高校毕业生档案转递工作研究

高校毕业生档案转递工作研究

龙环

昭通市劳务协作服务中心  云南昭通  657000

摘要：对于高校毕业生来说，档案是十分重要的，其记录了学生阶段的成长情况及实践能力，在用人单位进行人才选拔时可以进行借鉴及参考。档案是对于每个人学生阶段信息进行了解的主要来源，对于高校毕业生档案进行的转递也显得较为关键。本文对于高校毕业生档案转递工作进行简单介绍，分析其中存在的不足，并进一步提出完善策略，以供参考。

关键词：高校毕业生；档案转递；完善策略

作为学生的重要鉴证，高校毕业生的档案会影响到其是否可以顺利就业。基于我国规定，不允许个人自带档案，需依据专门途径对档案进行转递，由固定部门接收。现阶段，档案遗失的情况时有出现，这也使得很多毕业生和用人单位面临一定的问题和阻碍。对于档案的转递是管理档案的一项重要环节，也是容易出现问题的环节，对此要予以足够的重视[1]。

一、高校毕业生档案转递工作简述

1.档案记录的内容和用途

高校毕业生档案内容较为丰富，涉及各学段学生成绩单、体检表等，也包括学籍证明、政治面貌、社会实践资料等，其作为一种凭证，可以对个人的学习经历进行证明。而档案对于个人的就业、升职、考研等多种事项的审核，都是十分关键的依据。

2.档案转递流程

第一，高校会以新生档案为基础，二级学院对毕业生的成绩单、在校的荣誉证明、学士学位证明等进行汇总，整理分类后归档，并对档案进行密封。第二，对档案进行转出。依据文件规定，若无特殊原因，则应当及时将应届毕业生的档案转出，在确认转递档案的投寄地址没有错误后，和转递公司进行协议的签署，对档案进行转递。

二、高校毕业生档案转递工作中的不足

1.社会整体档案意识不强

（1）学生档案意识淡薄

一些大学生没有认识到档案的重要价值，也不关注自身档案的去向。另外，其不清楚档案接收存在权限限制，对于相关的流程也不够熟悉。很多毕业生在离校的时候，往往会认为有工作后就可以将档案寄到公司，不过公司是不具有接收权限的。部分学生自行取走档案，公司不能接收，也未在第一时间送至人才服务中心存放。部分学生没有对档案的接收情况进行确认，或是对于投寄信息填写出现错误，以致未能成功送达等问题时有发生。

（2）高校档案知识普及不到位

在大学阶段，很多学校并没有宣传档案的相关知识，或是宣传力度不足。高校的教师及管理人员对于学生的学习更为关注，也关注对于其思想及行为的规范教育，但是对于档案的相关教育宣传却有所忽略[2]。这也使得很多高校，特别是部分专科学校，对于档案的转递不够规范，很多学生会自行带离档案，从而出现死档的情况。

2.档案转递过程管理缺少规范性

（1）信息传递缺少规范性

一些学生对于投寄单位的接收权限不够清楚，这就致使和报到证地址出现出入。另外转递方对于档案归属的问题并不掌握，以致转递的信息出现错误。或是接收的单位出现地址及电话的变动，这就会导致转递的信息不正确。

（2）转递流程缺少规范性

转递公司接收档案后，一些员工的分拣不够规范，以致损坏档案；或是运输途中有意外发生，以致档案受到影响，或是出现丢失。另外，档案送至接收单位后，可能会出现代签、代收等情况，出现问题后，进行投递的快递员也未能及时对结果进行核对确认。

（3）接收单位和退档处理缺少规范性

一些接收的单位缺少权限，接收的工作人员可能会随意拆开，并且不能认识到自身行为的错误及越权问题，以致转递受到影响。另外，由于多种原因导致的退档情况也时有发生，高校未能做好备案登记，以致发生退档后进行二次转递的时候，可能会导致档案遗失。

三、高校毕业生档案转递工作完善策略

1.增强档案管理意识

（1）完善学生档案管理意识教育

对于高校而言，在学生刚入学的时候，就需要做好档案相关知识的介绍，让学生认识到档案的重要价值，借助多种方式对于档案的知识进行宣传，比如可以组织讲座或在公众号发布文章等，提升宣传力度，促使学生的档案意识得到提升。学生需要了解清楚档案在归属方面的权限问题，也要了解相关的转递流程等信息。

（2）提升学校对档案管理的关注程度

学校需要对档案管理有足够的关注度，由此才可以使相关教师对于档案管理更为重视。在校期间，校内档案管理员和学生接触不多，而辅导员和学生接触较多，所以要保证辅导员对于档案的转递流程掌握清楚，了解到档案对于学生的重要价值，才可以有意识地提升学生的重视度[3]。另外，可以在国际档案日让学生开展社会实践，在公共场合和相关档案管理部门对档案知识进行科普宣传，令越来越多的人对档案的价值加以了解，也促使毕业生的档案可以正确转递。

2.档案转递制度规范化

确定清楚档案转递中的多项规章制度，避免任一环节出现不规范的情况。在对档案进行转递前，对信息进行核对，交接档案的时候，要保证责任落实到人，以便后续出现问题可以及时准确问责。若出现退档的情况，则要写清退档的具体原因，第一时间和毕业生进行联系，对信息进行核实，确认无误后二次转递。避免学生自行带离档案，规范制度，若单位没有权限则不可对档案进行转移，也不能对档案进行扣留。

3.发挥信息化档案查询技术价值

基于学校实际情况，建立健全档案查询的系统。对于学生档案的查询，除人工电话咨询的方式，也可以借助校内官网进行查询，特别是在对档案进行转递的时候。当前，通讯技术愈发发达，由于档案由学校转递出，则要保证学校可以让学生查询到档案的去向。就算是往届毕业生，如果有对档案进行查询的需要，利用学校的信息化技术，也可以了解档案所在，保证学生的档案去向都能清晰明了。

结束语

综上，对于高校毕业生档案进行转递较为关键。对于毕业生的档案管理，要保证转递的过程规范，确保档案安全转递到接收单位。有关部门需对此提高重视程度，做好学校的配合，保证相关工作可以顺利完成。而对于毕业生来说，自身也要引起重视，关注档案的转递去向，保证档案能及时准确地到达接收单位。另外，未来，随着科学技术的逐渐进步，档案电子化也有全面普及的发展趋势，人工转递会渐渐被取代，这也可以提供一定的便利。

参考文献

[1]王丽.做好高校毕业生档案转递接收工作的思考[J].黑龙江档案,2022(01):141-143.

[2]陈康,秦瑶.浅谈高校毕业生档案转递工作的优化策略[J].山东档案,2021(06):45-46.

[3]王玲,巩诗琪.高校毕业生档案转递问题及对策分析[J].兰台世界,2021(06):70-72.