纸质档案管理与电子档案管理的融合分析

纸质档案管理与电子档案管理的融合分析

张曲

重庆市地勘局川东南地质大队    400030

摘要：档案在人类社会发展过程中起着查询记录的重要作用，如果没有档案的记录，人们将无法获取不同时期的重要信息。档案也可以做为一种凭证方便后来参考和使用。随着科技的进步和信息技术的发展，人类生产活动和文化建设等各方面对于档案管理也提出了新的要求。传统的纸质档案记录方式有一定的弊端，不能完全适应时代发展的要求，但纸质档案也有它不可比拟的优势。电子档案是现代科学技术的产物，电子管理方式更加高效，但也同样有缺点。本文要主阐述纸质档案与电子档案二者各自的优缺点，以及对纸质档案管理与电子档案管理的有效融合进行简要分析。

关键词：纸质档案；电子档案；管理方式；融合；分析

随着信息化时代的到来，相比传统的纸质档案管理，电子档案管理方式更加高效，那么为了更好地开展档案管理工作，就需要进一步将两者进行有效融合，以在档案管理中作中发挥各自独特的优势，取长补短共同协作。

1、纸质档案管理工作的概述和优缺点。

纸质档案管理指的是用纸张作为媒介来记录并保存信息，以便于后期的查阅，或作为凭证使用。尽管电子档案管理的兴起大大改变了档案管理工作方式，同时也提高了档案管理的工作效率，但纸质档案管理也有自身不能取代的特点。具体如以下几点：

1.1纸质档案存放的时间更长

纸质档案最大的特点之一就是可以长时间存放，虽然出现特殊状况也会影响纸质档案的存放效果，但如果保管得当，纸质档案可以长时间存放，并保留原始信息。中国的古字画就是最好的证明。

1.2信息直接明了

用纸质档案管理方式来存储和查询信息更加直接明了，因为纸张作为纸质档案管理中保管档案的载体，可以直接在纸面上展现想要留存的数据信息等，且不像电子档案需要借助相关设备才能查阅，更简单容易操作，因此在档案管理工作中，大多数工作人员会选择纸质档案管理方式。

1.3纸张带来的真实感

纸质档案管理和电子档案管理最大的区别，也是纸质档案最独特的价值就是纸质档案所留存的信息在查询时所带来的真实感，就是所谓的白纸黑字。

1.4 纸质档案管理的弊端

纸质档案的最大缺点就是，它会占用一定的空间，如果数据信息多，查找起来不太方便。另外纸张的存放受环境影响很大，如果环境潮湿，或者意外如火灾发生，导致档案损坏丢失，那么此时相比于电子档案，纸质档案管理就没有任何优势。因此纸质档案对环境要求较高。

1.5环保性较差

纸张作为档案管理的载体来保存记录信息，就意味着要使用大量的纸张。纸在我国有悠久的使用历史，但是纸张的使用意味着资源的破坏，由于近年来我国生态环境质量下降，人们对绿色、环保、节能等理念更为关注。那么从环保方面来看，纸质档案相比电子档案环保性能较差。

2、电子档案管理工作的概述和优缺点

   随着社会的发展和科技的进步，档案管理工作中也出现了新的管理方式，那就是电子档案管理，和传统的档案管理方式相比，电子档案管理方式更加高效，

更符合现代社会人们生活工作节奏变快的需求，还能同时利用现代计算机技术对档案进行编辑处理和复制。它的应用在现代化社会高速发展的当下有着以下诸多优点。

2.1 电子档案管理可以实现多类型信息管理

电子档案可以实现多种类型的信息管理，不仅限于文字，也可以存储图片，声音和视频等，在查阅信息时更加的形象和直观，更容易理解，提高了时效。这一特点是纸质档案管理无法做到的，纸质档案管理只能对文字和图片进行存储和管理。

2.2 载体体积小环保节能

载体小存储量却巨大，还不占空间。传统的纸质档案主要用的纸张做为媒介，需要占用空间，而电子档案管理则完全改变了这种形式，电子档案管理往往只需要一个小小的U盘，就能实现大量的信息数据存储，且保存时间长，这些特点还同时实现了节能环保的效果，这些是纸质管理档案根本不可能实现的。

2.3 电子档案便于传阅

由于电子档案的载体是磁盘或者U盘，体积小，携带方便。如果需要传阅则电子档案管理更为方便，有利于档案的快速共享。

2.4电子档案管理的缺点

电子档案管理的缺点主要受电子档案载体的限制，它主要通过U般，磁盘等工具来实现档案的管理。这些载体容易丢失，损坏或者电磁原因导致数据丢失。如果要进行查询用这些载体存储的档案，还得借助计算机的使用，过于依赖计算机，操作不便捷。还有如果计算机受到病毒攻击，那么这些档案的安全性就不能保证。而电子档案管理的这些问题在纸质档案管理中就不存在。

3、纸质档案管理与电子档案管理的完美融合

3.1纸质档案管理与电子档案管理共存。

纵观纸质档案管理和电子档案管理的特点，两者各有优势和劣势，但也并非对立的关系，因此在未来的档案管理事业中，两者还得进行有效融合，取长补短，才能在档案管理工作中发挥各自的优势。电子档案管理是新兴产物，但是它不可能代替纸质档案管理，而两者必须共存的原因如下：电子档案利用现代化技术，基于传统的纸质档案演变而来，它可以提高工作效率，但它查阅方式受限，过于依赖计算机也不可能完全代替纸质档案而存在。电子档案的安全性不高，如果发生丢失那么将造成巨大的损失，因此重要的信息还是要通过纸质档案的方式来留存，以防万一。或者将重要的信息在电子档案已经保留的同时，再利用现代化打印技术打印出来，以实现纸质档案与电子档案共存。另外，电子档案的使用也有一定的局限性，在还不太发达的地区，计算机还没有普及，更没有能熟练操作计算机和电子档案管理的专业人员，无法实现电子档案管理。这时人们还是会选择会传统的方式的进行档案管理。

3.2纸质档案管理与电子档案管理互动

在纸质档案管理与电子档案管理共存的情况下，还可以实现纸质档案管理与电子档案管理两者的互动，在需要进行档案管理工作时，工作人员可以根据档案的具体体量，在了解两种管理方式的工作方式和成本的前提下，选择合适的档案管理方式，也可以以一种档案管理方式作为主要管理方式，另外一种作为辅助的管理方式来合理搭配。以选择最优的管理方式提高工作效率。那么此时，纸质档案管理与电子档案管理不但能各自完成自己的任务，也能在同一工作中互相影响，高效配合，这种有效融合也能推进档案管理事业的进步。一方面，电子档案受纸质档案的影响，在自身的优点正常发挥的同时不断完善工作方式，互相影响借鉴，共同发展进步，如果再加上现代化技术的应用，相信可以形成更加完善和综合的档案管理体系。另一方面，传统的纸质档案管理受到电子档案管理的影响，也可以加入一些现代化的技术手段，来实现纸质档案的快速检索，例如利用一些检索软件和计算机的结合快速寻找已经归档的纸质档案。前提是这些纸质档案在归档时就已经在此软件中进行编码。只有两者共存并发挥自身的优点，并在实践中不断改革创新，才能保证档案管理工作的高效运转。

4、结束语

综上所述，纸质档案管理和电子档案管理，一个是传统的管理方式，一个是基于现代化技术的产物，两者各有优点，也各有劣势和不足。因此，在未来很长一段时间内，只有将两者进行完美融合，不断创新共同进步，才能在档案管理工作中不被淘汰。才能建立一个完善的一体化的档案管理体系，更利于档案管理事业发展。

参考文献：

[1]蔡威娜.纸质档案管理与电子档案管理的融合[J].科技视 界,2014(15):198+280.

[2]陈兆,宝荣,主编.档案管理学基础[M].中国人民大学出版社,1996.