浅析房地产档案信息化管理

浅析房地产档案信息化管理

史玉明

天津市市区不动产登记事务中心 300202

摘要：档案管理作为企业管理的重要组成部分，从某方面而言虽然在当前信息化产业时代背景下，档案信息化管理工作便捷性得到了显著提升，但安全性却受到了一定影响，为此加强档案信息化保密安全工作现已迫在眉睫，为此本文主要立足房地产企业，针对档案信息化保密安全管理和维护工作中存在的问题，提出了相应的优化处理对策。

关键词：企业；档案管理；信息化建设；路径剖析

引言：就目前来看“互联网+”技术的广泛应用，在全面提升企业档案管理工作质量和效率的同时，档案信息化安全建设工作是否落实到位，对整体档案管理成效而言具有决定性影响，因此在现阶段“大数据”时代背景下企业除了要加强对档案管理意义的宣传力度，构建完善科学的培训体系外，还要建立健全完善的信息化管理规章制度和奖惩机制，以此为预期管理效益的获得创造良好条件。

一、大数据时代企业档案管理信息化建设现状剖析

从某方面而言“企业档案”囊括企业的基本性质、工作内容、用人情况、科学发展水平程度、精神文明建设情况，是企业实现高效、有序运行的重要基础，确保对大数据的有效化处理，是确保档案管理工作有效落实，推动企业预期发展目标达成的重要前提，但大数据时代企业档案管理信息化建设却呈现出如下态势：

（一）档案信息化管理人员信息化意识有待提升

企业规模和数量的不断扩增，虽然从某方面而言为人员高端技术人才的培养创造了良好条件，但与此同时也加剧了企业市场的竞争力，因此在大数据时代下，加快企业信息化建设工作质量和效率是现阶段企业的核心发展方向。但目前来看由于部分企业受传统发展以及管理理念根深蒂固的影响，企业在档案管理时工作人员未能实施信息化管理模式，员工数据筹集及统计工作难以有效开展的同时，管理工作成效也受到了一定影响。

（二）档案管理信息化建设人员专业性不足

档案管理人员作为档案管理工作的实践者，自身专业能力和综合素养水平的高低，对档案信息化建设工作具有重要影响，且相对于企业的其它管理工作，档案管理是一项一项专业、系统的管理工作，对管理建设人员有着较高要求，但随着企业规模和数量的持续增加，档案管理人员身兼数职、档案待遇不高等问题的存在，导致管理人员自身专业能力有所欠缺，业务操作等方面也存在一定不足。

（三）档案库硬件设施、不完善

“互联网+”技术的广泛应用，为企业的发展注入了新的动力，其中档案管理是企业管理作业的重要内容，在很大程度上档案馆自身硬件设施的完善度对于档案管理工作质量和效率具有直接影响，但对于某些偏远地区亦或是经济发展相对缓慢的区域，档案管理、设施的落后性在影响现代化科技管理手段应用效益的同时，档案管理作业也始终未能得到突破性进展，企业发展也由此受到了一定影响。

二、新形势下房地产企业档案管理信息化建设问题的优化策略

（一）建立健全完善的档案管理信息化建设规章制度

正所谓无规矩不成方圆，而近年来在进行档案管理信息化建设过程中，其作业质量始终未能达到预期作业目标的根本原因在于，档案管理信息化建设规章制度的缺失，尤其在当前大数据时代背景下，管理规章制度的不科学、不完善导致各项管理和维护作业无法落实到实处。就目前来看要想从根本上有效地改善当前档案管理信息化建设问题，一方面企业需根据自身发展实况，制定科学合理的档案管理信息化建设规章制度，在确保各项档案管理信息化建设工作落实到位的基础上，使管理和维护人员能明确自身职责，保证各项作业落实到实处；另一方面企业还要结合实际情况，采用定岗、定机、定人机制，规避各种随意变动问题产生的同时，以此不断地强化企业基层管理能力。

（二）加强档案管理信息化建设重要性宣传，提高对档案管理工作的重视

档案管理作为企业管理的重要组成部分，为实现企业可持续发展的目标，确保档案管理工作落实到实处是极为必要的，因此为有效地改善当前管理现状，一方面企业需加大对档案管理信息化建设重要性宣传，在不断提高人们对于“档案”高度认知的同时，为档案管理信息化建设工作的顺利开展创造良好条件；另一方面企业档案管理人员还要对不符合立卷要求的重新整理，随卷归档的录音带、录像带等声像档案，应在每盘磁带上注明相关信息，此外为保密，工作人员可把密卷保存的档案单独编制案卷目录，但需注意的是归卷的材料要齐全完整，对破损的材料要修补或复制。

（三）不断地优化和完善档案管理模式

目前来看在当前企业规模和数量持续增加的大数据时代背景下，档案的形成过程较为繁琐、形成数量较为庞大，为确保企业档案管理信息化建设的规范合理进行，不断地优化档案管理模式和管理手段也是极为必要的。通过大量调研数据分析可知，在进行企业档案管理信息化建设过程中，信息技术的不断发展和传播渠道的日趋增多，在很大程度上为企业档案管理创造了良好条件，但由于部分在计算机信息技术应用过程中，未将现代化技术应用到电子档案管理中，导致管理信息化水平较低的同时，预期管理目标也难以实现，因此将档案信息化纳入到工作日程中，为企业的档案部门配置专门的信息化设备，是现阶段提高档案管理信息化水平，促进企业进一步发展的重要战略手段。

（四）不断完善和优化档案信息管理系统网络

为从根本上加快企业档案管理信息化建设，确保档案信息化管理工作落实到位，不断完善和优化档案信息化管理系统，将分散的档案需求信息进行融合，由此实现集中化管理。在进行档案信息系统网络完善和优化过程中，一方面企业需深化联勤机制（企业档案信息系统和资源的整合）改革，通过将信息技术实践于改革作业中在提高档案信息的集成度和共享性；另一方面纵观在当前信息化变革过程中，要想从根本上改善当前管理现状，制定信息资源和信息运行的对策、重构信息网络建设的总体方案以及加快对现金信息技术的应用力度是目前完善档案信息网络建设的重要战略手段。

三、结语

简而言之，在当前新市场经济常态下，档案管理看似简单却在企业发展过程中发挥了重要作用，而由于受诸多不可控因素的影响，档案管理成效预计管理目标之间始终存在一定差距，为此企业需以新形势为契机，不断的优化档案管理策略，以此为企业的进一步发展奠定良好基础的同时，促使档案管理工作效能得到有效提升。

参考文献：

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