档案管理出现的问题，并提出了相应的整改建议，望对档案管理人员有所帮助。

参考文献：

[1] 李超. 大数据视域下事业单位档案管理的创新策略分析[J]. 灌篮,2021(35):148-149.

[2] 程丽萍. 大数据视域下事业单位档案创新管理策略研究[J]. 空中美语,2021(7):1799-1800.

[3] 马仁杰,李曼寻. 论"互联网+"时代档案价值与档案利用的关系[J]. 档案学研究,2020(6):104-114.