试论企业档案保管工作的基本原则

试论企业档案保管工作的基本原则

万飞

济宁市精神病防治院

摘要：随着我国国民经济的飞速发展，各行各业都在本专业的技术上有了很大的进步，充分展示了我们的大国风范。而在我国企业的实际发展过程中，档案保管工作有着非常重要的作用。档案保管工作不仅是档案业务中重要的工作内容之一，还能够对企业的实际经营生产情况进行如实记录。而在当前档案保管工作中，要想有效地做好此项工作，就必须要严格遵守档案保管工作的原则，这样才能够更好地为企业的发展提供保障。

关键词：企业档案；保管工作；基本原则

引言

在我们国家不断繁荣发展的过程中，各企业也获得了不同程度的发展，档案事业也在紧跟着时代的步伐，不断地改革创新，在现代社会发展中，企业摒弃了旧的落后的档案管理方式，升级成现代化的思维来进行应用探索，这对档案的保管与利用都有一定的促进作用。

1企业档案保管工作的基本原则

1.1根据专业种类对档案进行保管

在企业进行档案管理工作的过程中，相关的档案部门应该结合实际情况按照档案的专业或者工程项目种类的不同对档案进行分类保管，这样不仅能够加强档案之间的联系，并且还能够系统化、条理化地对档案进行存放和保管，在找寻档案资料的过程中也能够节省时间。例如，对于接收进馆的地质档案或者是基建档案以及相关科研档案等，相关的工作人员应该将这些档案分配给不同的档案库房，然后存放工作人员根据档案标注的序号依次进行排放，这样就能够按照类目对档案进行分类保管，再根据档案的序号以及实际的需求编制相关的《档案存放引导》，相关工作人员在寻找档案的过程中能够根据引导直接找寻到档案的实际存放地点，减少寻找过程中浪费的时间，并进而提高使用效率。在对档案进行保管的过程中，通过对档案进行分类有序的保管，相关人员在归还档案时也能够准确地将档案归还到原有的位置，不仅方便了使用者，也在一定程度上减轻了管理者的工作量。除此之外，对于没有接收进馆的设计预案基建档案和维简资金产生的项目档案，在对其进行分类的过程中首先应该参考本单位的分类大纲，再结合档案实际的标注序号对档案进行存放。

1.2权衡好档案利用与保密之间的关系

在传统观念的影响下，大部分人存在着这样的观念，档案的保密比档案利用更加重要。其实不然，若是因为档案很重要，不允许人使用，那么档案的存在就没有必要了，不能发挥其自身的价值，对于人们来说，就是废纸。档案保管利用过程中，一方面保管人员的监察要到位，另一方面就要求使用者在使用的过程中遵守规章制度，不将档案中涉及到的秘密随意的传播，不做违反法律法规的事情。在使用完后，使用者应该如实的反映档案现存的情况，并且应该作出相应的保证，不将档案的内容告知给他人，保守秘密。

1.3以防为主，防治结合

档案保护必须坚持“以防为主，防治结合”的原则。在“防”“治”两方面，“防”是关键，是主导方面，应掌握档案损坏的原因和规律，采取有效技术措施和方法，将档案的自然损毁率控制在最低限度，杜绝人为损坏档案的行为发生。但对于已破坏的档案，“治”是必须的。要想保管好档案，就必须在“防”上下功夫，必须具备一定的物质条件，具有一定的技术装备。企业上级部门要重视档案工作，给予了档案部门一定的支持，投入资金购买设备和装具，在档案保护“防”的方面要进行大量工作：①为了防光、防潮和防风，可在库房外围搭建了外跨走廊，使得库房存放档案的环境得到了改善，起到了保护档案的作用。②每年春季，及时在库房内放置樟脑丸，目的是将害虫消灭在萌芽状态，以免害虫侵蚀档案，做到防患于未然，有效保护档案。③购置了控制温、湿度的智能设备，可将温度设定在14～24℃，湿度设定在45%～60%的范围之内，并可自动加湿、去湿和调温，以免纸质档案变脆、发霉或发生图纸变色现象，使档案始终存放在适宜的环境下，尽可能地保护档案。④近年来，部分还投入了大量资金购买了成套缩微设备，对各门类文书档案进行缩微，并编制了缩微检索工具，尽量提供了缩微品，最大限度地保护了档案原件，大大地减少了对档案的损毁。

2企业档案保管措施

2.1提升素质，努力应用新技术

保护档案不仅需要全社会的重视和支持，更需要建设一支掌握档案保护技术和相关知识的专业队伍，特别是需要那些有知识有才能的档案保护精英人才，积极从事档案保护技术的研究与推广工作，近年来，借助各种渠道和手段，档案系统已初步建立起一支专业队伍，但这支队伍无论从数量上还是质量上都远远没有达到实际工作要求，制约了档案保护工作全面开展，这就需要我们一方面要加强对现有人员的学习培训和继续教育，另一方面还要积极吸收具有高水平、高素质的专业人才加入进来。同时，在档案保护工作中，还要注意收集了解档案保护技术及相关信息，积极借鉴档案保护方面的好做法、好经验，边学习边应用，及时了解最前沿的科学动态，借鉴国内外先进技术，不断升级档案保护技术标准，最大限度地延长档案寿命，维护档案及档案信息安全。

2.2创新管理工作形式，建设高效服务平台

首先，可以通过在线管理系统对档案信息进行详细的记录，提高各种信息的利用率，还可以对档案资源进行有效的整合，不断的优化服务内容。其次，可以充分利用大数据技术，针对不同利用者的实际需求，建立个性化的服务项目，建立一个更加全面的资源管理平台，这样就能够满足更多用户的需求，确保档案保管工作能够有效落实创新管理制度，能够充分发挥档案服务的实际效果。在具体的工作过程中，可以建立有效的制约机制，健全各种考评制度，使用严格的奖惩制度，保证档案管理工作能够有序进行，实现档案管理的创新，确保档案管理工作能够充分发挥其实际价值。

2.3电子档案利用之权限审核

“权限”指的是权利的限制，只有获得允许，才能够进入系统界面进行有效读取。将权限审核和企业系统数据安全管理相结合，大大提高了企业数据库中数据和信息的有效利用度。通过企业数据库内容的密级程度、开放程度的高低以及访问者的背景和利用，系统的决策者及管理者来决定是否允许该人员进行浏览，对其进行授权。在企业系统的日常应用过程中，将庞大的数据库的权限最小化，只发放与自身工作内容相关的权限，防止用户出现信息泄露的行为。另外为了进行严格的数据管理，相关完善的信息系统的保护体系也需要及时构建。针对内外网交融的情况下会对信息系统产生威胁，可采取给每个用户维护专属的堡垒机账号，这也是加强数据使用权限管理的内容之一。

2.4加强网络监督管理措施

对于档案保管利用中保密问题的研究，可以通过加强软件的安全等级，可以请相关专业的人才利用水印功能等功能，对档案加密，除此之外，档案的保管人员，为了不让档案落入非法人的手中，在人们使用之前，就要登记个人的信息，例如，身份证号，因为在对于每个人来说，身份证是一个人所存在的代表，是独一无二，无法代替的。这样人们在网络世界里可以合法使用，既切实保障了档案的安全。也减少网络带来的隐患。加强网络监管，还应该建立健全相关的法律制度，来规范人们的行为。这样即使出现了相关的问题，也有法可依。

结语

总之，只有坚持档案保管工作的基本原则，才能加强档案保管工作。应采取一切技术措施和方法，从根本上改善保管条件，去除档案本身不宜长期保存的因素，增强档案对外界不利因素的抵抗力，并提高了档案的修复和复制技术水平，尽可能地延长档案寿命，保证档案的完整和安全，更好地为企业经济建设服务。

参考文献

[1]赵明秋.如何做好中职学校文书档案管理工作[J].黑龙江档案,2018(04):103.

[2]胡伟红.档案保管过程中要重视保密工作[J].黑龙江档案,2018(03):97.