高校科研档案收集归档问题初探

高校科研档案收集归档问题初探

王颖

烟台大学,山东烟台,264005

摘要：伴随网络信息技术的飞速进步和科研活动开展力度的加大，高校越来越注重科研项目和原始记录等科研档案收集归档的工作。新时代下，高校科研档案规范化管理的重要基础是收集归档环节，必须要对此加以侧重，通过合理规范化的管理体制，建立满足高校需求的收集归档管理理念。抓好科研档案收集归档中的每一环节，保证科研档案的系统性、完整性，以便为后期高校科研工作的顺利展开打好基础。本文从高校科研档案收集归档的必要性着眼，针对于当前收集归档存在的问题，提出了一系列解决方案。

关键词：高校；科研档案；收集归档

当今社会是信息时代，科技的发展与进步使具有创新性、便捷性的新技术源源不断地产生，毋庸置疑，科学技术是推动我国发展、促进社会进步的重要力量之一。高校科研档案顾名思义是指高校在组织开展相关科研活动时，产生了一些对高校、学生乃至社会都具有一定价值的科研数据。科研档案能够为高校的实践活动起到重要的数据材料支撑作用，为以后的科研工作提供丰富资源，反映了高校的科研发展与进步水平。高校开展的科研项目不仅有国家层面的科研计划，还包含企业层面的各项合作、委托研究的项目和课题。通过以上科研数据、材料的归档，便形成了高校科研档案。

一、高校科研档案收集归档的必要性

科研档案包含具有保存意义和价值的实验数据、资源材料、照片、声像、图标图纸等各种各样的载体与形式，是通过立卷归档形成的文件材料，包含鉴定材料、实验科研数据、课题立项文件等档案材料，大多是高校在进行科学研究和实践活动时形成的。科研档案聚集了高校科研人员开展科研活动时的辛苦汗水和智慧，在高校知识产权、科研体系创新性创设等领域具有重要的价值^[1]。较高价值的科研档案能够反映科研活动、课题研究的整个过程，必须做到含有准确的研究数据、完整的材料、规范化的书写、有序的编纂，凸显科研档案的完整性、专业性、综合性、权威性特征。

（一）与高校科研档案的特征相符合

高校的科研活动和课题项目研究与其他项目有所差别，高校科研项目的专业性更为复杂，许多研究项目所涉及到的研究与其他相关专业都有着密切联系，又由于这些不同专业最终形成的研究材料的特征差异较大，导致收集归档工作的成效难以保证。与此同时，部分重大的科研项目所进行的周期较长，从研究初始到结束往往需要数年，这便使科研档案具有周期性长的特征。如果在开展科研工作时，不能做到及时收集归档，那么很可能会出现材料丢失、文件混乱等问题，给收集归档工作造成巨大的损失与影响。

（二）便于对重要档案文件进行及时追踪掌控

高校里面研究生作为科研活动、科研实验的一线工作者，在科研工作、科研档案文件材料形成中都发挥着十分重要的作用。但是由于学制的约束，有些时候科研项目研究还没有收尾，研究生就已因毕业离校，有关人员也没有及时开展收集归档工作，导致部分有价值的实验数据与过程性文件被带走。与此同时，还有部分重大科研项目需要和校外的科研机构单位进行合作，由于最终形成科研档案的人员涉及到不同单位、不同职业的各类人员，无法做到对科研材料及时的追踪。因此，在科研项目研究的各个环节中及时进行收集归档，可以对重要文件数据的及时跟踪掌控提供保障，避免档案文件丢失、转移情况的发生。

（三）可为高校的科研工作提供重要凭据

高校科研档案是高校科研教学成果、师生们辛勤耕耘的结晶，是高校科学资源宝库中的重要知识财富^[2]。完整、专业、系统化的科研档案既可以保证科研团队能够得到原始的记录和凭证，也能为其他科研工作具有可靠真实的信息提供保障。在科研工作中，逐步形成的档案文件，能够真实地反映研究的过程以及各个阶段的推进情况、各个环节的变化和最终成果，是高校科研管理、实践活动得以不断改进、有效变革的重要参考凭据。

二、高校科研档案收集归档工作存在的问题

（一）高校档案员的收集归档意识较为薄弱，材料归档的完整性得不到确保

完整的科研项目的研究过程包含三个阶段，即最初是科研准备阶段，中期是实践研究阶段，最后是总结验收以及申报奖励、推广实际应用阶段。在研究过程中将有研究意义的材料数据，通过有序的收集归档则形成了科研档案。但是当前部分高校的科研管理部门仅仅对科研项目的申报、结题、奖励申报加以注重，针对于那些已经结题的项目，相关档案人员并没有及时与研究人员进行沟通，及时上交有关科研材料。还有些研究人员甚至将科研过程中的研究资料占为己有，即使有些科研项目的负责人按时上交了材料，但科研管理部门的档案员并没有做到妥善保存和处理，造成科研材料转移甚至丢失。根据对我国部分高校科研档案收集归档问题的调查，发现当前我国部分高校档案管理员由于身兼数职，工作较为繁忙，即使有相关规定管理制度，但仍有管理人员不能够全身心地投入到科研档案收集归档工作中，导致高校科研档案的优势、资源得不到有效利用。

（二）高校档案员专业素养不精，收集归档缺乏主动性

由于高校中的档案管理员大多数没有经过专业的学习，往往来自其他的专业和学科，导致其档案管理的专业素养与知识较为欠缺。从实际工作中吸取的经验积累往往是提升档案员专业水平的基础，但大多数档案员对收集归档工作包含的基本流程和具体环节以及哪些要作为归档的科研材料都不够娴熟，往往是档案员被动地接收提交的材料，并没有做到一个细致的筛选和检查。目前科研工作、研究活动已经愈发引起高校的重视，学校的科研档案数目之多导致各种类型的档案材料错综复杂。并且科研项目的执行部门和科研管理部门都在档案的收集归档工作方面存在着各自的问题^[3]。科研项目在结题后，往往是由科研人员整理有价值的文件材料并上交给科研管理部门，然后由档案员将同一单位的文件材料进行细致整理和汇总，并移交到高校档案馆处。但是，在这个过程中，科研项目人员和档案员并未建立起沟通关系，交流的缺乏导致科研档案出现的问题难以被发现和纠正，进而使科研档案缺乏一定的完整性、专业性、准确性。

（三）缺乏科研过程性材料收集归档，埋下科研学术不端的祸患

当前高校科研管理部门的档案员在进行收集归档工作时，大多只注重于科研项目的申请资料、任务书和总结验收文件等，导致研究过程中出现的诸多优秀核心材料比如研究数据、分析报告等得不到及时归档保存。从根本看，一方面是因为这种核心材料覆盖范围广、数量较多，由于高校科研档案管理存储空间的局限性，不能对此加以保存。另一方面是因为档案员会将收集归档的精力更多放在盖有红章的科研文件上面。除了档案员的问题外，相关科研人员对于科研档案的收集归档的重要性也不够重视，认为科研过程中重要的资料文件都是出于自身之手，只管满足上级单位的要求，导致收集归档的文件不够完整。正是因为在科研过程中的原始资料、原始数据没有得到及时收集，从而产生了科研方面的学术不端行为。

（四）科研档案缺乏一定的开发利用力度，收集归档工作的意义得不到充分展现

由于档案管理部门人员服务意识的淡薄，缺乏对科研档案收集归档目的的认识，导致广大师生不能够充分利用科研档案的资源。由于部分具有保密性质的条例和知识产权保护的限制，档案员往往会存在“重保密，轻利用”的思想观念，在进行收集归档工作时过于注重科研档案是否得到安全保护，这样一来导致高校档案馆无法充分发挥自身作用，有重大价值的科研档案就此沉寂在档案柜里^[4]。广大师生和研究人员不能及时搜索到有意义的科研资料，科研档案只对其生成者提供，其他人员若想寻查科研档案和相关资料，需要经过一系列复杂的手续，导致科研档案收集归档工作的意义得不到充分展现。

三、加强高校科研档案收集归档工作的有效方案

（一）建设规范化的科研档案管理制度，加强收集归档的宣传培训力度

高校档案管理员若要充分意识到科研档案收集归档的重要性，这就要求高校科研管理部门必须加大对档案员的培训力度，并同时将档案管理渗透到科研项目中的每个阶段和环节，推动科研档案的有效收集、归档和利用。档案员只有从根本上增强自身的职业信念感，激发自身工作的主观能动性，才能促进所有有关档案管理的成效和质量得以上升。针对于此，高校可以结合自身情况，对不同单位的科研项目的归档范围、分类号、保存期限做一个详细的规划说明，给档案员提供一个参照依据，方便收集归档工作的良好执行。与此同时，高校还要对科研人员和档案管理部门人员进行科研档案管理基本知识的普及，加强收集归档工作的培训力度，使有关人员能够对档案收集归档规范化的管理环节、归档分类、归档内容、归档文件的汇总和移交以及重要性有一个清楚的认识^[5]。

（二）加强专业方面的培训力度，提升档案员专业素养

如今随着信息技术、数字智能的发展，与时俱进的知识更迭依然是不可丢弃的大趋势。科研档案管理人员也是如此，唯有不断地学习，才能适应社会发展的需求，紧跟技术更新的脚步，以便提高收集归档工作的效率。与此同时，高校还要积极推动档案员与各个单位建立密切的联系，以便做到将科研档案的移交方法和收集归档中出现的问题及时传递出去。高校要定期开展对档案员的业务培训活动，不断提高科研管理部门档案员的专业素养水平和档案管理技能。方便档案员对高校科研项目研究的具体环节，包含申报立项、中期管理、后期结题、成果申报、实际应用等方面都做到足够熟悉的程度。高校科研档案收集归档工作涉及到的专业学科和领域范围较为广泛，这对有关档案管理人员提出了更高的要求，档案员必须不断拓宽学习范围与领域，以便满足科研档案的收集归档工作要求，适应档案管理工作。档案员在进行收集归档时，必须要有充分的根据，防止科研档案中一些关键性核心材料丢失等问题的发生。

（三）加强科研档案过程性管理归档，确保科研材料的完整度

高校要加强科研档案的收集归档流程的规范性，强化科研档案过程管理进程。相关人员在对科研档案进行收集归档时，不仅仅要确保归档材料是否含有科研项目申报立项时的批文、任务书、委托书等，还要确保是否具有研究过程中产生的原始实验数据、原始记录、实验报告等相关过程性材料，最后还要检查是否含有验收结论、验收成果、效益证明依据等。这种才是较完整化的记录收集科研档案的归档过程

^[6]。目前由于“重两头，轻中间”的管理模式，导致最终的科研档案大部分集中在立项和结项上，过程性文件常常被忽视，而中间这部分的资料恰恰是核心资料。所以，高校要强化档案的过程性收集工作，保证收集归档工作可以渗透于整个科研课题的研究过程当中，确保归档科研材料的完整性，杜绝不良学术不端行为。

（四）建设规范性的归档计划，加强科研档案的开放利用

科研档案收集归档的最终目的是为了向广大师生或其他人员开放利用，为高校科研全面服务，提升高校科研水平。因此，高校和相关人员要打破传统归档理念的束缚，明确科研档案的收集归档工作不仅仅局限于保存和查证上，而是为了通过对高质量、高完整度的科研材料的归档促进科研水平的不断进步。因此，科研档案管理部门要掌控好收集归档、科研材料知识产权、保密性、开放和利用的关系。不论是哪一种知识产权，其重要材料的保密性、保护程度都具有特有的范围、时间、区域。档案管理人员要在符合法律、制度、区域、范围的前提下，并利用先进数字化管理技术，加强归档科研材料的开放、共享力度，推动科研档案可以在简化的审批程序中面向大众，构建富有现代气息的科研档案储存模式，在明确收集归档工作范围区域的前提下，规划制定出健全的归档计划^[7]。

结语：

高校科研档案管理中，收集作为后期重要环节之一，要求相关管理人员和高校必须结合自身现实情况和发展特征，增强科研人员科研档案的归档意识，普及有关收集归档的必要性和重要性，创设完善可靠的科研档案管理体制。在健全的科研管理制度的约束下，通过一系列有效行政措施保证科研档案的管理更富常态化和规范性，对归档文件的完整率和齐全率要把控好，保证通过归档工作可以真实还原研究的整个过程。档案员和科研人员都应当为科研档案的管理建设献策献力，充分发挥科研档案管理的建设实践价值，促进高校科研水平的进步。

参考文献：

[1]向红.有关高校科研档案归档问题的研究[J].信息记录材料,2020,21(7):46-47.

[2]李想.浅析高校科研项目档案过程管理[J].办公自动化,2020,25(6):53-54.

[3]郑慧先.浅析新时期高校科研档案管理问题及对策[J].办公室业务,2020,(19):122-123.

[4]白石,薛微.高校科研档案管理浅析[J].人力资源,2020(22):6-7.

[5]彭红.信息时代高校科研档案管理工作创新模式探究[J].重庆交通大学学报(社会科学版),2019,19(05):119-124.

[6]张毅华.高校科研档案收集刍议[J].科技经济导刊,2019,27(19):142-143.

[7]郑蕾.高校科研档案管理信息化建设探析[J].兰台内外,2019(32):5-6.