试论企业电子档案的归档管理

试论企业电子档案的归档管理

张娟

鹤壁煤业（集团）有限责任公司物资供应分公司  河南省鹤壁市  458030

摘要：企业电子档案的归档管理是企业信息化建设中至关重要的一环。通过实现电子档案的科学化管理，能够提高档案管理效率、质量和安全性，促进部门之间的信息交流和共享，为企业的决策提供更可靠的数据和支持。实现企业电子档案管理的科学化，需要采用先进的数字化技术和设备，制定完善的管理制度和流程，并对档案管理人员进行专业的培训和教育。将企业电子档案管理纳入到全面的信息化战略规划中，是优化企业的信息化管理的关键举措，也是企业可持续发展的保障之一。

关键词：电子档案；归档管理

随着数字化、信息化的快速发展，企业管理方式也逐步向着电子化、数字化、智能化等方向推进。其中，电子档案作为企业信息化建设的重要组成部分，在企业的管理中发挥着越来越重要的作用。企业电子档案的归档管理是指对企业电子档案进行分类、整理、标识、存储、维护和保护的全过程，旨在确保企业的电子档案在生命周期内始终处于可控状态，从而更好地支持企业的决策和管理。电子档案的归档管理是企业档案管理中不可或缺的一环。

一、电子档案的产生及背景

（一）电子档案的产生及背景

电子档案的产生和发展与信息技术快速发展的历史背景有关。20世纪80年代至90年代初，信息技术进步迅速，使得数字化信息处理和存储技术逐渐成陈，此时电子档案开始出现。

随着计算机应用和互联网技术的普及，信息化建设成为企业提升经济效益、提高管理水平、实现可持续发展的重要手段之一。电子档案的产生恰好满足了这样一个需求——采用数字化和网络化的方式，实现档案的存储、查阅、转移和管理，提高企业办公效率和管理水平，减少档案的占地空间，节约成本。

此外，电子档案的出现也响应了国家相关政策的要求。2001年，国务院正式颁发《全面推进依法行政建设规划纲要》，这是我国重要政治决策，为建设数字中国提供了扎实基础。在2011年前后，国家大力提倡政府和企业加快信息化步伐，推广电子档案的应用，从而促进企业的信息化进程和社会管理现代化。

（二）电子文档的概念

电子文档指的是以电子形式存储的文档，也称为数字文档、电子文件等。它是利用计算机和数字技术对纸质文件进行数字化处理和管理所产生的一种新的文档形态。

二、电子档案的特点

数字化：电子档案是数字化的，所有信息都以二进制数字编码的方式呈现。这使得电子档案具有更高的精度、更丰富的表示形式和更灵活的应用方式。网络化：电子档案可以通过因特网等任何网络进行交换、查阅和管理，可以瞬间实现全球共享和多地同步，大大方便了档案的利用和维护。容量大：电子档案的存储容量远远大于传统纸质档案，不再受到空间的限制，可以快速，便捷地存储大量的数据和文本信息。检索方便：电子档案的检索方便快捷，采用关键字、分类检索等方式可以快速定位目标信息，避免了翻阅大量文件的繁琐过程。防护性强：电子档案可以采取密码保护或其他加密方式，确保档案的安全性和机密性，从而更好地保护企业的知识产权和商业机密[1]。

三、企业电子档案资源的种类和形成规律

企业电子档案资源是指企业日常经营活动中产生的、以电子化的方式保存下来的各类档案资料。根据不同的分类标准，企业电子档案资源可分为多个种类，以下是一些常见的分类方式和相应的档案资源种类：

按照形式分类：包括文字、图像、声音、视频等形式的档案资源。按照内容分类：包括财务、人事、行政、营销、科研等类型的档案资源。按照管理阶段分类：包括生产经营、财务、管理、法律、科技等阶段的档案资源。按照保存期限分类：包括长期保存和短期保存的档案资源。

企业电子档案资源的形成规律主要受到政策制度和法律法规对档案保管的要求；企业经营管理和业务发展的需求；信息技术的应用和发展的影响。

根据上述因素的影响，企业电子档案资源的形成规律主要表现为：

逐步有效性，即档案在不断积累和整理的过程中，逐渐体现出价值和意义；信息化自动化，即依赖于现代信息技术手段的采集、传输、处理和管理，使企业档案资源的形成更加高效和规范；网络化共享，即随着企业间合作交流和政府部门规范要求的不断提高，企业电子档案资源的共享和利用成为一种趋势和需求。

四、企业电子文件的鉴定方法

数字签名：数字签名是指在电子文件上进行签名，以保证文件的真实性和完整性。数字签名主要是通过使用公私密钥加密技术来实现的，在企业电子文件的鉴定中有很高的应用价值。时间戳：时间戳是个具有时间标记的数字编码，它可证明在特定时间数据存在和不可篡改。时间戳是全球公认的证据确认工具，具有很高的信誉度。哈希值：哈希值是指将文件内容通过算法计算出的一串数值，用于保证文件的完整性。哈希值通常会与原始文件一起保存，如果文件内容被篡改，哈希值也会发生变化，可以通过比较哈希值来确认文件是否经过篡改。数字证书：数字证书是一种用于证明身份和确认信息安全的数字凭证。数字证书由数字证书认证机构颁发，其中包含了证书拥有者的身份信息和公钥等信息，可以用来确认文件的真实性和合法性。

五、企业电子文件的归档方法

文件分类：对于企业中产生的不同种类的电子文件，需要根据其属性进行分类。例如，将分部门的文件分类为财务、人事、行政等类别，以便于管理。按照时间顺序归档：根据电子文件的生成时间对文件进行编目、编号并进行归档。可以选择根据年份、季度、月份等进行时间分类，或者按照具体的时间范围进行划分。文件整理：对于同一类文件，按照一定的规范进行整理和编目，为后续的文件查找和管理提供便利。可以采用简单的特定命名和分类方法。电子文件存储：其中一种归档方式是在网络中建立文件管理系统，统一管理和存储电子文档资料；另外一个方法是将电子文件存储在云平台上。备份和保护：对于重要的电子文件，应该及时备份，并设定多个备份点。同时，为了保证数据的完整性和安全性，应该设置权限管理和加密控制措施。定期审查：定期对存储的电子文件进行检查，及时处理不符合要求或已过期的扫描到文件归档。达到清理存储空间，提高文件系统性能和保护数据安全的目的[2]。

六、企业电子档案归档管理中遇到的问题

（一）企业归档管理制度不健全

1.文件存储混乱：由于缺乏统一规范和标准，电子文件可能被存储在不同的地方，在需要访问或共享文件时会很浪费时间。

2.文件重复：由于文件没有分类，同一份文件被存多份，浪费了公司的网络存储空间。

3.归档时间延迟：由于缺乏明确的规定和流程，文件归档被拖延，无法在第一时间解决问题。

4.文件丢失：由于归档管理制度不健全，可能导致文件遗失、被篡改、泄露等问题，对公司的安全造成潜在危险。

（二）对设备和技术有较强依赖

1.设备故障：如果企业使用的设备出现故障，会导致文件访问困难，影响公文办理效率。

2.技术更新：企业采用的档案管理软件更新，但升级流程不顺畅，或无法同时兼容原来数据和新系统时，会导致数据丢失、档案不完整等问题。

3.安全性风险：若采用的设备和技术存在漏洞，将会带来信息泄露、数据篡改等安全风险。

（三）对管理人员有较高的要求

1.技能要求：电子档案归档管理包括了很多技术性的要求，例如建立数字化文件库、制定规范、利用管理系统控制文件等等，而这些都要求管理人员具备精湛的技能，熟知这个领域的基本理论、流程和操作方法。

2.责任感：管理人员需要标准化每个档案，确保每个文件都有清晰、准确的且可追溯的信息描述，遵循归档流程，不只是为了自己的日常工作顺利开展，也是为了企业的长久发展，因此对其责任心要求较高。

3.保密性要求：在归档过程中，管理人员接触到的资料涉及公司所在行业、竞争对手、财务等方面的敏感信息，这就要求管理人员必须保持机密，防止任何信息泄露威胁企业的经济安全和市场竞争力。

4.实际应用能力要求：除了掌握理论知识外，管理人员还需要吸收企业的实战经验，将其转化为自己的懂得和方法，以便更好地处理电子档案归档的实际问题与挑战。

5.沟通与协调能力要求：在归档管理中，管理人员需要与公司内部与外部不同职能部门沟通交流，使之更加系统化、规范化。因此，要具备良好的沟通和协调能力，确保顺利地推进新技术、新系统使用[3]。

（四）归档管理人为因素的影响

1.归档记录不完整：由于管理人员工作疏忽或技术水平不佳，导致归档记录不完整或者错误，出现遗漏、重复、混淆等情况。

2.数据误删除：由于管理人员对数据文件的管理不严格或出现误操作等原因，误将重要数据文件删除，导致数据丢失。

3.归档位置错乱：由于管理人员管理不当或归档方式不规范，导致归档文件位置错乱、难以找到。

4.数据安全问题：管理人员没有进行好数据的备份和加密措施，导致数据泄露、损坏等情况。

5.管理流程不畅：由于管理人员工作效率低下或协作不良等因素，导致电子档案管理流程不畅、效率低下，影响正常工作开展。

七、提高企业电子方案归档管理的有效措施

（一）构建完善的电子归档制度

1.规范化：制定基本的规范和标准，建立电子归档的制度和流程，明确责任人和权限，确保文件的归档和查阅过程控制更加法式严谨。

2.技术推广：开发电子归档软件并向员工普及；使用OCR（Optical Character Recognition)等技术识别工具将文件转成电子文本，使归档更型高效，并能更好地利用分类索引搜索文件。

3.培训与培养：对新员工进行合格电子归档作业、知识的培训；定期对已有员工进行培训，让其掌握最新的技术与新规定，在此需对培训记录进行备案。

4.定期维护：对文件进行定期维护，修复损坏的文件，更新过时的文件。尤其对长期未曾访问的文件，要进行审查和检查，保证这些文件的安全性。

5.评估与优化：进行电子归档的效率分析，对其中不足之处进行评估，不断进行技术改进和优化。

6.合规：根据法律法规制定电子合规理念，如不得轻易修改文件、存储需要加密等，并需根据相关的法规和规定，将文件归档在相应的地方[4]。

（二）建立档案管理信息化平台

1.明确目标和需求：在建立信息化平台之前，企业应该首先明确它们的档案管理目标和需求。这些目标和需求可能包括如何提高档案管理效率、安全性和可靠性，如何实现档案信息的共享和协作，以及如何保证档案信息的完整性和准确性等。

2.选取适合的软硬件工具：企业需要根据其特定的需求，选取适合的软硬件工具来构建信息化平台。例如，可以选择档案管理系统、电子文档管理系统、数据备份与恢复软件、扫描识别软件等。

3.制定信息安全策略：建立信息化平台的过程中，需要制定详细的信息安全策略，确保档案信息的机密性和安全性。例如，可以采用严格的权限控制机制、敏感信息加密保护、网络隔离等措施，确保档案信息不被非法获取或篡改。

4.设计用户界面和操作方式：在信息化平台的设计中，需要充分考虑用户界面和操作方式的设计。这样可以让用户更加方便地使用该平台，从而提高档案管理工作的效率和准确性。

5.进行系统测试和运维：在信息化平台建立完成后，企业需要对平台进行测试，确保其能够正确地运行并满足企业的需求。同时，还需要对平台进行持续的运维和更新，以保证其稳定性和可扩展性。

（三）做好好电子文件载体保存

1.选择合适的存储设备：选择高质量、高可靠性的硬盘、光盘、U盘、移动硬盘等存储设备，并根据不同的需求和数据特点，考虑存储设备的容量、速度、寿命和安全性等因素。

2.制定电子文档备份策略：制定清晰的文件备份计划，如何定期备份、备份设备的选择、备份数据的周期、存储备份数据所使用的介质等。例如，在每天结束时将当天的电子文档及时备份到备份服务器或云服务器上。

3.实行数据分类管理：根据数据的重要性和价值，把各类电子文档进行分类、整理和归档，同时注明归档的时间和位置，以便日后查找和使用。

4.建立数据加密机制：对于某些重要的电子文档信息，采取数据加密技术进行保护，以确保窃取和泄露风险的最小化。

5.常规维护和更新：对存储设备进行常规维护和数据更新，以提高数据稳定性和安全性，确保载体内电子文件的可读性和完整性。

6.建立错误处理机制：建立明确的电子文档错误处理机制，如何应对各类可能遇到的问题、如何保护数据、如何避免数据丢失和文件损坏等情况。

7.坚持信息安全意识教育：通过定期组织信息安全意识教育，增强企业员工的安全意识，降低数据安全风险[5]。

（四）创新档案的归档管理方法

1.引入人工智能技术：利用人工智能技术，实现对电子文档自动标签化、分类化、归档化。通过机器学习算法辅助进行分类和归档，大幅减少工作量，同时提高准确率。

2.采用云端存储技术：利用云存储技术，构建稳定、便捷、高效的存储架构，可以降低成本、增加可扩展性，提高数据的可靠性和安全性。

3.建立电子档案馆：对不同种类的电子文档进行分类管理，按良好的档案管理习惯建立电子档案馆。将各类电子文档进行系统化组织和智能存档，更好地满足商业需求。

4.创新档案利用方式：通过多渠道和多形态的方式汇聚企业内部的信息资源和知识资产，开发及应用价值，充分挖掘电子档案信息所蕴含的丰富知识价值。

5.开展培训工作：通过开展培训工作，帮助企业员工深入了解电子档案管理的重要性和基础知识，提高电子档案管理的水平与效率。

6.积极防止恶意破坏：在创新方法的使用中，在制定IT策略时一定考虑信息基础设施的安全、可信、保密、稳定等问题，加强网络和管理安全。同时应加强内部教育，防范那些有意或无意地制造破坏电子档案的行为。

（五）提升档案管理人员的素质

1.建立培训机制：制定完善的培训计划，包括内部、外部培训方式。内部可以通过上级就制度和规范进行培训，外部可以邀请具有较高声望的专业人士，向员工传授相关知识和技能。

2.持续学习与自我提升：鼓励档案管理人员积极参加各种培训、研讨和交流活动，以开阔眼界，学习最新的档案管理技术和理论知识，不断提升工作能力和专业素质。

3.发挥团队协作优势：完善档案管理团队角色分工，发挥协同配合的优势，促进团队成员间的沟通交流，积极分享和学习档案管理方面的经验，获得更多的实践锻炼和成长机会。

4.引入现代化信息技术：应用现代化的信息技术工具，如数字化存储、档案管理软件等，加强档案管理的效率、安全性和信息化水平，提高档案管理人员的综合素质和工作效能。

5.加强管理制度建设：建立健全档案管理体系，结合业务和工作特点，制定相应的管理制度和操作规范，加强对员工日常档案管理行为的监督和考核，提高工作效率和工作质量[6]。

结语

企业电子档案的归档管理是企业信息化建设中不可或缺的一环。科学、规范、高效地进行电子档案的归档管理，可以为企业提供更好的数据支持和决策依据，促进企业的发展和壮大。希望企业能够重视电子档案管理工作，在全面落实信息化建设的同时，注重档案管理人员的培训和教育，并不断完善和优化档案管理制度和流程，实现企业信息化管理的高效性和协同性，更好地服务于企业运营和管理。

参考文献

[1]朱文君.中小企业电子档案的归档管理研究[J].电子质量，2023(01)：15-17.

[2]刘朕中.企业安全系统电子文件归档与电子档案管理研究——以陕西小保当矿业有限公司为例[J].企业改革与管理，2022(22)：28-30.

[3]张少磊.企业人事电子档案“单套制”管理中的在线归档困境与协同管理策略，2022(06)：76-79.

[4]姚姮.大数据时代企业电子文件归档和电子档案管理的探索与实践[J].陕西档案，2021(06)：38-39+37.

[5]钱真强.中国电建集团昆明勘测设计研究院有限公司通过国家档案局企业电子文件归档和电子档案管理试点验收[J].云南档案，2021(06)：49.

[6]何芳.试论企业电子档案的归档管理[J].兰台内外，2021(23)：16-18.