浅谈档案管理信息化时代下的创新实践

浅谈档案管理信息化时代下的创新实践

蔡浴华

云浮市职业介绍服务中心广东云浮527300

摘要：计算机信息技术的出现，到现在的高速发展，人们已经进入信息化数字化时代，这使得传统的档案管理模式已不能适应当今数字化时代的需要，建立电子档案，成为在档案管理工作的广泛应用，这是发展趋势，这也给档案管理工作提出了新的挑战和新的课题。本文将从档案管理的信息化时代下档案管理创新发展的相关措施进行分析，并且提出了一些的创新措施。

关键词：信息化；档案管理；价值和创新；计算机技术

随着我国现代信息技术的发展，对信息化档案管理工作提出了更高要求的同时。在信息化时代下，要有突破旧观念的决心，积极运用现代技术，创新档案管理工作，加快档案信息资源的开发和利用速度，使得档案资源在信息服务网络化、信息管理标准化、数字化等方面的建设水平不断提高，使档案管理工作能够更好地发展和运行，从而使档案信息更好地为人们服务。

一、目前档案管理过程中存在的主要问题

1.1缺乏规范的档案管理制度

目前我国的档案管理已经进入了电子化管理，但是还没有形成一套完善的信息化管理制度，管理流程没有按照标准的管理制度进行，管理有很大的盲目性。档案管理的规范性不够，电子化管理部门或者人员配置依然是由过去的部门和人员调整过来的。我国最近几年，出

台了一些档案管理的法规，法规的约束使档案管理工作取得了一定的成绩，但是档案管理工作依然存在着制度不完善的地方，比如，没有完善规范的部门立卷制度、没有指定档案人员进行负责等问题，一旦出现问题很难得到解决。

1.2档案载体保存和安全方面的问题

由于信息化档案管理是以计算机电子文件的形式进行保存，材料一般是光盘或者磁性存储材料，一些情况下磁盘容易产生物理反应致使卷曲，直接导致磁粉脱落，容易破坏里面的文件。电子档案和纸质档案相比，纸质档案要比电子档案的保存寿命长，电子保存寿命正常情况下为10年左右。由于电子档案有很大的脆弱性，很容易受到损害使数据无法读取。

1.3档案管理人员整体素质问题

我国现有的档案管理人员很难适应不断发展的管理工作，在信息化档案管理工作中跟不上发展的需求。很多工作人员不但学历比较低，而且对有关方面知识掌握的比较少，思想比较保守。很多工作人员适应不了现代化管理方式，习惯于传统管理模式，短时间内不能接受新的管理模式，这就给管理带来了一些问题。因为档案管理员调动频繁，常常会因操作人员在理解和使用习惯上的差异，使得目录的内容和界面不统一、不连续，非常不便于查找。除此之外，一些单位分管人事档案工作的档案管理人员身兼多职，且一岗多职，造成档案工作兼而不顾。使得管理内容增多的情况下，管理措施没能有利执行，只有注重高素质人才的培养，才能顺应时代大潮，使档案管理跃上一个新台阶。

二、进一步加强档案管理信息化创新的有效措施

2.1重视专业人才的培养，提高档案管理的专业水平和职业素养

随着社会经济水平的不断发展，对于专业化人才的需要也越来越迫切，而人才起到了凸出性作用越来越明显。档案管理质量的高低，很大程度上取决于管理人员的业务熟练程度和责任心，创新档案管理建立在档案管理工作人员素质的基础之上。档案管理工作人员的高素质是加快档案工作发展的重要前提，也是国家全面发展的关键所在。

首要在人员进入岗位之前进行严格的审查，录用高素质和高技能人才；不断加快现代信息技术中具有高层次信息人员的培养，注重对在职人员业务的培训和继续教育，在知识结构进行不断更新中，提高档案管理人员业务水平，使其对档案管理中的计算机网络和相关技术尽快掌握，让他们能够跟得上日益发展的业务知识，从而适应新的岗位需求。还要引进计算机专业人才，使得档案馆网络化工作跟进。此外，应注意加强对档案人员法律法规知识的培训，促使档案管理人员及时了解档案管理新法规和新动态，对档案工作具体内容的更新能够在第一时间把握。

2.2建立健全档案管理制度，建立责任监督管理机制

在信息化的时代背景下，档案管理工作若想实现最佳的成效，就必须具备健全的档案管理制度，进而促使档案管理工作能够有效开展，最大限度提高档案管理效率和质量，具体包括以下几方面内容：第一，有效监理管理监督机制，不断加大对档案管理的监督水平，并且还要安排多个工作人员负责档案管理的整个过程，严格保证档案管理工作的真实性。第二，将档案管理列入到企业的日常工作活动中，利用相关法规制度严格约束控制其行为。第三，建立责任机制，将档案管理不同环节的工作具体落实到个人身上，增强其工作责任意识，进而为档案管理制度提供保障。

2.3加强安全保障体系建设，及时更新网络安全防护系统

档案资源是我国各类信息资源中最重要的部分，随着信息化建设速度变快，安全性问题也随之凸显。由于电子档案和纸质档案相比有很大的脆弱性，根据电子档案管理特点实施有针对性的防护，安全防护也需要按照“分层实施，均匀防护”原则对档案的安全性建立安全防护体系。安全防护体系的建立一方面可以通过对计算机安装最新防

火墙和杀毒软件来达到安全防护的目的；另一方面是对电子档案系统进行防护，安装加固软件预防受到外界的安全威胁。同时，加强风险防控，确保监管安全，建立信息安全级别，根据信息安全、人员职责等因素，划分电子档案的操作权限，并积极引进电子签章、活体指纹识别等新技术，进一步提高身份认证精度，从而保证电子档案文件的安全。

2.4不断完善档案管理方法，提高管理的标准化创新

在信息化的时代背景下，以往传统的档案管理方法早已无法有效满足社会的实际发展需要，其管理质量的好坏将直接决定着企业的未来发展情况。因此一定要加大对档案管理方法的创新研究，如在对档案的信息数据进行记录时，要将以往的手工记录方式向信息化技术方式过渡，进而严格按照年份、类型及日期等条件展开有序的记录整理，便于日后最快的查阅的观看。档案管理中的标准化管理，主要指的是计算机硬件和软件系统的标准、网络通讯和数据库方面的标准，有效实现信息间的共享。硬件方面，及时购置档案柜硬件设施，并制定统一的使用方法、管理、调度标准，使档案在实际的管理中，实现制度化，对工作过程中生成的有保存和利用价值的材料进行分类、整理。软件方面，对照标准化网络化档案建设标准，结合自身工作实际制定相关软件使用标准，实现软件使用的精简、优化，实现信息记录、报表等档案资料的电子化管理。

三、结束语

在信息化飞速发展的时代里，人们需要处理的数据信息越来越多，越来越大，对相关工作要求也越来越高。档案是每一个单位、机构历史的见证，是其在发展过程中产生的一笔重要的财富，对其今后的发展有着重要的借鉴和激励作用。在信息化时代里，对档案管理工作要求也越来越高，为了更好地满足社会发展的需要，就必须结合时代背景，做好档案管理的创新工作。

参考文献：

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