数字图像档案的制作与保护

数字图像档案的制作与保护

文静

四川省 成都市 成都人才有限责任公司 610031

摘要：近十年以来，数字图像档案的发展无论从政策、标准和规模上来说都发展迅速，制作和使用数字图像档案的机构越来越多，由于其带来的便利更加促进了档案管理单位重视对传统纸质档案转化为数字档案的进程。但是，对于快速发展过程中出现的管理问题和矛盾也日渐增多，本文将从实际工作出发提出工作建议予以规范。

关键词：数字档案；制作流程；保护措施

伴随新《档案法》的颁布，新增了“第五章 档案信息化建设”章节，对加强档案信息化建设，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用指明了工作方向，各地各机构也开始实施数字化工作，但因为对政策和标准的掌握不足，导致出现了缺乏组织引导、信息安全隐患、验收不达标重复作业等不同程度的问题。

数字图像档案是指纸质档案通过扫描仪等扫描设备转化，存储在磁盘、光盘等介质，能被计算机识别的数据。在纸质档案转化为数字档案的过程中，遵循四个基本原则：一真实，数字化前后的档案内容和信息保持一致，同时保留原纸张的颜色、污损和文字修改痕迹等内容；二完整，数字化前后的纸质档案一致，图像数量等于纸质档案数量；三可用，数字化后的档案可满足查找、检索和呈现等功能；四安全，对参与人员身份进行认证，数据传输和存储经加密处理并记录完整，可查可追溯。

数字图像档案的生成是一项组织人员和技术施工的系统化工作，管理和作业环节紧密相连影响最终呈现，以下将从加工场所选取与布置、人员挑选与管理、加工流程与制作标准、数据储存和验收等四个方面探讨进一步规范数字图像档案的制作和保护。

一、加工场所选取与布置

（一）加工区的选择和安全措施

无论是档案管理单位自行组织还是委托服务机构外包实施，数字图像档案的制作都应设置相对独立的加工场所，远离其他办公区域。

通过“物、技、人”三防一体的体系进行安全防控，全方位保障加工区域的档案和作业安全。物防，要求设置独立封闭的作业区和临时库区，配置灭火、通风、除湿等八防安全措施，并且结合数字化档案作业流程对临时库区进行分区管理，规划档案进出库房的流转路线。技防，要求在加工区安装24小时监控，视频监控范围设置包含作业台、档案交接区、人员进出区域等，且监控数据保存要求1年以上，同时指定专人定时开展巡查监督工作并进行登记。人防，对进出加工区域的工作人员实行实名登记、挂牌上岗，场所外设置储物柜、公私物品分离，场所内执行禁饮、禁食、禁火“三禁”措施，作业区和休息区分离。

（二）加工区的设备管理

加工区域内的各类电子设备应根据工作需要进行配置和管理，从硬件上来说，一是场内禁止安装和使用无线设备，如无线网络、无线网卡、无线鼠标和键盘、红外线和蓝牙设备等：二是场内严格管理数据接口，封闭不必要的数据传输接口，如USB接口、SCSI接口、光驱等。从软件上来说，计算机等加工设备上除安装必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外，在未经授权的情况下禁止安装其他软件。

二、人员挑选与管理

通过委托外包方式开展的单位承接其档案数字化工作的单位应取得涉密档案数字化加工资质或国家秘密载体印制资质等。单位内外直接从事数字档案加工的管理和工作人员持证上岗，应取得涉密人员培训合格证，且每年应组织参加保密教育与保密知识、技能培训的时间不少于10个学时。

数字化从业人员工作内容相对单一且枯燥，且以结果为导向。日常管理可从绩效考核、薪酬管理、岗位轮换、排班轮休等角度对数字化工作人员进行激励，缓解焦虑的工作情绪。同时开展技能培训协助其提高生产的效率，从而达到提升单位工作价值，增加收入的目的。

三、加工流程与制作标准

（一）准备工作

在进入正式的加工程序前，有纸质档案预处理和加工设备的选取两项必要的准备工作。一预处理主要包含确定对象、材料编码、破损修复和目录采集等步骤。二加工设备主要是对扫描仪器的选取，纸质档案原件情况、数字化目的、数字化规模和计算机网络及存储条件等因素都会其产生影响，如幅面超过A4可使用大幅面扫描，幅面等于A4可使用高速扫描，幅面小于A4 （含）可使用平板扫描，对应的扫描仪有大幅面扫描仪和高速扫描仪等，结合纸张状态选取合适的扫描方式。

（二）文件扫描

扫描完整、图像清晰、不失真、无限接近原貌是文件扫描要达到的四个目的，通过不断的实践和改进，通过四个主要的扫描参数设置可以满足以上要求。一是输出分辨率不低于300DPI（高清分辨率不低于600DPI），二是颜色模式选取真彩色24位RGB模式，三是亮度和对比度设定为中值无偏差，四是输出格式为JPEG。

（三）图片处理

经扫描仪转换后的图片不能直接进行验收，还需要经过纠偏、裁边、拼接和去污等图片技术处理。纠偏主要针对图片内容倒置或倾斜度大于1度；裁边是沿着原件的边缘将扫描后不属于原件的部分进行裁剪，误差不超过1mm；拼接主要针对原件幅面超过扫描仪单次扫描的最大幅面，采用多次扫描后对多张图片进行叠加拼接后对图片进行还原，图片之间用于叠加的部分不小于原件的1/3，保障图片在进行拼接时有足够的操作空间；去污是对扫描过程中产生的污点、痕迹进行删除或擦除，原件上的污损予以保留不做处理。

（四）质量检查

经扫描和处理后的图片须逐页进行检查，通过质检环节对图片质量进行控制，检查的项目包括图片的完整性、清晰度和真实度，页数总量与原件是否一致，排序与原件是否一致等三项主要内容。当图片出现缺少内容、模糊不清或失真的问题，应对原件进行重新扫描；当有缺页、重页、多页和少页，排序不一致等问题，应仔细核对，及时调整。

四、数据储存和验收

（一）数据储存

数据保存。完工后的数字图像档案以卷单位，采用档案号加流水号的方式进行命名，目录和图片一一挂接对应，通常以JPEG的格式进行输出存储，这是一种有损压缩，需要选择适当的压缩率。一般情况下图片压缩率不低于80%，压缩率越高占用空间越大但解压速度越快，反之占用空间虽小但解压速度将受影响。

数据备份。一是数据备份的范围包括电子目录、原始扫描件、原始图像和优化图像（高清处理后）等；二是数据备份的方式包括在线、离线和异地备份等；三是数据存储在光盘或硬盘等介质中，同时在介质上进行信息标识，以示区分并方便查找。

（二）数据验收

验收内容包括目录数据、数字图像、数据挂接、工作文档和存储载体等五大项目。目录主要查看文件命名、格式是否正确，图像检查质量、完整性、排序、存储路径和命名，挂接检查图片和目录的对应情况，工作文档检查工作方案、审批书、流程单、数据验收单、验收报告等（如通过委托方式实施还需查看招投标文件、合同等材料），载体检查可用性以及是否有病毒等。

验收指标的设置。为保障数字档案的成果，及时发现问题并处理，结合实际工作开展人工检验，主要从以下三个方面着手进行：一是图片与目录的挂接正确率要等于100%，二是对照实物档案抽检的数量不低于当期工程总量的5%，三是除上述两项外的其他内容，如目录采集、图片命名、图片处理等与实物对照抽检合格率要大于等于95%。

五、总结

数字图像档案是档案工作长期发展的成果，一开始是对原始档案管理措施的补充，在原始档案进一步自然损耗前进行补救，同时减少利用中原始档案的磨损，所以无限接近档案的原貌一直是数字化图像工作坚持的方向。

近年来，对数字图像档案的开发利用逐渐成熟和多样化，如组建数字档案馆向公众开放，逐渐发挥出数字化便捷的优势。这意味着对数字图像档案的需求将进一步扩大，档案管理单位在承担或组织数字化工作时对其制作要求更加严格，对其保护更加迫切，梳理工作流程、理清工作标准、加强人员管理，将进一步规范制作程序，达到事半功倍的效果。