浅谈办公室行政管理精细化的有效途径

浅谈办公室行政管理精细化的有效途径

袁俊周

四川智能交通系统管理有限责任公司 四川成都 610000

摘要：未来企业的竞争就是细节的竟争,细微之处见功夫,细节的宝贵价值在于,它是创

造性的,独一无二的,无法重复的。细节影响品质,细节体现品位,细节显示差异,细节决定成败。在这个讲求精细的时代,细节往往能反映企业的专业水准,突出企业内在的素质,提高企业产品品质,提升企业自身形象。所谓“针尖上打擂台,拼的就是精细”。精细已经成为企业竞争中最重要的表现形式,精细化管理也已经成为决定未来企业竞争成败的关键。精细化是管理的新方向,是以科学管理为基础以精、准、细、严为特征,致力于降低管理成本,提高管理效率的一种管理方式。精细化管理是加强管理、提升效率的必经之路。 关键词：办公室:行政管理:精细化

1.现代管理理念主张理的精细化。 行政管理部门是企业中的一个综合性管理部门，在企业日常管理中的地位至关重要。做好科学高效的行政管理工作，是现代化企业更好迎接市场挑战的必要条件，对促进企业的稳定发展和提高企业经济效益起到积极作用。要适应新形势下的需求，就必须打破常规，摒弃旧思想，不断地改革和完善综合行政工作，这样才能不断地给企业带来发展新活力，增强企业的综合竞争力。而办公室作为一个承上启下的综合办事机构，日常工作中，发挥着办文、办会、办事、协调沟通等职能，因此，对其进行精细化管理，能使各部门工作衔接更加顺畅，提高办事效率，助推企事业单位更好发展 2办公室行政管理精细化的意义

对办公室行政进行精细化管理,对于一个单位的发展来说,具有重要意义。一是可以使工作规范化、制度化。通过精组化管理,可以发现以前的工作中存在的不合理现象,从而对问题和工作流程进行植理,理顺工作关系,更科学地做好各项工怍。二是可以有效整合资源,减少办公室人力和物力的浪费,提高工作效率,节约办公成本,三是精细化管理可以有效化解工作中的矛盾,把许多工作提前考虑到位,做好预防工作,这样可以避免后面出现更多的矛盾,增强团队协作意识。

3.办公室行政管理精细化的有效途径

办公室行政管理精细化就是要对办公室工作进行细化和量化。比如,要对办公室工作进行定岗和定责,做到职责明确。定岗就是要对办公室的所有事项进行分类、归纳,根据事物的类别划分出一定的岗位,根据单位的实际情况及规模大小,合理定岗,如资料的撰写等文字性工作为类、协调组织为一类等,进行资源的优化组合。定责就是针对具体的岗位,明确岗位职责所在,进行明确分工,在此岗位就要承担相应的职责。正如古语所言：无规矩不成方圆，完善的规章制度是企业得以运转的基本前提，强有力的激励和约束机制可以在充分调动员工积极性的同时，加强自我约束。以事业单位为例，事业单位人员编制相对固定，但也容易因此导致人员工作散漫，遇事推诿，形成慵懒的工作氛围，这样的企事业运转起来就很吃力。事业单位管理层应该制定科学合理的流程化制度标准，建立规范化的行政管理，提高管理水平和工作效率，使单位各项行政工作有章可循、照章办事，并随时总结推广好的经验做法，提出改进的意见和建议，根据形势和任务需要，不断充实和完善。落实公司规章制度，重在执行与坚持，对于难以贯彻的制度必须坚持原则，加强各项工作的督促和检查，保证上情下达和下情上报。办公室行政管理工作有时候会涉及众多部门,诸多环境,对于这些干头万绪的工作,应该怎么样才能有一个最优的流程,才能做到最合理呢?这就需要对日常工作进行合理的优化和规划,用一个科学的标准来衡量日常工作。科学的流程是精细化的前提。例如,对于办公室文件的整理,从收件到初审分类,到分送到相关领导手中批阅,再到归类等,要有一个科学的流程,让大家知道一个文件流传的主要环节,以及每个环节应该怎么样做。这样就可以减少不必要的中间环节,大大提高工作效率。

4.建立科学的规章制度

每个岗位都有着明确的工作对象，而负责特定岗位工作的办公室人员也要具有特定的专业技术和能力，这样才能保证整个办公室工作的顺利衔接。因此，这就需要定期或不定期开展思想素质教育和专业技术培训，真正提高办公室人员的工作执行能力。另一方面，办公室工作每天与各种人员接触，其行政管理工作从本质上来说是一种服务性工作，要提高工作人员的服务热情，必要的还要设置激励机制和晋升机制，在搞好各项办公室工作的同时，也实现了办公室人员的个人价值，是办公室精细化管理的一种人性化体现。制度是进行精细化管理的有效保障,加强制度建设才能把精细化管理真正落到实处。在办公室行政管理的过程中,要不断从实践中总结好的倘法、好的思路,然后进行整理和推广,

直至形成制度,例如,对于办公室的行政工作,要从精细化的角度着手,对方是什么单位,来访者有多少人,都是什么级别的人来,需要安排哪些撞待任务,需要什么人陪同,需要介绍哪方面的工怍等都要了解清楚。等到这些工作找到最佳方案后,就要把其上升到制度层面并固定下来,以后只要按照制度具体执行即可,这样既能让接待工作有章可循,又可以捉高办事效率,大大优化人员和物质的分配。

5.提高员工的精细化意识

企业文化是企业管理的精髓，企业的宣传传递出企业的形象，所以企业文化的建设宣贯工作必须放在重要位置。企业的宣传是一个由内而外的过程，首先应加强企业内部员工的认同感，定期举办企业文化考试，并且把成绩纳入到员工绩效考核当中，开展企业文化培训会，实行员工文化考核常态化，对各部门自身的企业文化执行情况随机抽查，目的就是加强员工纪律性和团队凝聚力。

6.办公室行政管理部门精细化的必要性 行政工作看似简单重复繁杂,但只要认真梳理和总结,还是会有很多可以改进的地方和更好的解决办法。这就需要不断提高员工的精细化意识,从思想上对精细化工作给予重视首先要意识到进行精细化管理的意义,脑海中要想到精细化对于工作运转和资源合理利用等具有的重要意义。党的十八大系列讲话精神,已经明确指岀坚持以人为本、树立全面、协调、可持续的科学发展观的紧迫性、必需性和创新性。而作为实现科学发展观的核心内容,如何在最短时间内改变我国传统经济发展“计划的沉珂顽疾,加快转变经济增长方式显得尤为重要。这就要求企业走低投入、低消耗、低排放、高效益的“三低一高”的发展道路。而现代企业之中,专业岗位的层层叠加和细致分类,以及复合型人才数量与日俱增,迫切要求实现精细化的管理,从而高度整合社会有效资源,实现经营目标最优化,并实现最大化执行效率。每精细化管理不是哪一个人的事情,而是关乎所有办公室工作人员甚至是单位所有职工的切身利益的。因此,精细化工作需要所有人郁参与进来,建立立体的精细化理团队合作网络,为精细化管理岀课划策,一旦找到最优化的措施后,大家要共同遵守,相互支持。因此,工作人员要爱岗敬业、廉洁自律、倘好毎一个细节,尤其是对外的公文、接待等工作,要把好每一环节,确保万无一失。

结论：精细化理是办公室行政理的有效途径。因此,我们要提高思想认识,不断从实践中总结先进经验,把组节问题考虑在前,逐渐调整优化工作流程,形成规范的制度,把精细化怍为有效的理方法 综上所述，鉴于办公室行政管理精细化在企业中的重要性，新时期新形势下，办公室行政管理工作内容纷繁复杂，精细化管理是提升办公室管理效率的重要方法，根据企业办公室的工作特点，要求其必须走规范化、科学化以及精细化道路。行政管理人员应当加强政治理论及专业知识学习，提高自我修养和职业素养，加强综合能力，从而全面提高办公室行政管理工作水平。

【参考文献】 [1]祁刚.实现办公室行政管理精细化[J].企业文化旬刊，2012，（3）：65-66.

[2]王红艳.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].价值工程，2013，（34）：128-129.