中职学校档案资源开发利用探究

中职学校档案资源开发利用探究

刘美铃

重庆市矿业工程学校

摘要：中职校园档案不但可以对全体教师的信息进行全方位记载，同时也可以帮助一个人不断的发展。档案信息化建设能够缩短档案保管流程，让档案保管工作变得更加简单、快速、有效，从而确保了高校档案管理的服务质量和管理水平，全面挖掘档案的历史价值，从而更好服务于广大师生。

关键字：中职学校；档案信息系统；开发利用

引言：

档案信息利用的研究和发展也很受人们重视，目前不少中职院校都已建立了档案管理科，主要负责对学校资料、教育教学资源、财务、学生学籍、基建、仪器设备等方面有关信息的归纳总结，并建立了完善的资料管理和收发文借阅登记等系统。由于归档内容繁杂、资料复杂，不利于系统管理。而通过档案信息化工程，可以实现对归档数据资源的高效筛选，建立由学院主管分管校办主任管理的完善管理机制，使得学院的档案信息系统比较完善。

一、中职学校档案信息利用的主要现状

在教育档案管理的整个流程中，应当按照不同的材料内容加以分门别类归档。其中文书档案是中职教育行政管理工作的重要关键材料，涵盖范围广阔，材料内涵丰富。而教学档案则可以真正全面体现高校教育活动的重要特征与规律性，有着十分重大的利用价值。科技档案则一般涉及校园建设、图画、文字说明及其教学设备和科研成果等，对中职院校的未来发展有着十分关键的作用。实物档案包含各种奖杯、奖状、荣耀锦旗等。而声音文档则包含声音、视频、图片等声音材料。利用这些材料，可以实际体现出该校教学的实施状况。

通过档案资料的管理可以为该校在教学评估，教学改革、校史编纂、员工薪资晋级、教师职称评定等方面提供十分关键的参照依据，从而促进了该校的教学建设与管理水平全面提高。

笔者所在高校的综合档案室，从2009至2019年归档的使用状况来看，平均历年归档使用仅为120人次/每年，且主要用于教育评价、学生毕业证丢失的补办。近几年来，示范性院校、示范专业、明星院校评选中，档案利用得到提高，但使用率仍低于300人次/每年。由此可见，目前中职院校档案的利用水平远无法适应中职院校建设的要求。

二、当前全国中职院校档案信息系统开发利用中存在的新形势

(一)对档案室的质量需要进一步提升。在新阶段，中职学校档案的研究和运用的实践中，只有进一步的提升。而且也有助于深入的发掘和使用。因此，在利用中职院校档案业务资源中，最关键的是严格执行法规并形成科学的业务观念，进一步提高质量和标准，实现高校档案室的各种业务功能，发挥积极的社会教育作用，使档案管理从以往的管层为主转化为发掘和使用并重。

在新时代，学校要主动研究发展信息化档案检索工具，把学校特点全方位体现到学生档案当中。运用先进的多媒体教学手段和信息技术，对档案实施辅助化管理，使得信息管理方式更加的科学性、高效化、标准化，还可以促进档案管理现代化的建立，从而确保档案信息资料能够服务于中职教育工作。

(二)不仅仅提供简单的档案资料，也要提供全面、系统的档案资料服务。在学校档案管理的实践中，一定要准确的掌握校园形势和发展需要，围绕着学院的发展目标和工作重心，来提高档案信息的有效性，要设置多功能的档案查询室，积极的进行资料检索与查阅等业务活动，要确保查询室的有效检索和快捷。采用安全可靠的方式，向广大学子提供丰富档案管理检索的服务。对于中职而言，就一定要借助高校计算机专业的资源优势，通过建设完备的高校资料存储网络，建立丰富多彩档案信息系统，把档案信息管理系统连接到高校网络上来，才可以使得整个档案管理的阅读检索能力和效率提高。

(三)不但提供电子阅览室信息，更要提供网上检索服务。在建设学校网络的过程中，一定要积极丰富学校档案信息的在线浏览与检索服务，以实现学校对档案资料的合理使用，而通过建设内容丰富的档案信息数据库，帮助学校档案信息网络服务得以进一步完善，也是学校档案信息资源共享建设的关键核心。

在对中职院校进行档案信息系统建设与利用的过程中，还需要根据中职院校的实际情况建设文件目录信息库、多媒体数据库、优秀学生信息库等，而建设档案信息系统数据库还需要利用互联网信息技术连接到全国学校文档网、中职档案信息网，从而完成档案信息网络建设，以有效地实现档案信息共享。

三、新形势下中职院校档案资源利用研究

(一)做好档案宣传，提高归档意识。存档意识淡漠，对归档管理工作不重视，是归档信息管理资料没有充分利用的主要因素。因此，档案机关应当通过各种方式，采取发行归档宣教资料、组织归档会议、印发归档宣讲板、开展归档知识竞赛、宣传报道归档工作等多种形式，加强归档宣教力度，提高归档意识。

(二)充实存档馆(室)藏，增强发展使用基础。要极力充实中职院校存档馆(室)馆藏，加大归档信息资源储存量，以进一步适应中职院校和社区对档案信息服务的需要。一是要确定该校存档收藏区域，根据党群、政府、教育、科学、基建、编制、财政、外事、实物、声像等各种范围加以划分。二是加强归档接收，认真做好高中级职称及校内各项活动文件材料的接收，严格把好接收关，保证存档原始资料的齐全完备。三是注重对教育、科学、社会改革等该校办学成果方面存档材料的搜集，正面宣传该校教育办学成果，扩展该校的影响，提高该校知名度。四是认真做好该校办学特点方面存档材料搜集、凸显该校的教育办学特点。

(三)利用先进计算机信息技术，合理地调控国家档案信息管理格局。要以科学发展的视野，大力推动国家档案数字化工程，重视对数字化档案的搜集、整理、编研、运用。一是利用现代的信息管理技术手段，对归档内容实行编目、整序，完成了归档中图文信息的电子化，形成了内涵丰富的归档信息数据库体系。二是通过建设档案网站、网上档案局(室)，利用在网上的远程登录服务，广泛的拓展文件使用范围，促进了中职院校归档信息管理服务社会化。

结束语：

总之，在新阶段一定要积极推进档案的工作的深入开展，实现档案信息的使用质量全面提升，适应新阶段的要求。加强企业档案管理信息化和网络化工作，保证企业信息库的"鲜活度"，做到企业生产经营的动态性和科学化。

参考文献：

[1]何荣财.大数据背景下中职学校档案管理与创新[J].管理观察，2018（23）：108-109.

[2]王维祥.基于互联网时代下的中职学校档案管理[J].中国校外教育，2019（16）：24+26.