院校教师业务档案的管理与利用

院校教师业务档案的管理与利用

高婉清

陆军边海防学院乌鲁木齐校区，新疆 乌鲁木齐 830002

摘 要：教师业务档案是院校档案的重要组成部分，是教学科研活动的真实记录。对教师业务档案进行科学和高效的管理，可以充分发挥它的价值，从而对院校在师资队伍建设、教师职称评审、教学评估工作等方面起到重要的支撑作用。本文分析了教师业务档案的重要性，总结了它在日常管理中存在的几点问题，最后探讨了加强管理和利用的几点对策。

关键词：教师业务档案；管理；利用

教师业务档案是教师在从事教学科研活动过程中产生的具有保存价值的各种材料的历史记录。一般来说包括教师在教学、科研、奖惩、培训学习等方面的内容。它以人为单位建档,一人一编号，它是院校的重要档案材料。

一、院校教师业务档案建立的重要性

1.建立教师业务档案，为领导决策提供参考依据

通过对教师业务档案的整理与统计，可以反映出师资队伍的各种结构、各学科之间的教师比例等关系。为校领导在师资发展规划、学科建设等重大问题决策时，提高科学性程度。例如，通过业务档案可了解教师所学专业和课程情况，从而决定是让其直接担任某门课程的教学，还是通过短期培训使其能胜任某门课程的教学等。

2.建立教师业务档案，为教学评估提供有力信息

教学评估是对教学系统中各个要素进行具体评价，诸如对教学效果的评估、对课程设置、学时分配及教学内容的评估等。评估专家可以通过教师业务档案了解师资队伍数量与结构，了解教师教学水平及科研能力。教师业务档案因其独有的原生性、真实性而成为评估专家获取院校信息的重要渠道之一。

3.建立教师业务档案，为教师晋升职称、评优评先提供有效凭证

教师职称晋升、评优评先是院校管理建设中极为重要的工作，一份完整的教师业务档案可以为考评工作提供真实全面的原始材料和数据，使得考评人员能够更加快捷地对教师进行评价，省去了重新收集整理数据的繁琐步骤。

4.建立教师业务档案，有利于做好师资队伍规划

师资队伍建设，是院校办学的关键。而教师业务档案是院校的人才信息库，可以为院校准确评估师资队伍、培养人才和学科队伍等提供信息。例如，可通过对全校教师的横向比较，了解现有师资队伍的优势和存在的主要问题等。

二、院校教师业务档案日常管理的几点问题

1.教师对档案的意识不强

部分教师普遍存在着一种错误的观念，认为他们的主要任务是教学、科研和学生管理，教师业务档案都是档案部门的事。所以一部分教师不积极配合档案的收集工作，或者没有及时记录和保存资料，导致材料流失。还有一部分教师认为教学科研成果是自己的劳动成果，不愿意向档案部门提交。正是由于这些错误的意识，教师业务档案收集比较困难。

2.更新滞后，缺乏时效性

教师业务档案是教师综合业绩的体现，是时刻变化的数据，需要我们及时记载入档的。但实际上，只有在需要使用教师业务档案时，如职称评审、年度考核、教学评估等，教师才会将资料整理出来进行更新补充，这就使得教师业务档案信息的收集、整理、归档等工作严重滞后，缺乏时效性。

3.管理难度较大

教师业务档案不同于一般教学、科研档案，它内容广泛、数据信息量庞大，所以在管理、归档上有一定的难度。而且收集的教师业务档案资料，需要相关部门进行审核盖章，否则档案缺乏真实性鉴别就失去了参考的价值。同时，档案资料最终的归属管理部门也没有明确的界限，造成分散管理和重复保管的现象。

4.利用不足

院校建立教师业务档案的目的就是为了利用，为其他工作提供依据。而目前的工作偏向于归档、保管，有些利用也仅限于对教师的了解和使用方面，档案的保管有余，利用不足，没有较好地发挥教师业务档案的作用。

3. 加强院校教师业务档案管理和利用的对策

1.建立规范的教师业务档案管理制度

教师业务档案的管理及信息化建设是一项庞大的工程，它包括业务档案信息资源的整理、数据库的建设等，只有建立了完善的管理制度，档案工作人员用制度规范工作程序，用制度约束管理行为，教师业务档案才能真正走上正轨。

2.规范管理部门和明确职责

教师业务档案作为院校档案的一部分，但是它又不属于教学档案或者人事档案等，所以要明确一个管理部门，并设立教师业务档案专职管理员，负责纸质材料的整理、分类、归档，以及电子文档的归档。在其他部门也设立教师业务档案兼职管理员，负责本部门材料的收集整理、定期归档。同时院校将收集工作纳入到每个部门的职责范围，并将其作为每学年考核的依据。

3.制定档案收集方案

在教师业务档案的收集过程中，应采用多种手段相结合的综合收集法，以确保资料的齐全完整。一是定期收集，对于在常规教学活动中产生的活动记录，可以按学期或学年定期收集，向档案部门移交。二是随时收集，对教师获奖、培训等不确定时间形成的档案材料，及时向有关部门或个人收集；对有工作调动或外单位调入的教师，应尽快建立和保存相关资料；对在工作中会产生大量的电子文件，及时收集，否则容易在意外删除或系统破坏等情况中丢失。三是跟踪收集，根据院校组织的成果申报、评审、表彰等活动的最新信息，有针对性地进行动态跟踪保管。

4.建立教师业务档案管理系统

同其他类别的档案一样，教师业务档案也要建立一套信息管理系统，利用现代化手段对其进行标准化和规范化管理，这样能在短时间内快速和准确地实现对教师队伍建设的各类指标的数据查询、统计、分析和比较，从而高效地为教学和科研服务。

5.增强全员对建立教师业务档案的认识

从档案管理的实际中，可以看到教师对业务档案的了解和重视远不如人事等档案，可见向教师进行宣传是十分必要的。比如每年对新教师的岗前培训，可以安排一次专题讲座。通过多角度、全方位的宣传，可以督促各部门把当年形成的材料及时归档，还可以提醒教师本人将自己的新成果、新业绩及时提交组织。

6.加强教师业务档案的开发使用，发挥档案的价值

教师业务档案管理的最终目的是为了更好地为院校发展服务，如果只是强调档案资料的归档和整理，不积极开发利用，就会失去建档的意义和价值。首先，应该充分利用档案的查询价值。对个人，业务档案在教师晋升职称、考核等方面发挥着重要作用；对院校，教师业务档案不单是评估工作的最原始、最可靠资料，也是撰写各种汇报总结、自评报告的数据源。其次，应该充分利用教师业务档案进行编研、专题研究，可以统计出师资队伍建设的各种结构比例、数据等。由于各种因素，院校在教师业务档案开发利用这块仍有待于进一步改善和提高。

7.严格教师业务档案的借阅制度

教师业务档案也要有它的借阅制度，它不像人事档案需经领导批准才能查阅、复印，也不像综合档案可以公开提供，组织和个人对于教师业务档案都享有知情权和利用权。院校领导及有关部门因工作需要可借阅它；教师本人可借阅本人的档案，但有关量化和评价的内容需要考虑借阅权限；查阅他人的业务档案，需经本人同意或上级审批等规定。