“互联网+”时代科研经费管理流程优化

“互联网+”时代科研经费管理流程优化

王忠涛

陆军勤务学院 重庆市 401331

摘 要：科研项目的开展离不开大量科研经费的投入和使用，尤其在现阶段正处于国家建设的关键时期，各种科研项目不断增多。但是要想确保科研项目的顺利开展，就必须从经费管理方面入手，不断提高科研经费的利用率。但是在具体科研经费管理中，会由于信息沟通不畅、报销流程复杂、信息孤岛等问题，造成科研经费管理质量较差。这样不仅会造成科研经费的浪费和流失，同时还会影响科研项目的正常开展。基于此，文章就探讨了互联网背景下的科研经费优化管理策略，以供参考。

关键词：互联网+；科研经费管理；优化措施

引 言

现阶段国家在政策和资金上为各类科研项目的创建和实施提供了极大便利，并且越来越多的社会群体也为各类科研项目的开展提供了资金支持。但是在科研项目运营过程中科研经费管理存在着较多的问题和不足，严重影响了各类科研项目的开展实施。而随着现阶段“互联网 +”战略的大力推进，为科研经费管理提供了新的模式和思路，不断提高科研经费管理的科学性和合理性。

1 现阶段科研经费管理存在的主要问题

在当下科研经费管理中主要存在下述几方面的问题：第一，信息沟通不流畅。科研系统和财务管理系统是彼此独立的，这就导致二者之间缺乏相应的信息数据共享，极易出现科研信息和财务信息不对等或者不匹配的问题，并且不同部门间的沟通交流也只能通过人工来开展，极易因为经费管理问题而影响科研项目的开展。第二，报销流程相对繁琐。在以往科研经费报销中，虽然已经制定了相应的报账流程，但是在具体科研项目开展中，经常会出现各种不同的类目和业务，这就导致所制定的流程可能与实际报销工作不匹配，需要耗费报销人员大量时间来进行相关单据的签收，整个过程繁琐耗时。第三，经费超垫支，执行率低。造成该方面问题的原因，一方面是由于没有按照既定的进度计划来开展科研任务，经费难以按照计划执行到位。另一方面则是在项目开展过程中，材料、外协等方面的费用报销之后，并不能够在当期成本预算中得到体现，即便在预算完成后，还有部分在途成本无法归位。除此以外，科研项目在开展过程中可能存在一些不确定因素，可能会因为某些因素影响而出现部分项目的反复开展，进而导致分摊比例增加，经费超垫支。第四，内控风险。以往科研经费管理多采用传统的方式，整个管控过程的信息化程度相对较低，大部分仍需要靠人工来进行操作，受人为因素影响较大，极易因为内控管理不到位或者虚假账目等出现财务风险。

2 “互联网+”背景下的科研经费优化管理措施探究

2.1做好信息化科研经费管理平台的构建

要想实现对现阶段科研经费管理体系的优化和提升，必须先做好相应信息管理平台的搭建，通过网络信息技术做好各部门间的信息传输和数据共享，为科研经费管理工作的开展奠定良好基础，不断提高科研经费管控质量，降低相关工作人员的工作量。与此同时还需要从业务理念方面入手，围绕互联网和信息技术的特点，对现有管理流程进行优化，重新进行相关业务流程的设计和改进，以确保科研经费管理体系与信息化管控平台相匹配，充分发挥信息化管理平台在科研经费管理中的作用和价值。除此以外，为了更好实现对科研项目中经费的管控，可以在科研项目中引入专业的财会人员，以弥补科研人员在财会方面知识和能力的不足，这样不仅可以将科研人员从经费管控工作中解脱出来，降低其工作负担，使其可以将精力更多投放于科研项目的开展之中，同时还可以提升科研经费管控的整体水平，提高资金利用率。

2.2做好科研经费预算闭环管理体系的建设

预算控制作为科研经费管理中的重中之重，在现阶段可以依据信息化平台对预算项目进行细化，结合科研项目的具体业务来进行预算的编制、申请、调整和审批，在通过审批后就会生成相应的识别码。同时预算系统中各业务的预算也会根据其对应的科目建立相应的关系，使业务、财务预算系统中的数据及时反馈预算系统，从而构建一套闭环的预算管理体系。如图1所示，在信息化预算控制系统中先进行各科研项目预算的编制，然后根据不同业务科目对预算进行细化，与科研任务匹配的预算经主管逐项审批后，再形成相应的识别码，并写回预算系统。比如材料费的预算，先由项目人员在系统中提出申请，经负责主管审批后传输的供应链系统，然后形成相应的计划、订单和任务，有供应链系统对采购完成的材料进行检验和入库管理，订单会被传输至合同系统生成对应的采购合同，然后再由核算系统，根据入库单据、合同发票、付款单据等来生成相应的会计凭证，至此完成整个付款手续。在材料出库后，供应量系统会迅速生成相应的信息并反馈至核算系统，生成相应的科研成本，同时与之相匹配的成本发生数也会按预算识别码写回预算控制系统。

图1 科研经费信息化闭环管理系统

2.3以信息化技术为基础，优化简化报账流程

在科研经费管理中，最为繁琐的就是报账流程，普遍存在报销率低、耗时长、反馈速度慢等方面的问题。而在互联网时代就可以通过信息化技术对整个报账流程进行简化提速。具体可以围绕以下几点：第一，以信息化科研经费管理平台为基础，开发网上报销业务，支持网上报销、网上预约、电子货币支付等多种网上报销形式，以此来避免报销人在现场排队或者来回奔波，提高核算报销速度。第二，开设无纸化报销系统。在现阶段电子发票、电子签章、电子货币等的日益流行，无纸化财务报销已经成为财务会计领域的主要发展趋势，通过应用电子票据，不仅可以降低人工成本，并且还能够避免原始凭证被修改，直接在网上就可以进行相关票据的传输和录入，提高办事效率。

2.4以信息化技术为基础，优化经费审计流程

通过应用信息化技术可以建立数据采集、接收和审计管理的综合管理平台。数据采集模块可以从财务、科研、资产等系统中进行相关信息数据的采集；接收模块则主要用于接收分析所采集到的各方面数据，并根据数据采集端的请求来提供相应服务；审计管理模块则是依据审计规范分析研究所采集到的数据变化，并将变动情况进行汇总和输出。对于不同科研项目都会有着对应的经费账号，该账号会与各系统进行关联，在进行经费审计时，只需要输入相应账号就可以自动调出相应凭证、附件等资料，以便于审计人员在网上就可以直接开展联机审计，减少了无效工作，大大提高了审计工作效率。

2.5以大数据分析为基础，深入分析科研经费数据

在以往科研项目开展过程中，经费的报销需要进行大量表格的填写，工作繁琐而且复杂，而通过信息化技术将财务和科研管理平台进行融合，就能够有效简化该方面的工作，经费与科研日志相一致、预算调整和项目变更相结合，将各种报表嵌入到管理平台之中，利用大数据分析来前面比对研究科研项目中的各方面经费数据，这样既能够满足项目结算报告中对于资金预算等信息的准确性和完整性要求，也可以为经费的全过程监管和绩效评价提供相应数据信息参考。

结语

综上所述，互联网时代的到来，为财务会计管理信息化建设奠定了良好基础。因此在当下科研经费管理中，也必须充分围绕互联网时代的特点，积极进行信息化管理体系的构建，做好对信息技术、大数据技术等的应用，不断提高科研经费管控质量，为科研项目的顺利完成奠定良好资金基础。

参考文献

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